Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Servicios Administrativos Responsable: Julio Eduardo Muñoz Espinal Fecha: 21-06-2011

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Servicios Administrativos . Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos . Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos . Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Servicios Administrativos. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Servicios Administrativos: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN.

Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central.

Estructura organizacional de la Administración Central Municipal CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de 2005. v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de 2011. v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de 2011. v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de 2010. v03 Decreto Municipal 0166 de 2011. v04 Decreto Municipal 0xxx de 2011. v05

Estructura organizacional de la Secretaría de Servicios Administrativos DESPACHO DEL ALCALDE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL

Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Revisar con los asesores del Alcalde la articulación con el SIG. Articular el proyecto de actualización del Manual de Funciones y Requisitos con el SIG, al igual que el de evaluación del desempeño. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

Procesos en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias.

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Servicios Administrativos NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Servicios Administrativos NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Servicios Administrativos NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Revisar el tema de adquisiciones y suministros porque razón no apareció con hallazgos. Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos

Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010 Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Remitir siempre las PQRS a la Secretaría General: Con el sistema de información de trámites y archivo se mitigará el riesgo de no reporte de las PQRS. Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios. Fuente: Análisis de PQRS 2010

Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

Porcentaje de oportunidad en la atención: Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

Evaluación de la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

Estado de las PQRS – Secretaría de Servicios Administrativos PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Fuente: \\192.168.10.1\sig\sistema integrado de gestion\procesos\4. evaluacion\mejoramiento continuo\registros\pqrs\2010 Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS.

Indicadores identificados por proceso 180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 22

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 96.2 2009 2008 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 99.3 2009 2008 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 96.9 2009 2008 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de bienestar laboral-Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Cumplimiento del plan de bienestar laboral-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de bienestar laboral-Presupuesto Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Cumplimiento del plan de bienestar laboral-Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Eficiencia del plan de bienestar laboral Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Eficiencia del plan de bienestar laboral Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Evaluación de la capacitación Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Evaluación de la capacitación Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 4.00 4.50 5.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Desempeño Laboral No se encontró en ALPHASIG, aunque en listados aparece el indicador con el código 295

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Ausentismo No se encontró en ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Rotación de personal No se encontró en ALPHASIG, aunque en listados aparece el indicador con el código 296

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Clima Organizacional No se encontró en ALPHASIG

Atención en solicitudes de Gestión del Talento Humano Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Atención en solicitudes de Gestión del Talento Humano Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 96.22 106.91 Mar 100.00 111.11 Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Oportunidad en la prestación del servicio de Gestión del Talento Humano Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr 15.9 17.7 Mar 100.0 111.1 Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad del servicio de Gestión del Talento Humano Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Confiabilidad del servicio de Gestión del Talento Humano Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 15.91 17.68 Mar 100.00 111.11 Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Evaluación del servicio de Gestión del Talento Humano Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Evaluación del servicio de Gestión del Talento Humano Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr 4.9 108.9 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Accidentalidad laboral Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GH – Oficina de Talento Humano y Bienestar Laboral Accidentalidad laboral No se encontró en ALPHASIG

