Proceso de Evaluación de Desempeño Dirección de Recursos Humanos Octubre-Diciembre 2016

¿Qué es la evaluación de Desempeño?   La evaluación de desempeño es un proceso continuo en el cual se evalúa el grado en que los funcionarios cumplen con el estándar de rendimiento y las competencias, en un período anual determinado. Este proceso va dirigido a todo el personal contratado de la Universidad, con más de 6 meses trabajados en el año. © Copyright Showeet.com

¿Cuál es el objetivo de este proceso?   Evaluar y calificar el rendimiento y competencias del funcionario durante un período anual determinado.   Incentivar a mejorar el desempeño, dando cumplimiento al estándar exigido por la institución. Detectar oportunidades de mejora y desarrollar acciones orientados a la superación de las brechas detectadas. © Copyright Showeet.com

¿Beneficios para nosotros como colaboradores?   Conocer cómo es percibido nuestro desempeño (fortalezas y debilidades) Conocer cuales son las expectativas de mi jefatura tiene en relación a su desempeño Conocer cual será el plan a desarrollar para mejorar mi desempeño (capacitación) y aquellas acciones que deberemos realizar bajo nuestra responsabilidad.   Estimular nuestra capacidad para ser autocríticos con nuestro desempeño y ser parte activa de este proceso. Estimular la comunicación y coordinación de trabajo entre evaluado y evaluador. © Copyright Showeet.com

¿Beneficios para la Jefatura? Contar con un sistema de evaluación que permita detectar fortalezas y oportunidades de mejora. Planificar el trabajo, de tal forma que podrá organizar su unidad de manera más eficiente. Alcanzar una mejor comprensión del trabajo de su colaborador, potencialidad y brechas del desempeño.   © Copyright Showeet.com

¿Cuál será el período que se evaluará?   Se evaluará el rendimiento y competencias del presente año. (período referencial: enero a octubre 2016) ¿Quiénes participarán en la evaluación este año? Participan todos los funcionarios administrativos contratados, que lleven igual o superior a 6 en la Universidad. Se evalúan directores administrativos, jefes administrativos, profesionales, técnicos, administrativos y operativos © Copyright Showeet.com

¿Quién será mi evaluador?   Será Evaluador la jefatura de quien jerárquicamente depende el funcionario evaluado. En aquellos casos en que se requiera determinar quién debe ser el Evaluador, se seguirán los siguientes criterios: Si un funcionario ha estado bajo la dependencia de una misma jefatura, por un período de a lo menos 6 meses de antigüedad, este último será su Evaluador. Si no se da el caso anterior- promociones o traslados- asume la evaluación la antigua jefatura. No obstante, el plan de acción debe ser realizado por la nueva Jefatura. © Copyright Showeet.com

¿Qué pasa si mi jefe no está disponible para evaluarme?   En aquellos casos que la Jefatura evaluadora, no se encontrara en condiciones de realizar la evaluación, el evaluador será la jefatura inmediatamente superior y tendrá la facultad de solicitar información de referencia a la jefatura evaluadora. Casos especiales Si el funcionario dentro de los 6 meses en la Institución cambia de cargo, deberá ser evaluado en relación a su antigua labor por su antigua jefatura. La nueva Jefatura estará a cargo de hacer un Plan de acción tomando en cuenta los resultados y la retroalimentación de la jefatura anterior. Funcionarios con licencias prolongadas igual o superior a 6 meses no participan durante el año en curso. * Personal docente no participa en este proceso ya que cuentan con otro instrumento de evaluación. © Copyright Showeet.com

¿Qué dimensiones serán evaluadas en este proceso?   Rendimiento Cumplimiento Calidad Interés   Competencias Transversales Interpersonales 1 2 © Copyright Showeet.com

