Diagnóstico MECI 2014 Eje Transversal 3.

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1 Diagnóstico MECI 2014 Eje Transversal 3.
Mejorar la transparencia frente a la ciudadanía Flujos de comunicación Información y Comunicación Interna: Es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Mejorar la transparencia frente a la ciudadanía a) En el Reglamento del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno (C-DE-07) se hace referencia a la Dirección Local de Salud. De acuerdo con el Decreto 726 de 2012, en su artículo 40. se denomina Secretaría de Salud. b) La categoría y nivel de desarrollo del municipio debería motivar a formalizar en la estructura organizacional la Oficina de Comunicaciones. c) Se cuenta con el Procedimiento de Evaluación del Trámite/Servicio (P-MC-03) y el Procedimiento para la Gestión de PQRS (P-MC-05). Esta pendiente incorporar lo relativo a "Denuncias". d) En la auditoría interna se encontraron las siguientes novedades: No se evidencia los registros de los resultados de respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PA, GS) No se evidencia registros de las evaluaciones de los servicios o trámites prestados a los clientes (PA) La Subsecretaria de Cultura no ha implementado el formato Asistencia a eventos con la comunidad (GS) Las Secretarías de Despacho líderes del proceso no cuentan con los documentos o registros que muestren la identificación de las necesidades y expectativas actuales de los clientes (GT) No se realiza análisis de los resultados de las PQRS (GT) No se evidencia el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente correspondiente al año 2014 (DT) No se evidencia el uso del formato que determina el tamaño de la muestra al momento de realizar la medición (FC) La entidad no ha determinado disposiciones eficaces para la comunicación con los usuarios (MC) Información y Comunicación Externa: Hace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente y/o usuario externo. Es a través de la cual la organización está en contacto directo con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; o en contacto indirecto pero que afecta su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros. Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables. Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. Gestión y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso La comunicación es la forma concreta de como se expresa la cotidianidad de la cultura de la entidad. 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Mejorar la transparencia frente a la ciudadanía Se dispone de la carpeta del SIG donde se puede consultar los diferentes documentos de importancia para el funcionamiento y gestión de la Administración. No todas las sedes están en red. Se dispone de los procedimientos para el Control de los Documentos (P-GI-01), para el Control de los Registros (P-GI-02), para la administración de documentos del SIG (P-GI-07) y de Gestión de la Información Estadística (P-DE-07) En la auditoría interna se encontraron las siguientes novedades: No se tiene control de los documentos del SIG (AA, MC) No se realiza una actualización ni revisión al procedimiento documentado (VC) No se tiene documentados formatos que son utilizados para evidenciar las actividades del procedimiento (VC) No se evidencian actualizadas en el SIG las hojas de vida de trámites y servicios (AR, GR) No se evidencia un procedimiento documentado para el cumplimiento de la legalización de los contratos (GC) y el procedimiento para el control de los equipos de seguimiento y medición (GR) Se evidencia la existencia de los manuales de interventoría y de contratación desactualizados (GC) No se lleva el procedimiento documentado para el almacenamiento, protección y recuperación de los registros (GJ) La administración de las quejas y reclamos constituye un medio de información directo de la entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios; estas son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales y a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Mejorar la transparencia frente a la ciudadanía La administración de las quejas y reclamos constituye un medio de información directo de la entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios; estas son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales y a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. Se dispone del Procedimiento para la Rendición de Cuentas (P-DE-06) El informe se encuentra publicado en la carpeta Registros del SGI y en la página web del municipio. 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Mejorar la transparencia frente a la ciudadanía La administración de las quejas y reclamos constituye un medio de información directo de la entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios; estas son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales y a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. Se dispone de las Tablas de retención documental (D-GI-04) En la auditoría interna se encontraron las siguientes novedades: La Tabla de Retención Documental se encuentra desactualizada e ilegible en algunas partes del documento (GI) 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Mejorar la transparencia frente a la ciudadanía La administración de las quejas y reclamos constituye un medio de información directo de la entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios; estas son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales y a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. Se dispone de la Política de Comunicación Pública (D-PC-02), de la Caracterización del Proceso Comunicaciones (D-PC-01) y de los procedimientos de Difusión de Información Interna y Externa (P-PC-01) y de comunicación para la movilización (P-PC-02) Está pendiente la asignación de carteleras institucionales para el SIG. En la auditoría interna se encontraron las siguientes novedades: En el control de documentos no se encuentra actualizado en el SIG, el documento "Política de Comunicación Pública". 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado