Diagnóstico MECI 2014 Eje Transversal 3.

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1 Diagnóstico MECI 2014 Eje Transversal 3.
Validar los datos antes, durante y después de la captura y/o divulgación Sistemas de información y Comunicación: Está conformado por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos (humanos y tecnológicos) e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar tanto la generación y recopilación de información; como la divulgación y circulación de la misma, hacia los diferentes grupos de interés, con el fin de hacer más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública. 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Validar los datos antes, durante y después de la captura y/o divulgación Se dispone en la Secretaría de Educación del Procedimiento de envío y recibo de correspondencia de SAC (P-GI-03) y del Procedimiento para atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes de los ciudadanos (P-GI-06) A nivel institucional se dispone del Manual de Gestión Documental (M-GI-02) No se encontró un procedimiento y hoja de vida para la administración de la correspondencia a nivel institucional, se disponía del Manual de Archivo pero ya no aparece. Se presenta insatisfacción con el servicio de mensajería, no se realiza oportunamente, no encuentran las direcciones, y devuelven los documentos en tiempos excesivos lo que podría generar demandas por parte de la ciudadanía. Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables. Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. Gestión y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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No se dispone de un documento donde se describa el control de los archivos de gestión, central e histórico. Se dispone de las hojas de vida de los servicios de: Consulta en archivo histórico, Consulta en archivo, Asesorías y mantenimiento en TICs, Instalación y mantenimiento plataforma gobierno en línea y correo corporativo, Soporte de sistemas de información, Adecuación y mantenimientos de sedes locativas, Mantenimiento de hardware y software de equipos informáticos. Se dispone de los procedimientos para la Gestión Tecnológica (P-GR-02), guía para el manejo de bienes muebles (P-GR-05), para el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo (P-GR-07) En la auditoría interna se encontraron las siguientes novedades: No hay buena capacidad de los sistemas de información (equipos obsoletos y acceso a la red del SIG) FC. No se evidencian copias de seguridad de los registros físicos (AR) Se evidencia la falta de condiciones de infraestructura (instalaciones ubicadas en el 5 piso). GC Validar los datos antes, durante y después de la captura y/o divulgación 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Validar los datos antes, durante y después de la captura y/o divulgación Se dispone de los procedimientos de: comunicación para la movilización (P-PC-02), Evaluación del Trámite/Servicio (P-MC-03), para la Gestión de PQRS (P-MC-05) y Elaboración y Seguimiento al Plan de Desarrollo (P-DE-05) 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado

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Validar los datos antes, durante y después de la captura y/o divulgación El procedimiento de Difusión de Información Interna y Externa (P-PC-01) define como medios de información: Medios impresos (carta, circular, boletín, plegable, volante, afiche, Bello al Día, revista, periódico, vallas). Comunicación virtual (Boletín electrónico, correo interno, Intranet o internet) Comunicación audiovisual Se dispone de las hojas de vida de los servicios de: Consulta en archivo histórico, Consulta en archivo. En la auditoría interna se encontraron las siguientes novedades: No se encontró el Anuario Estadístico publicado en la página web (DE) 0%-25% No existe 26%-50% Se encuentra en proceso 51% - 75% Está documentado 76% - 100% Evaluado/Revisado