¿Qué es una competencia? Una competencia es un conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que se relacionan con el desempeño exitoso en un puesto o un área de trabajo determinado. Se refieren a conductas relacionadas con el puesto o área (Cómo actúa), conocimientos (Qué sabe) y actitudes relacionadas (Cómo lo enfrenta).   Las competencias incluidas en el instrumento de Evaluación de Desempeño administrativo, son las competencias definidas por la universidad y pueden entenderse como la capacidad que la Institución espera que cada uno tenga ante una demanda compleja a través de la movilización competencias en un contexto determinado. © Copyright Showeet.com

¿Qué es una familia de cargo? Todos los cargos de la institución han sido agrupados en familias de cargos. El criterio para clasificar estos cargos, se debe a que, a pesar de que muchas de ellas se asocian a funciones muy distintas, las personas que deben realizarlas deben poner en juego una serie de habilidades comunes a dicho nivel jerárquico/funcional. Las familias de cargo de nuestra institución son: Directores Jefaturas Profesional/ técnico Administrativo/Operativo © Copyright Showeet.com

ADMINISTRATIVO – OPERATIVO (D) DIRECTIVO (A) (Lidera) JEFATURA (B) (Supervisa) PROFESIONAL - TÉCNICO (C) (Desarrolla-Coordina-analiza) ADMINISTRATIVO – OPERATIVO (D) (Ejecuta) Cargos cuyo foco de gestión está puesto en Definición de metas, Planificación, ejecución y control de procesos con base a la estrategia.   Delegan responsabilidad Despliegan actividades, programas y recursos con representantes de otras dependencias internas o externas. Establecen el vínculo entre las operaciones de la dependencia que dirigen el resto de la organización. Cargos que se ocupan de la coordinación y gestión de acciones, la producción de bienes y servicios de un área funcional establecida formalmente en la estructura organizativa de la universidad. Supervisan personal de diversas familias de cargo y niveles. Se requiere formación universitaria y habilidades de gestión. Cargos que se ocupan del desarrollo, creación, aplicación y análisis dentro de un área especializada del conocimiento. Ejecutan actividades en procesos específicos que son decisivos en el cumplimiento de los objetivos del área de trabajo Se requiere formación universitaria y un amplio conocimiento de principios, métodos y técnicas en una disciplina determinada. Cargos que realizan tareas de naturaleza administrativa u operativa. Tareas vinculadas a distintos procesos administrativos o académicos, de acuerdo a su nivel y especialidad podrían dominar un conjunto de tareas de un proceso o el proceso en su totalidad. Tienen responsabilidad concreta sobre un conjunto definido de labores. Requieren de estudios técnicos.

Proceso Evaluación de Desempeño Funcionarios Administrativos 01 02 03 04 Auto evaluación Funcionario evalua su rendimiento y competencias 30% Evaluación Jefatura Jefatura evalúa a funcionario 70% Retroalimentación Jefatura y funcionario se reunen para entregar resultados Plan acción Realización Plan de acción según resultados Octubre Noviembre Diciembre Marzo del año en curso © Copyright Showeet.com

Estructura Instrumento 1 2 3 4 5 6 Evaluación Dimensión Competencias Datos del evaluador y evaluado Evaluación Dimensión Rendimiento Resumen y resultados Plan de Acción Seguimiento y revisión plan de acción 40% Ponderación 60% Ponderación

Rendimiento y competencias 01 - cumplimiento Cumplir con el deber hacer; con los objetivos y compromisos acordados en tiempo y forma. 01 – competencias transversales Comportamientos observables, esperados para todos los funcionarios UCEN, con independencia de la función o nivel jerárquico en que se desempeñen. 02 - CALIDAD Habilidad y aptitud de ejecución y minimización/ausencia de errores. Cómo se ejecuta el trabajo para alcanzar el trabajo esperado. Rendimiento y competencias Dimensiones 03 - Interés Evalúa el interés demostrado en la labor realizada. Disposición y pro actividad en el mejoramiento continuo, proposición de soluciones, nuevas actividades, y oportunidades de mejora. 02 – Competencias Interpersonales Capacidades, comportamientos y actitudes observables, esperados en niveles asociados a una determinada familia de cargo, y que son medidas según un estándar idóneo. 04 - Comportamiento Evalúa la conducta y actitudes del funcionario en el cumplimiento de sus obligaciones, deberes y responsabilidades. © Copyright Showeet.com

Escala de evaluación La conducta se observa… Nota 5 5 Generalmente 4 3 Calificaciones La conducta se observa… Nota 5 Deberás evaluar de 1 a 5 donde 1 es menor nota y 5 es mayor nota. Deberás reflexionar ¿Cómo se observa la conducta? Siempre 5 Generalmente 4 A veces 3 Rara vez 2 Nunca 1 © Copyright Showeet.com

Veamos un ejemplo de evaluación… Estándar de conducta. Conducta: “Manera de comportarse una persona en una situación determinada o en general” Calificación que pone el evaluado. De 1 a 5. Escala de conducta Competencia Competencia A E Actúa resolutivamente ante situaciones de estrés y alta demanda laboral. 4 3 Capacidad resolutiva Ante una crisis, actúa rápida y decididamente, escogiendo siempre la mejor solución y/o alternativa para el área e Institución. 5 3 Toma decisiones en momentos de crisis, tratando de anticiparse a las situaciones que puedan surgir. 4 5 Calificación que pone el evaluador. De 1 a 5. Competencia que se evaluará.

Tabla de Interpretación Dimensión: Rendimiento Tramos Escala Interpretación Entre 76% a 100% Distinción El rendimiento de su labor en los criterios de cumplimiento, iniciativa, interés, y calidad del trabajo es sobresaliente. Bueno El rendimiento de su labor en los criterios de cumplimiento, iniciativa, interés, y calidad del trabajo es promedio, pudiendo mejorar. Entre 60% a 75% El rendimiento de su labor en los criterios de cumplimiento, iniciativa, interés, y calidad del trabajo está por debajo a lo esperado, debiendo mejorar en el corto plazo. Oportunidad de Mejora Menos de 59% © Copyright Showeet.com

Tabla de Interpretación Dimensión:Competencia Tramos Escala Interpretación Competente Superior Entre 90% a 100% El rendimiento de su labor en los criterios de cumplimiento, iniciativa, interés, y calidad del trabajo es sobresaliente. Competente medio Posee las competencias exigidas por la unidad para el óptimo actuar de sus funciones, no obstante, es candidato para continuar mejorando su desempeño. Entre 70% a 89% Oportunidad de mejora Entre 0% a 39 % Si bien posee algunas competencias para desempeñarse en el cargo, su desempeño está por debajo de lo esperado para el cargo. Debe mejorar su desempeño en el corto plazo. Competente inferior Entre 40% a 69% Sus competencias son inferiores a las que exige el cargo. Debe mostrar mejora a su desempeño en un corto plazo. © Copyright Showeet.com

Instrumento de Evaluación Instrucciones De acuerdo a la Escala de Conducta evalúe del 1 al 5. (completar columna de AUTOEVALUACIÓN) Escala de Conducta Nota Nunca o de ninguna manera… se observa la conducta 1 Rara vez … se observa la conducta 2 Algunas Veces… se observa la conducta 3 Generalmente… se observa la conducta 4 Siempre… se observa la conducta 5 30% 70% COMPETENCIA ESCALA DE CONDUCTA AUTO EVALUACIÓN EVALUACIÓN JEFATURA Capacidad resolutiva Actúa resolutivamente ante situaciones de estrés y alta demanda laboral. 4,3 Ante una crisis, actúa rápida y decididamente, escogiendo siempre la mejor solución y/o alternativa para el área e Institución. Toma decisiones en momentos de crisis, tratando de anticiparse a las situaciones que puedan surgir. Conocimiento de su trabajo Realiza su trabajo dentro de los plazos y condiciones establecidas, generando asimismo un trabajo sin errores, oportuno y ordenado. 4,0 Demuestra interés por el mejoramiento continuo de la calidad de los procesos del área Domina técnicamente su trabajo, demostrando a través de su gestión diaria eficiencia y eficacia. Instrumento de Evaluación

