Revisión por la Dirección 2011 Dependencia:

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1 Revisión por la Dirección 2011 Dependencia:
Secretaría de Educación y Cultura Responsable: Sergio Andrés Velásquez Correa Fecha: 6 de julio de 2011

2 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Educación y Cultura. Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Educación y Cultura. Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Educación y Cultura. Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

3 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Educación y Cultura. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

4 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Educación y Cultura: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Educación y Cultura: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

5 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN.

6 Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central. Se deben incluir en el SIG los T&S que tengan la característica de permanencia en el tiempo.

7 Estructura organizacional de la Administración Central Municipal
CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de v03 Decreto Municipal 0166 de v04 Decreto Municipal 0xxx de v05

8 Estructura organizacional de la Secretaría de Educación y Cultura
DESPACHO DEL ALCALDE EDUCACIÓN Y CULTURA CULTURA Definir en el SIG los criterios para creación de oficinas o subsecretarías.

9 Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Incluir en el SIG la articulación del mapa de procesos del SIG con el mapa de procesos del Ministerio de Educación Nacional. Aclarar en las hojas de vida de los T&S aquellos que están sujetos a disponibilidad presupuestal. En caso de no disponer de recursos, en la planilla se registrará como no viable y en el ítem de observaciones la razón. Enviar la hoja de vida del servicio de Vigilancia y Control a los Establecimientos Educativos. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

10 Procesos en que participa la Secretaría de Educación y Cultura
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Pendiente identificar los servicios de la Secretaría de Educación y Cultura relacionados con la planeación administrativa y financiera. Elaborar la hoja de vida del servicio de Administración del portal web de la Secretaría de Educación y Cultura Incluir en el SIG las hojas de vida de los servicios relacionados con el talento humano, cobertura y calidad. Articular a los abogados de la Secretaría de Educación y Cultura con los servicios del proceso Gestión Jurídica. Incluir en el SIG la hoja de vida del servicio de Mantenimiento a establecimientos educativos, Mantenimiento de bienes muebles de los establecimientos educativos. Articular los servicios de comunicaciones de la Secretaría de Educación y Cultura en el SIG. Igual situación se presenta con los servicios de bienestar laboral. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

11 Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Educación y Cultura NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Programar la fase II de la auditoría de certificación para la primera semana de agosto de 2011. Fuente: Estadística RXD Educación y Cultura Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias.

12 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Educación y Cultura NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Educación y Cultura

13 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Educación y Cultura NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Educación y Cultura

14 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Educación y Cultura

15 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos

16 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas A partir del mes de abril de 2011 se comenzó a implementar el SAC desde la Secretaría General/Atención al Ciudadano para realizar el seguimiento a las PQRS de la Secretaría de Educación y Cultura. Solicitar a la Secretaría General incluir en el SAC las PQRS que tiene pendiente la Secretaría de Educación y Cultura de los meses anteriores al mes marzo de Actualmente aparecen con 12 pendientes del 2011 y 17 del 2010. Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

17 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

18 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

19 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

20 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

21 Análisis PQRS 2010 Educación y Cultura
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS

22 Indicadores identificados por proceso
180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 22

23 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 101.7 2009 2008 Registrar en un acta de comité técnico las razones que originaron tener un porcentaje de ejecución de actividades superior al 100%. Solicitar a planeación que en la medición del se registre NA. Fuente: ALPHASIG

24 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 86.5 2009 99.6 2008 Registra en acta de comité técnico que fue lo que pasó respecto a la ejecución presupuestal inferior al 100%. Se debe principalmente a gestiones internas. Fuente: ALPHASIG

25 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 117.7 2009 102.1 2008 Fuente: ALPHASIG 1. Revisar en la formula el resultado del indicador de eficiencia.

26 Plan Sectorial Educativo
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan Sectorial Educativo No se registra información el Alphasig Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

27 Plan de Infraestructura Educativa
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan de Infraestructura Educativa No se registra información el Alphasig. Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

28 Plan de Bienestar Magisterio Municipio de Bello
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan de Bienestar Magisterio Municipio de Bello No se registra información el Alphasig. Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

29 Plan de Desarrollo Cultural
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan de Desarrollo Cultural Este plan está en construcción. Actualizar la información de este plan en el listado de planes. Acuerdo 07 de abril 07 de 2011: Política pública de cultura para Bello Fuente: ALPHASIG

30 Plan Especial de Manejo y Protección del Patrimonio
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan Especial de Manejo y Protección del Patrimonio Este plan está en construcción. Se está elaborando el diagnóstico de los planes de patrimonio, se debe realizar un plan por patrimonio, es estima en total 38 bienes. Fuente: ALPHASIG

31 Plan de Cobertura Educativa
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan de Cobertura Educativa No se registra información el Alphasig. Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

32 Plan de Apoyo al Mejoramiento de la Calidad de la Educación
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan de Apoyo al Mejoramiento de la Calidad de la Educación No se registra información el Alphasig. Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

33 Plan Estratégico de Educación de Bello.
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Plan Estratégico de Educación de Bello. Este plan corresponde a una política educativa, por lo que no debe aparecer en ALPHASIG. Pendiente definir el Acuerdo Municipal de aprobación del Plan Estratégico de Educación de Bello. Acuerdo 005 de marzo de 2011. Fuente: ALPHASIG

34 Días de clases efectivos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Días de clases efectivos Este indicador se comenzará a medir a partir del año 2011. Desagregado por IE. Tener en cuenta las horas de clase y las actividades académicas. Este indicador se va a revisar con José Fernando Zapata. Fuente: ALPHASIG

35 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Ausentismo Escolar El indicador se calcula con base en las proyecciones de la población que determinó el DANE, acorde al Censo realizado en el año 2005. La Alcaldía de Bello, recolectará información con algunos sectores de la comunidad para afianzar este indicador. Ver Plan de Mejoramiento del MEN. Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Registra una sola variable total. Fuente: ALPHASIG

36 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Deserción Escolar Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Registra una sola variable total. Tendencia negativa Fuente: ALPHASIG

37 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Repitencia Escolar Tendencia positiva Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Registra una sola variable total. Fuente: ALPHASIG

38 Nivel de Analfabetismo
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Nivel de Analfabetismo Este indicador es alimentado con la información que proporciona el DANE en su censo, por esta razón no presenta datos de los años 2006 al 2010 Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Registra una sola variable total. Fuente: ALPHASIG

39 Desempeño en las pruebas de Estado (ICFES)
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Desempeño en las pruebas de Estado (ICFES) Tendencia positiva Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Registra una sola variable total. Fuente: ALPHASIG

40 Tasa neta de escolaridad
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DE Tasa neta de escolaridad Tendencia positiva leve Albeiro Pemberty pendiente de alimentar en ALPHASIG. Registra una sola variable total. Fuente: ALPHASIG

41 Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 Revisar la pertinencia de implementar el formato de plan de gestión social para los servicios aplicables (Actividades y fechas): Identificar los servicios de la Subsecretaría de Cultura relacionados con la gestión social que se planifiquen y estén por fuera de proyectos del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: \\ \sig\sistema integrado de gestion\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

42 Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 No aplica a D y R Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: \\ \sig\sistema integrado de gestion\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

43 Eficiencia del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Eficiencia del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 No aplica a D y R Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: \\ \sig\sistema integrado de gestion\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

44 Atención de la demanda de gestión social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Atención de la demanda de gestión social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Alimentar los indicadores en ALPHASIG Fuente: ALPHASIG

45 Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Tener las diferentes estadísticas disponibles para la próxima reunión. Fuente: ALPHASIG

46 Confiabilidad de los servicios de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Confiabilidad de los servicios de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

47 Evaluación del Servicio de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Evaluación del Servicio de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

48 Cobertura de la Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GS Cobertura de la Gestión Social Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. Código del indicador 280 Este indicador se trabaja desde el plan de desarrollo, por lo que se debe deshabilitar del ALPHASIG.. Fuente: ALPHASIG

49 Atención de la demanda de trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GT Atención de la demanda de trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

50 Oportunidad en la atención de los trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GT Oportunidad en la atención de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.0 80.0 90.0 95.0 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

51 Confiabilidad de los trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GT Confiabilidad de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

52 Evaluación del Trámite
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso GT Evaluación del Trámite Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.0 4.0 4.5 5.0 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

