11 Elaborado por: Jorge A. Valencia de los Ríos Coordinador de Consultoría de Gestión y Conocimiento S.A.S. Santa Marta, Julio de 2016

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3 ANTECEDENTES  Nueva versión de la norma NTC-ISO9001:2015  Resultados talleres “Repensando el SGI COGUI”  Plan de Desarrollo UNIMAGDALENA 2010 – 2019  Lineamientos del CNA para la autoevaluación y acreditación de programas  Referenciación con otras Universidades  Nueva versión de la norma NTC-ISO9001:2015  Resultados talleres “Repensando el SGI COGUI”  Plan de Desarrollo UNIMAGDALENA 2010 – 2019  Lineamientos del CNA para la autoevaluación y acreditación de programas  Referenciación con otras Universidades MESAS DE TRABAJO EN LOS SIGUIENTES EJES TEMÁTICOS:  Estructura y Gestión Documental  Partes Interesadas  Gestión del Cambio  Gestión del Conocimiento  Proceso Gestión Académica  Proceso de Investigación  Proceso de Extensión  Movilidad  Métricas MESAS DE TRABAJO EN LOS SIGUIENTES EJES TEMÁTICOS:  Estructura y Gestión Documental  Partes Interesadas  Gestión del Cambio  Gestión del Conocimiento  Proceso Gestión Académica  Proceso de Investigación  Proceso de Extensión  Movilidad  Métricas Análisis de resultados y priorización de temas por parte del Equipo Coordinador del Proyecto

4 PLAN DE DESARROLLO UNIMAGDALENA Objetivo Consolidar un modelo de gestión que garantice el aseguramiento de la calidad en la Institución. Iniciativas: Consolidación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad; Tema 4 Desarrollo Organizacional, Infraestructura Física, Tecnológica y Servicios

5 Mapa de Procesos

6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO TRANSICIÓN A LA NTC-ISO9001:2015 EQUIPO DE CALIDAD UNIMAG CONSULTOR G&C Equipo Coordinador Proyecto EQUIPO AYUDANTÍAS RESPONSABLES PROCESOS Y UNIDADES ORGANIZACIONES MESAS DE TRABAJO

7 Tema o ProcesoResponsables de Procesos o Unidades OrganizacionalesResponsables de Ayudantías Estructura y gestión documental Gestión de la CalidadWillmer - Giselle - Johana - Silvia Partes Interesadas Vicerrectores Académico Investigación y Extensión. Vicerrector Administrativo Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Control Interno Jefe Oficina Asesora Jurídica Jefe ORIJohana (L) - Giselle Gestión del cambio Dirección de Comunicaciones Jefe Oficina Asesora de Planeación Directora Talento HumanoSilvia (L) - Willmer Gestión del conocimiento Directora Talento Humano Dirección de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual Dirección de Desarrollo Social y Productivo Dirección de Proyección CulturalSilvia (L) - Willmer Proceso de Gestión Académica Directores de Programa Coordinadores de Programa Dirección Curricular y de Docencia Jefe de Departamento de Estudios Generales Directora de Prácticas Profesionales Director IDEA Coordinadora Académica de Posgrados Jefe Oficina Aseguramiento de la CalidadGiselle (L) - Johana Proceso de investigación Equipo Vicerrectoría de Investigación Directores de Programa (actividades de investigación)Johana (L) - Giselle Proceso de extensión Equipo Vicerrectoría de Extensión Consultorio Jurídico – Centro de Conciliación Directora de Prácticas Profesionales Prácticas de psicología social – Prácticas de salud familiar Directores de Programa (actividades de extensión)Willmer (L) - Silvia Movilidad Jefe ORI Directora Talento Humano Responsables de Movilidad en cada Vicerrectoría Directora de Prácticas Profesionales Coordinador de Grupo Admisiones y RegistrosGiselle (L) - Johana Métricas (indicadores y seguimiento) Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Aseguramiento CalidadWillmer (L) - Silvia

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10. Mejora 9. Evaluación del desempeño 8. Operación 7. Apoyo 6. Planificación 4. Contexto de la Organización 5. Liderazgo Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoría interna 9.3 Revisión por la Dirección 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoría interna 9.3 Revisión por la Dirección Requisitos de la Norma ISO9001:2015

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9. Evaluación del desempeño 10 Determinar Cuándo se debe realizar seguimiento y medición Qué necesita seguimiento y medición Métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación Cuándo analizar y evaluar resultados Evaluar desempeño y eficacia del SGC Conservar información documentada

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9. Evaluación del desempeño Análisis y evaluación Desempeño y eficacia del SGC Conformidad de productos y servicios Grado de satisfacción del cliente Implementación eficaz de lo planificado Necesidad de mejorar el SGC Eficacia de las acciones tomadas sobre riesgos y oportunidades Desempeño de proveedores externos

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13 Se debe realizar análisis de resultados y tomar acciones. MEDIRANALIZARACTUAR

14 Se debe realizar análisis de resultados y tomar acciones. MEDIRANALIZARACTUAR

15 Datos Información Conocimiento Estadísticas(Indicador) Indicador de Gestión Comprensión del objeto evaluado (Acciones y decisiones)

16 Indicadores = Estadísticas Indicadores de gestión Índices

17 P1P2P3 PROCESOS Procedimientos ControlesRiesgos Objetivos INDICADORES

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19 Talleres Repensando el Sistema COGUI

20 Talleres Repensando el Sistema COGUI La U trabaja más por planes de acción y programas que por procedimientos y a veces van en contrarios y no se complementan. Articulación de los planes de acción y los acuerdos. El sistema debe alimentarse de las dependencias y trabajar a favor de las exigencias de cada área. Falta de coherencia entre los requisitos del Sistema de Gestión Integrado COGUI y la realidad de la Universidad (Por ejemplo, en el acta de consejo académico aparece un comité curricular que no existe y se tienen problemas en los procedimientos) La organización debe seguir un plan de acción. Se dispone de los recursos pero no se aplica porque no siguen una normatividad. Los indicadores del sistema deben tener relación con los indicadores de plan. (Ejemplo: Plan de acción de 10 becas en posgrado pero como no ha sido aprobado el proyecto no se ha llevado a cabo, aun contando con los recursos) No hay una concordancia clara entre los objetivos y procedimientos para ejecutarlos, también los planes de acción externos no se adecuan ni se relacionan con lo que maneja SGC COGUI. Publique los resultados de la gestión de cada proceso para verificar niveles de cumplimiento. Revaluar la política que implique la responsabilidad de reportar información. Todos los análisis, estadísticas e indicadores deberían estar en línea para consulta y actualización. Actualizar información (La Universidad del Magdalena no presenta los mismos indicadores del CNA). Que permita conocer indicadores en tiempo real. Con la misma plataforma dar a conocer a los usuarios informaciones en tiempo real acerca de los procesos relacionados con calidad que está llevando a cabo las diferentes áreas de la universidad. Dicha información es relevantes para la toma de decisiones y acciones a realizar en pro de la mejora. No hay una divulgación clara de cómo van los procesos. La rigidez del sistema, no hay una concordancia entre normas y vinculación de estas a los objetivos que se pretenden alcanzar.

21 Talleres Repensando el Sistema COGUI Los procedimientos, procesos y formatos relacionados con los requerimientos de vicerrectoría de investigación, se encuentran desactualizados lo que conlleva a un caos en el diligenciamiento de estos y molestias futuras con los usuarios que hacen usos de los formatos. Esta dificultad también se relaciona con la falta de articulaciones entre áreas que se refleja en la no alineación de indicadores y normativas consignadas en el sistema los cuales retrasan la ejecución de actividades. Falta de encuestas para medir la percepción de servicio. Incluir dentro del sistema de gestión de calidad el sistema de PQR’s para que los clientes puedan retroalimentarse. No se tiene indicadores propios por programas, ya que los que se establecen los de la dependencia de Planeación. La formulación de los indicadores debe estar de acuerdo a los requisitos propuestos por la Acreditación. Indicadores mejores constituidos desde lo local. Que el Sistema de Calidad lleve un control y seguimiento de las personas que hacen uso de la plataforma, quienes descargan documentos. Seguimiento a los procedimientos para cumplimiento y evaluación. Los indicadores y las estadísticas están enfermando al personal, ya que se persigue cantidad y no calidad. Poca evaluaciones permanentes de procesos. Diseño de estrategias de evaluación permanente de los procesos. Poca evaluación en los procesos y descripciones de lo que se debe hacer o no. Si se adapta debido a que periódicamente se revisan los procesos y procedimientos de la dependencia y posteriormente, se realizar los ajustes o mejoras correspondientes. Incluir en el sistema el seguimiento al MECI, Ley antitrámites y habeas Data, entre otros. La falta de planificación y conocimiento dado que el día a día no permite en muchas ocasiones seguir los lineamientos del COGUI.

22 Talleres Repensando el Sistema COGUI Desde el grupo de servicios generales, se puede decir que una debilidad observada está relacionada con el tema de la evaluación de los servicios, exceptuando mantenimiento (por aparte); lo mismo se realiza de forma manual, lo cual se podría mejorar y monitorear por medio de COGUI. Aumento de las PQRs casi al 200% con el tema del SINAP Debe existir un enfoque más específico hacia el sistema COGUI. Ej: En el grupo de servicios generales, la evaluación que realizan las personas para la calificación del servicio recibido podría colocarse en la página del COGUI para que tengan un fácil acceso a ella, que la realicen en el momento inmediato a la prestación del servicio y favorezca la cultura del no papel. Coordinación del sistema y las auditorías que lo evalúan para tener coherencia entre lo que se maneje. La formulación de indicadores que permitan realmente medir el cumplimiento de los objetivos No existe una plataforma que permita realizar la medición de indicadores en el sistema, lo que facilitaría tanto el registro, seguimiento y elaboración de informes. Que el reporte de la medición de los indicadores de procesos se realizara en la plataforma a previa solicitud al líder del proceso Un sistema de alertas para recordad el vencimiento de las actividades que se incluyen en las acciones del SAMCO Falta de seguimiento de las acciones tomadas, resultados de una no conformidad. Sistematizar la medición de los indicadores Hace falta interactuar con otros sistemas de información que le permita al proceso evaluación Independiente desarrollo de sus actividades de seguimiento y control. Contar con un sistema de autoevaluación del servicio. Se reconoce la construcción del sistema pero se resalta la falta de información y ubicación de los formatos y procesos, el cual representa una inconformidad con usuarios externos. Se presentan fallas en la revisión o documentación de información, por ejemplo pedir información en Excel de una oficina en particular, que dicha información ya se encuentra en el sistema pero que no se actualiza automáticamente, ocasionando doble trabajo.

23 Diversas Fuentes  SNIES  Lineamientos de Autoevaluación de Programas (CNA)  Otras entidades del estado  Modelos de Acreditación Internacional de Programas  Norma NTCGP1000 / ISO9001 Diversos Lenguajes  Estadísticas  Índices  Indicadores  Indicadores de Gestión  Categorías de Indicadores Diversos Públicos  Directivos  Académicos  Administrativos

24 Artículo 160 de la Ley 1753 de 2015 por el cual de expide el Plan Nacional de Desarrollo :Todos por un Nuevo País, ordena la creación del Sistema Estadístico Nacional (SEN) con el objetivo de suministrar a la sociedad y al Estado, de manera coordinada entre las entidades productoras, estadísticas oficiales nacionales y territoriales de calidad, con lenguajes y procedimientos comunes respetuosos de los estándares estadísticos internacionales, que contribuyan a la transparencia, pertinencia, interoperabilidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas producidas en el país.

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26 Lineamientos de autoevaluación institucional y de programas Indicadores Indicadores de gestión Indicadores de Autoevaluación

27 TIPO DE INDICADOR DE AUTOEVALUAC IÓN POSIBLE RELACIÓN CON EL SISTEMA COGUI Indicador documental Corresponde a la información documentada que se tiene en el marco regulatorio de la Universidad (Acuerdos, Resoluciones, etc.) y en la documentación de los procesos (políticas, manuales, procedimientos, informes, etc.) Si bien la autoevaluación no se enfoca por procesos, es conveniente articular la estructura documental de los procesos del Sistema COGUI con los indicadores documentales de la autoevaluación. Bajo esta mirada los indicadores del tipo documental de los modelos de autoevaluación no serían considerados “indicadores de procesos”, sin embargo se pueden armonizar a través de la estructura documental de dichos procesos. Ejemplo: Documentos con criterios y políticas institucionales y del programa en materia de adquisición, actualización y capacitación para el uso de recursos informáticos, de comunicación y de material bibliográfico. (Indicador No.119 de la característica “Recursos bibliográficos, informáticos y de comunicación – Factor 10. Recursos y gestión” Autoevaluación de programas de posgrado UN)