Atención de solicitudes de servicios de gestión de la información Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GI – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Atención de solicitudes de servicios de gestión de la información Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 100.00 111.11 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en la atención de solicitudes de gestión de la información Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GI – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Oportunidad en la atención de solicitudes de gestión de la información Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr 98.7 109.6 Mar 99.4 110.4 Feb 73.7 81.9 Ene 98.8 109.7 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad de los servicios de gestión de la información Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GI – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Confiabilidad de los servicios de gestión de la información Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 98.67 109.64 Mar 99.40 110.44 Feb 73.70 81.88 Ene 98.77 109.74 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Evaluación de los servicios de gestión de la información Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GI – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Evaluación de los servicios de gestión de la información Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr 4.3 96.3 Mar 88.9 Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del Plan de Compras-Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Cumplimiento del Plan de Compras-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del Plan de Compras-Presupuesto Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Cumplimiento del Plan de Compras-Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Eficiencia del Plan de Compras Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Eficiencia del Plan de Compras Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Atención de solicitudes de Gestión Contratación Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Atención de solicitudes de Gestión Contratación Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 100.00 111.11 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en la atención de solicitudes Gestión contratación Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Oportunidad en la atención de solicitudes Gestión contratación Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 100.00 111.11 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad de las solicitudes de Gestión Contratación Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Confiabilidad de las solicitudes de Gestión Contratación Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 100.00 111.11 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Evaluación de las solicitudes Gestión contratación Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GC Evaluación de las solicitudes Gestión contratación Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr 4.7 103.7 Mar 4.3 94.8 Feb 95.6 Ene 104.4 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Cumplimiento del Plan de Mantenimiento de la Administración Central Municipal- Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Cumplimiento del Plan de Mantenimiento de la Administración Central Municipal- Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Eficiencia del Plan de Mantenimiento de la Administración Central Municipal Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Atención de solicitudes de servicios de gestión de los recursos físicos Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 99.47 110.52 Mar 99.49 110.55 Feb 100.00 111.11 Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Oportunidad en la atención de solicitudes de gestión de los recursos físicos Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr 100.0 111.1 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad del servicio de Gestión de los Recursos Físicos Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Confiabilidad del servicio de Gestión de los Recursos Físicos Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr 100.00 111.11 Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Evaluación del servicio de Logística Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Evaluación del servicio de Logística Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr 4.4 98.9 Mar 4.2 93.3 Feb 4.3 95.6 Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Disponibilidad de la red Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso GR – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Disponibilidad de la red Pendiente construirlo en el ALPHASIG y FTI

Cumplimiento Planes de Mejoramiento Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso MC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Cumplimiento Planes de Mejoramiento

Índice de Transparencia Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso MC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Índice de Transparencia No se encontró en ALPHASIG, aunque en listados aparece el indicador con el código 367

Evaluación del Sistema de Control Interno Fase 1 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso MC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Evaluación del Sistema de Control Interno Fase 1 Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 91 96 90 95 99 2009 71 75 2008 76 69 79 89 2007 42 2006 2005 Fuente: ALPHASIG

Evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad Fase 1 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia Proceso MC – Oficina de Logística y Desarrollo Organizacional Evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad Fase 1 Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.0 90.0 95.0 100.0 2009 18.4 19.3 2008 20.5 21.6 Fuente: ALPHASIG

Revisión de la Política del SIG “Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de 2007. Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 62

Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG Decreto 268 de 2007. Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 63

Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Servicios Administrativos: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité de Comisión de Personal Comité de Archivo Municipal Comité Coordinador del SIG. Comité de Emergencias Comité del SISTEDA Comité Operativo del SIG Comité Paritario de Salud Ocupacional Comité Técnico de Talento Humano Consejo Municipal de Archivo. Total Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\servicios administrativos Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia

Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento 115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 65

Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos DT 1 Riesgos GH 21 Riesgos GC 3 9 Riesgos GI 7 Riesgos GR Riesgos MC 11 Total 39 178 2 4 Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría DT 15 6 Auditoría GH 4 Auditoría GC 9 2 Auditoría GI 12 Auditoría GR Auditoría MC 8 Total 193 91 27 Fuente: Estadística RXD Servicios Administrativos Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la Secretaría de Servicios Administrativos. Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos. Riesgo: Cambio del técnico en seguros.

Recomendaciones para la mejora del SIG En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

Conclusiones de la revisión por la dirección CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo 2008-2011: Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, 2009-06-17 Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03, 2009-09-28.

Conclusiones de la revisión por la dirección ADECUACIÓN   El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, 2009-06-17 Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03, 2009-09-28.

Conclusiones de la revisión por la dirección EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.    EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, 2009-06-17 Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03, 2009-09-28.