53 Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 No aplica para la Secretaría de Educación y Cultura. Los servicios son por demanda. Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

54 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

55 Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

56 Atención de la demanda de asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Atención de la demanda de asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Sacar los servicios de Asesoría y atención al usuario en las sedes de la Subsecretaría de Cultura Consulta en bibliotecas Consulta en internet desde la Biblioteca Marco Fidel Suárez Consulta y lectura en hemeroteca Salas de lectura Visitas guiadas del proceso AA al proceso GS. Fuente: ALPHASIG

57 Oportunidad de la asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Oportunidad de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

58 Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

59 Evaluación de la asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso AA Evaluación de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.0 4.0 4.5 5.0 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

60 Eficacia del proyecto en productos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en productos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo.

61 Eficacia del proyecto en recursos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en recursos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

62 Eficiencia del proyecto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso DT Eficiencia del proyecto Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

63 Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 Hacer el plan de formación ciudadana para los servicios de Formación Artística y Curso de sistemas Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

64 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

65 Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Sem 1 0.0 80.0 90.0 100.0 2010 Sem 2 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

66 Atención de la demanda de formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Atención de la demanda de formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

67 Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

68 Confiabilidad de la formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Confiabilidad de la formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 80.00 90.00 95.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

69 Evaluación de la formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Evaluación de la formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 Jun 0.00 4.00 4.50 5.00 May Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Fuente: ALPHASIG

70 Cobertura en la Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso FC Cobertura en la Formación Ciudadana Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. En el CMI tiene el código 280 No aplica ya que es difícil cuantificar la población objetivo. Fuente: ALPHASIG

71 Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Alimentar el plan de vigilancia y control a las IE en ALPHASIG: jefes de núcleo. Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

72 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

73 Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

74 Atención de la demanda de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Atención de la demanda de Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Fuente: ALPHASIG

75 Oportunidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Oportunidad de la Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Fuente: ALPHASIG

76 Confiabilidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Confiabilidad de la Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Fuente: ALPHASIG

77 Evaluación de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia Proceso VC Evaluación de la Vigilancia y Control La Secretaría no tiene este proceso relacionado en el ALPHASIG. En listados no tiene relacionados tramites o servicios de VC Fuente: ALPHASIG

78 Revisión de la Política del SIG
“Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 78

79 Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG
Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 79

80 Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Educación y Cultura : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité de Calidad Educativa Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos Comité de Cobertura Comité de Compras Comité de Comunicaciones Comité de Evaluación del Periodo de Prueba del Docente Comité de Formación Docente Comité Especial de Docentes Amenazados o Desplazados Comité Evaluador de Obras Didácticas Comité Municipal de Patrimonio Cultural Total Incluir los indicadores atención, oportunidad, confiabilidad y evaluaciones de los servicios de mantenimiento a las IE. Cambiar el nombre de comité especial de docentes amenazados sacando el término desplazados. Fuente: Estadística RXD Educación y Cultura Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\Educación y Cultura Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia

81 Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento
115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 81

82 Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Educación y Cultura : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos PA 1 3 Riesgos GS 18 Riesgos GT Riesgos AA 17 Riesgos DT Riesgos FC 4 Riesgos VC Riesgos GH 21 Riesgos GC 9 Riesgos MC 11 Total 39 178 2 Sacar AA Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

83 Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría PA 14 8 2 Auditoría GS 33 9 3 Auditoría GT 19 11 Auditoría AA Auditoría DT 15 6 Auditoría FC 17 Auditoría VC 10 12 Auditoría GH 4 Auditoría GC Auditoría MC Total 191 91 27 Sacar AA Fuente: estadísticas Planes de Mejora Cuando no se pueda realizar la reunión, en la siguiente acta se deben registrar las razones por las cuales no se realizó. Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

84 Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión:
Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la Secretaría de Educación y Cultura . Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura . Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN. Martes en la tarde (2:00 p.m.), W o J: Citar reuniones.

85 Recomendaciones para la mejora del SIG
En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

86 Conclusiones de la revisión por la dirección
CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo : Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

87 Conclusiones de la revisión por la dirección
ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

88 Conclusiones de la revisión por la dirección
EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.  EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,