Ejemplo entrega de calificaciones Nombre Participa 2015 Área Evaluador 2015 Familia cargo % Obtenido Resultado Rendimiento Resultado competencias 1 Juan Campos Sí Recursos Humanos Jorge Fuentes Administrativo 80 Distinción 78 Competente Medio 2 Antonia Sepúlveda 44 Oportunidad de Mejora 60 Oportunidad de mejora 3 Carlos Suez Profesional 90 94 Competente Superior

Ejemplo de plan de acción   Proceso Evaluación de Desempeño. Plan de Acción Fecha: Mayo 2016 1.- Marque con una cruz si Plan de acción es individual o para el área completa: 1.- Área X 2.- Individual. Considerando las áreas de oportunidad identificadas en la Evaluación de Desempeño, detalle a continuación un plan de acción Detalle del Plan de Acción Competencia Plazo Medición Observaciones del Evaluador Elegir entre las siguientes actividades a realizar. Indique 1 competencia según Familia de Cargo Indicar tiempo para hacer seguimiento Cómo medirá el Plan de acción Indicar observaciones en caso de existir. 1 Conversación C4 Análisis y gestión de la información 6 meses Reunión de feedback Se realizaran reuniones mensuales con la idea de ir revisando los logros y los compromisos adquiridos. 2 Capacitación C5 Conocimiento de su trabajo Se solicitaran capacitaciones para optimizar el desempeño 3 Focus group C3 Autonomía

Competencias que se evaluan DIRECTIVO (A) (Lidera) JEFATURA (B) (Supervisa) PROFESIONAL - TÉCNICO (C) (Desarrolla-Coordina-analiza) ADMINISTRATIVO – OPERATIVO (D) (Ejecuta) Visión estratégica Liderazgo Impacto Empoderamiento Gestión y logro Responsabilidad por los resultados Alineamiento organizacional Planificación y gestión de proyectos   Gestión y logro Impacto Liderazgo Detección de detalles Capacidad resolutiva Reponsabilidad por los resultados Análisis y gestión de la información Relaciones interpersonales Persuación - Conocimiento de su trabajo. - Capacidad resolutiva - Autonomía Persuación Análisis y gestión de la información Orientación al cliente interno y externo Tolerancia al trabajo bajo presión Comunicación efectiva. Conocimiento de su trabajo Capacidad resolutiva Confiabilidad Trabajo en equipo/colaboración Comunicación efectiva Orientación al cliente interno/externo

Evaluación de desempeño administrativo Lo que debes saber para este proceso Si cambia de cargo al momento de ser evaluado, será evaluado considerando el cargo de mayor tiempo. . TIP #03 TIP# 04 TIP #01 TIP #02 Si su jefe no está habilitado para evaluar, puede evaluar jefe superior ¿Quienes participan? Funcionarios Administrativos. Dotación: 440 Funcionarios con menos de 6 meses no participan . TIP #05 TIP #06 TIP #07 TIP #08 Evaluación y Retroalimentación servirán para la construcción de un plan de acción Si tienes una licencia prologada por más de 6 meses no serás evaluado. El objetivo de está evaluación es la mejora continua. El rol de la Jefatura durante todo el proceso es vital © Copyright Showeet.com

Proceso Evaluación de Desempeño año 2016 Calendario - 2016 Proceso Evaluación de Desempeño año 2016 Autoevaluación 11 al 28 Octubre Retroalimentación Seguimiento finalización Agosto 2017 07 al 30 Diciembre Evaluación Jefe 08 -30 Noviembre Plan de acción Marzo 2017 © Copyright Showeet.com

Mails de contacto   El correo para envío de evaluación y plan de acción: evaluacion@ucentral.cl Daniela Elgueta Bassaletti Anexo: 6045 Mail: daniela.elgueta@central.cl © Copyright Showeet.com