Revisión por la Dirección 2011 Dependencia:

Presentación del tema: "Revisión por la Dirección 2011 Dependencia:"— Transcripción de la presentación:

1 Revisión por la Dirección 2011 Dependencia:
Secretaría de Bienestar e Integración Social Responsable: María Eugenia Palacio Álvarez Fecha:

2 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Servicios Administrativos . Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Servicios Administrativos por proceso y dependencia. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

3 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Servicios Administrativos : Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Servicios Administrativos : Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

4 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la Secretaría de Control Interno. Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Control Interno. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Informar semestralmente al Profesional Universitario de Organización y Métodos el estado de los planes de mejoramiento. En aquellos casos en que no se hayan tomado acciones en alguno de los comités, se debe igualmente reportar esta novedad al Profesional Universitario de Organización y Métodos, por ejemplo en el caso de reuniones informativas.

5 Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central. Cambiar el servicio de Formación para el empleo - grupos poblacionales por “Formación de grupos poblacionales”. Cambiar el servicio de Solicitud de capacitaciones del Componente Nutrición con Buen Trato de "MANA“ por “Capacitación del Componente Nutrición con Buen Trato de "MANA“.

6 Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Eliminar el trámite “Solicitud de correcciones Programa Familias en Acción”. Eliminar el servicio “Ingreso a clubes Juveniles”. Está pendiente revisar los trámites y servicios relacionados con los “Afrobellanitas”. Está pendiente incluir los servicios de vigilancia y control asociados a la JAC. Revisar la posibilidad de almacenar los oficios de acuerdo con el proceso al que pertenece. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

7 Estructura organizacional de la Administración Central Municipal
CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 10 JUZGADO 1 OFICINAS 16 Decreto Municipal 0644 de v03 Decreto Municipal 0166 de v04 Decreto Municipal 0xxx de v05

8 Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Control Interno NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Control Interno Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias.

9 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos Se encuentran con la copia del SIG desactualizada.

10 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

11 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

12 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

13 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

14 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

15 Análisis PQRS 2010 Bienestar e Integración Social
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Revisar porque razón aparece sólo una PQRS del año Recolectar en viernes del SIG las PQRS recibidas en el 2011. Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS

16 Fuente: Análisis de PQRS 2010

17 Pendiente Actualizar por la Dependencia

18 Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

19 Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Control Interno : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario N.A Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Total Fuente: Estadística RXD Control Interno El Comité Primario no aplica “Plan de Mejoramiento” ya que lo que se hace es socializar información, más no se toman decisiones. Henrry Castro: Comité Técnico. Jaime Heli y Jaime Arias: Viernes del SIG. José David Morales: Comité de Convivencia Laboral. Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\servicios administrativos Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia

20 Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Control Interno : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos DT 1 Riesgos EI 9 Riesgos MC 11 Total 39 178 2 4 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

21 Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría DT 15 6 Auditoría EI 2 3 Auditoría MC 8 Total 193 91 27 4 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

22 Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

23 Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

24 Eficiencia del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Eficiencia del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

25 Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Este plan aplica para los servicios de: Acompañamiento en la creación de centros de mediación escolar MASC en centros educativos, Jornadas descentralizadas de promoción y difusión de Derechos Humanos Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

26 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

27 Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso AA Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

28 Eficacia del proyecto en productos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en productos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

29 Eficacia del proyecto en recursos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en recursos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

30 Eficiencia del proyecto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso DT Eficiencia del proyecto Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

31 Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Este plan aplica para los servicios de: Capacitación en valores de sana convivencia para la prevención del reclutamiento de jóvenes por grupos ilegales, Formación de mediadores escolares, Formación de promotores en convivencia y prevención de la violencia, Formación en derechos humanos, y Formación para la convivencia Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

32 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

33 Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso FC Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

34 Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Este plan aplica para el servicio de Vigilancia y Control al Espacio Público Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

35 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

36 Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Gobierno por proceso y dependencia Proceso VC Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos