La función de aprovisionamiento 1 u n i d a d La función de aprovisionamiento

© MACMILLAN Profesional

Concepto de aprovisionamiento El aprovisionamiento es el proceso que, de forma eficiente, lleva a cabo una empresa para garantizarse la disponibilidad de los productos y servicios externos precisos para el desarrollo de su actividad y, por tanto, para el logro de sus objetivos estratégicos. Del análisis de esta definición se obtienen las siguientes ideas: Es un proceso, por lo tanto consta de un conjunto de actividades ordenadas con un objetivo concreto. Es eficiente, por lo que debe ser una función rentable en sí misma. Garantiza la disponibilidad de todos los productos y servicios necesarios. Se entiende entonces que debe encargarse de todo el abastecimiento de la empresa. Es una función estratégica, ya que está directamente relacionada con los objetivos estratégicos de la empresa.

Etapas del proceso de aprovisionamiento Para identificar las actividades que componen el aprovisionamiento es conveniente analizar el propio proceso, formado por la siguiente secuencia: Identificación de las necesidades: comunicación de cada departamento de sus necesidades de material. Selección de las fuentes de aprovisionamiento: búsqueda de los proveedores adecuados para realizar las compras o recompras necesarias Gestión de compras: realización del pedido, control de la recepción de los materiales y validación de la operación para que se proceda al correspondiente pago. Gestión de stocks: realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías y de las salidas de materiales. Evaluación y control: valoración del logro de los objetivos del proceso de aprovisionamiento y control del correcto desarrollo de las actividades de acuerdo a lo previsto.

Criterios de funcionamiento La función de aprovisionamiento conjuga dos criterios básicos: Un criterio técnico que consiste en mantener las existencias lo más altas posibles de modo que impidan cualquier retraso en la fabricación o comercialización de productos. Un criterio económico-financiero que trata de minimizar el coste del aprovisionamiento y mantenimiento de las existencias. Tipos de aprovisionamiento Para compatibilizar estos dos criterios la función de aprovisionamiento se puede cumplir de tres formas diferentes: Aprovisionamiento esporádico: consiste en aprovisionarse en el momento en que hacen falta las mercancías, de forma que no es preciso almacenar. Su principal problema es que supone una fuerte dependencia de los proveedores y un riesgo cierto de desabastecimiento. Prima el criterio económico sobre el técnico. Aprovisionamiento esporádico: denominado método justo a tiempo, establece fechas exactas para las entregas de los proveedores. Requiere un control muy riguroso de las funciones de aprovisionamiento, producción y comercialización. Mantenimiento stock de seguridad: en este caso la empresa tiene siempre un número mínimo de existencias almacenadas, de tal forma que no se puedan producir retrasos en las funciones productiva y comercial.

Tipos de formas de gestión El desarrollo de la función de aprovisionamiento requiere que esta se integre en el sistema organizativo de la empresa de forma coherente. La forma en que se integra depende de diferentes factores empresariales. La mayoría de las medianas y grandes empresas se organizan de forma departamental y, en ese sistema organizativo, la función de aprovisionamiento la realiza el departamento de compras, que depende de la dirección comercial de la empresa. Tipos de formas de gestión Centralizada: consiste en que sea un solo departamento el que realice todas las compras de la empresa. Este manual se desarrolla sobre la visión centralizada de la gestión del aprovisionamiento. Descentralizada: cada uno de los departamentos se encarga de realizar sus propias compras, por lo que el departamento de compras no existe. Se utiliza cuando las divisiones de la empresa son muy especializadas y sus necesidades de aprovisionamiento también. Matricial: la empresa adquiere todos los productos que necesita a unos pocos proveedores especializados en cada zona geográfica en la que opera. Es una especie de gestión centralizada por regiones. Se utiliza en empresas multinacionales.

Importancia del aprovisionamiento para la empresa La función de aprovisionamiento es una de las que más valor generan a la empresa. Para que la importancia del aprovisionamiento sea real, este debe ser eficiente. Para ello se ha de centrar en los siguientes puntos: Colaboración con proveedores Estrategias de compras (basadas en TIC y experiencia) Implementar calidad en los procesos de compra Optimización en la gestión de stocks Centrarse en los aspectos anteriores produce beneficios en varios aspectos de la empresa: Económicos: reducción de costes que genera un mayor margen de maniobra. En las relaciones: refuerzo de la relación de confianza con los proveedores. Técnicos: reducción de errores y de los residuos en el proceso de fabricación.

Necesidades cubiertas Para que la función de aprovisionamiento de una empresa sea eficiente es preciso dar respuesta a cuatro cuestiones fundamentales: ¿Qué comprar? Se ha de abastecer a la empresa con los productos y servicios necesarios. Se ha de decidir en cuanto a calidad cantidad de los mismos. ¿Cuándo comprar? Se busca la rentabilidad del aprovisionamiento y disponer del producto necesario en el momento preciso. ¿A quién comprar? Se valoran las garantías de calidad y entrega de los productos y su precio. Para valorarlos adecuadamente, se han de aplicar unos criterios de selección. ¿Cómo comprar? Se busca la mayor eficiencia posible y la mejor financiación para las compras. Por ello son importantes las formas de pago y el proceso de compra seguido.

El plan de aprovisionamiento El aprovisionamiento, junto con el resto de las funciones empresariales, debe llevarse a cabo de forma coherente y ordenada o, lo que es lo mismo, mediante el desarrollo de un plan específico. Definición El plan de aprovisionamiento es el documento de trabajo escrito, ordenado y definido para un periodo concreto cuyo objetivo final es la elaboración e implementación del programa de compras que responda a las necesidades de la empresa. Analizando esta definición se pueden extraer las siguientes conclusiones respecto al plan de aprovisionamiento: Es un programa detallado de acciones que persiguen unos objetivos concretos. Se realiza para un periodo determinado, habitualmente un año. Se elabora a partir del estudio de las necesidades de la empresa y de la aplicación de los objetivos estratégicos. Como todo plan, debe controlarse su implementación y deben evaluarse sus resultados para tratar de mejorar en el siguiente plan que se realice.

Aplicación de TIC en el aprovisionamiento La evolución de la gestión y el avance de la tecnología permiten que el aprovisionamiento sea mucho más eficiente con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). El aprovisionamiento supone el manejo de gran cantidad de información y la gestión de relaciones permanentes entre diferentes empresas, por lo que requiere sistemas y aplicaciones que sean capaces de: determinar las necesidades de aprovisionamiento, desarrollar el control del proceso de compra y gestionar eficientemente las relaciones con proveedores. Gestión interna Permiten realizar de forma eficiente la estimación de la demanda, el cálculo de las necesidades de aprovisionamiento, la evaluación de proveedores, la gestión de stocks y la gestión administrativa de las compras. Colaboración entre cliente y proveedor La utilización de Internet para los negocios ha generado el llamado e-procurement, que consiste en la utilización de la red para lograr la integración de los procesos de negocios entre compradores y vendedores