28 TIPO DE INDICADOR DE AUTOEVALUAC IÓN POSIBLE RELACIÓN CON EL SISTEMA COGUI Indicador de opinión o apreciación Corresponde a encuestas de satisfacción o percepción de los diferentes actores de la comunidad universitaria en relación a las actividades y servicios que se desarrollan en los procesos. Algunos de los indicadores de apreciación de la autoevaluación se podrían considerar como indicadores de gestión de los procesos, en los casos que corresponda, ya que los procesos del Sistema COGUI también consideran esta forma de evaluación como parte de sus propios indicadores de gestión. De esta manera se podría armonizar la evaluación que se realiza por medio de indicadores de apreciación como una herramienta válida para retroalimentar la autoevaluación y el Sistema de Gestión. Ejemplo: Apreciación de profesores y estudiantes sobre la eficacia de los sistemas de información académica y de los mecanismos de comunicación del programa. (Indicador No.6 de la característica “Sistemas de comunicación e información – Factor 9. Organización, Administración y Gestión” Autoevaluación de programas de pregrado UN)

29 TIPO DE INDICADOR DE AUTOEVALUAC IÓN POSIBLE RELACIÓN CON EL SISTEMA COGUI Indicador estadístico Corresponde a lo que se conoce comúnmente como indicadores de gestión cuantitativos asociados a los procesos. Es probable que en algunos casos los indicadores estadísticos relacionados con las características y factores de autoevaluación institucional y de los programas se tengan como indicadores de gestión de los procesos, por tanto es conveniente lograr una articulación en este tipo de indicadores, ya que se tendrían mayores sinergias y se optimizarían los procesos de medición y estadística de la Institución. Ejemplo 1: Estadísticas de utilización de aulas, laboratorios, talleres, salas de estudio para los alumnos, salas de cómputo, auditorios y salas de conferencias, que más utilizan los estudiantes del programa. (Indicador No.1 de la característica “Recursos físicos – Factor 10 Recursos físicos y financieros” Autoevaluación de programas de pregrado UN) Ejemplo 2: Razón entre el número de profesores y estudiantes del programa y el número de recursos informáticos tales como computadores, programas de informática, conexiones a redes y multimedia. (Indicador No.120 de la característica “Recursos bibliográficos, informáticos y de comunicación – Factor 10. Recursos y gestión” Autoevaluación de programas de posgrado UN)

30 DOCUMENTAL DE OPINIÓN O APRECIACIÓN ESTADÍSTICO Relación con los indicadores de gestión de los procesos Estructura documental de los procesos Indicadores de Autoevaluación Sistema de Gestión COGUI

31 Satisfacción de los usuarios de los servicios de BU Calculado mediante la consolidación de resultados de las encuestas de evaluación de la percepción de calidad y pertinencia de los servicios. ProgramaFacultadSedeUniversidad Satisfacció n de los usuarios de los servicios de BU S1S2S3… F1F2F2F3Fn Encuesta Programa 1 Ejemplo de articulación: Encuesta Programa 2 Encuesta Programa n Bajo un instrumento unificado de evaluación de la percepción de los usuarios

32 ACTIVIDADES A DESARROLLAR ACTIVIDADENTREGABLE 1. Analizar y revisar la información estadística que solicitan las entidades del MEN y del Gobierno Documento que identifique los procesos responsables de las estadísticas solicitadas. 2. Analizar y evaluar la calidad y conveniencia de los indicadores actuales de los procesos Propuesta de cambio y mejora de los indicadores de procesos 3. Articular las métricas y unificar criterios de medición Propuesta de la estructura de medición y manejo de estadísticas 4. Implementación de las propuestas desarrolladas Aplicación y adopción de la estructura de medición y manejo de estadísticas de la Institución