Revisión por la Dirección 2011 Secretaría de Infraestructura

Presentación del tema: "Revisión por la Dirección 2011 Secretaría de Infraestructura"— Transcripción de la presentación:

1 Revisión por la Dirección 2011 Secretaría de Infraestructura
Dependencia: Secretaría de Infraestructura Responsable: Nicolas Rave Henao

2 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Infraestructura. Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Infraestructura. Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Infraestructura. Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

3 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Infraestructura. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

4 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Infraestructura: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Infraestructura: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

5 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN.

6 Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central.

7 Estructura organizacional de la Administración Central Municipal
CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de v03 Decreto Municipal 0166 de v04 Decreto Municipal 0xxx de v05

8 Estructura organizacional de la Secretaría de Infraestructura
DESPACHO DEL ALCALDE INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES VIVIENDA

9 Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Es necesario aclarar las responsabilidades de la Secretaría de Infraestructura y de Servicios Administrativos frente al mantenimiento de los bienes inmuebles del municipio. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

10 Procesos en que participa la Secretaría de Infraestructura
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

11 Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Infraestructura NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación La Secretaría de Infraestructura no participa en los procesos GR y VC. Fuente: Estadística RXD Infraestructura Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas las evidencias.

12 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Infraestructura
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Infraestructura

13 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Infraestructura
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Infraestructura

14 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Infraestructura
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Infraestructura

15 Resultado de las auditorías: No conformidades por la Subsecretaría de Desarrollo Integral del Territorio NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Infraestructura

16 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre.

17 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010
Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

18 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

19 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

20 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

21 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

22 Análisis PQRS 2010 Infraestructura
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Se están enviando PQRS desde el archivo directamente a la Secretaría de Infraestructura. Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS

23 Indicadores identificados por proceso
180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 23

24 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 108.1 2009 2008 Registrar en acta de Comité Técnico el análisis de este indicador, es decir, que actividades fueron las que se hicieron de más: Plan Carrasquilla, Plusvalia, más kilometros de vía. Revisar con Secretaría de Planeación porque razón no aparece medición de los segundos semestres de la vigencia. Fuente: ALPHASIG

25 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 99.4 2009 2008 Revisar en acta de comité técnico porque razón la ejecución presupuestal no aparece en un 100%. (Reservas, vigencias futuras) Agregar a todos los PC el acceso directo al sistema ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

26 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 108.7 2009 2008 Fuente: ALPHASIG 1. Revisar en la formula el resultado del indicador de eficiencia.

27 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del Plan Sectorial de Acueducto y Alcantarillado- Actividades Este plan ya se encuentra publicado en la bandera del SIG. Pendiente de Construir indicador en Alphasig. Pasar este indicador en la plantilla de plan e ingresarlo al sistema ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

28 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del Plan Sectorial de Acueducto y Alcantarillado- Presupuesto Este plan ya se encuentra publicado en la bandera del SIG. Pendiente de Construir indicador en Alphasig. Fuente: ALPHASIG

29 Eficiencia del Plan Sectorial de Acueducto y Alcantarillado
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Eficiencia del Plan Sectorial de Acueducto y Alcantarillado Este plan ya se encuentra publicado en la bandera del SIG. Pendiente de Construir indicador en Alphasig. Fuente: ALPHASIG

30 Cobertura de Agua Potable
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cobertura de Agua Potable Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 80.00 90.00 100.00 2009 2008 2007 2006 2005 96.40 100.42 95.00 Pendiente ingresar la información de los años 2006 al 2010. Fuente: ALPHASIG

31 Cobertura de Alcantarillado
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Cobertura de Alcantarillado Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.02 94.00 95.00 100.00 2009 0.00 2008 2007 2006 2005 95.14 99.11 Corregir el dato ingresado en el 2010. Revisar el control de las juntas administradoras locales de servicios públicos: Existencia y vigilancia. Fuente: ALPHASIG

32 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Déficit de Vivienda Pendiente construirlo en el ALPHASIG y hacer la FTI Fuente: ALPHASIG La actividad está pendiente Estefan Valencia.

33 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DE Hacinamiento Crítico No se encontró en Alphasig. En listados en el CMI registra con el código 252 Fuente: ALPHASIG La actividad está pendiente Clara Izquierdo y Omaira Gil. Incluir en el Sistema Integrado de Gestión el indicador de kilómetros de vías pavimentadas – Malla vial (Zona urbana y rural).

34 Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS- Subsecretaria de Vivienda Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Pendiente elaborar el plan de gestión social. Incluir las viviendas nuevas relacionadas con la Gabriela. Fuente: ALPHASIG

35 Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Pendiente elaborar el plan de gestión social. Fuente: ALPHASIG

36 Eficiencia del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Eficiencia del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Pendiente elaborar el plan de gestión social. Fuente: ALPHASIG

37 Atención de la demanda de gestión social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Atención de la demanda de gestión social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar 100.00 111.11 Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Eiminar esta medición del ALPHASIG ya que no es falsa. Fuente: ALPHASIG

38 Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar 75.0 83.3 Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

39 Confiabilidad de los servicios de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Confiabilidad de los servicios de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

40 Evaluación del Servicio de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Evaluación del Servicio de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

41 Cobertura de la Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso GS - Subsecretaria de Vivienda Cobertura de la Gestión Social Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. Código del indicador 280. Eliminar No aplica para Infraestructura ya que se tiene el indicador de déficit de vivienda

42 Eficacia del proyecto en productos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en productos No se encuentra en Alphasig. En listados esta relacionado pero no tiene código. Ingresar a ALPHASIG y actualizar esta información: PD/ Relacionados/ Secretaría/ Proyectos.

43 Eficacia del proyecto en recursos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en recursos No se encuentra en Alphasig. En listados esta relacionado pero no tiene código. Ingresar a ALPHASIG y actualizar esta información: PD/ Relacionados/ Secretaría/ Proyectos. Fuente: ALPHASIG

44 Eficiencia del proyecto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT Eficiencia del proyecto No se encuentra en Alphasig. En listados esta relacionado pero no tiene código. Ingresar a ALPHASIG y actualizar esta información: PD/ Relacionados/ Secretaría/ Proyectos. Fuente: ALPHASIG

45 Atención de la demanda de Desarrollo Integral del Territorio
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT- Subsecretaría de Infraestructura y Proyectos Especiales Atención de la demanda de Desarrollo Integral del Territorio Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic 100.00 Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

46 Oportunidad de los servicios de Desarrollo Integral del Territorio
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT-Subsecretaría de Infraestructura y Proyectos Especiales Oportunidad de los servicios de Desarrollo Integral del Territorio Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

47 Confiabilidad de los servicios de Desarrollo Integral del Territorio
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT- Subsecretaría de Infraestructura y Proyectos Especiales Confiabilidad de los servicios de Desarrollo Integral del Territorio Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

48 Evaluación del servicio de Desarrollo Integral del Territorio
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso DT- Subsecretaría de Infraestructura y Proyectos Especiales Evaluación del servicio de Desarrollo Integral del Territorio Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

49 Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura

50 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura

51 Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura

52 Atención de la demanda de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Atención de la demanda de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura Fuente: ALPHASIG

53 Oportunidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Oportunidad de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura Fuente: ALPHASIG

54 Evaluación de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Evaluación de la Vigilancia y Control Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

55 Confiabilidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Infraestructura por proceso y dependencia Proceso VC Confiabilidad de la Vigilancia y Control Este proceso no aplica a la Secretaría de Infraestructura Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

56 Revisión de la Política del SIG
“Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 56

57 Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG
Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 57

58 Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Infraestructura : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité de Obras de Infraestructura Total Las decisiones que se toman en el Comité de Obras son relacionadas con temas técnicos de la obra, y además son por obra. Las acciones que afectan a cada uno de estos proyectos se toman desde el Comité Técnico. Fuente: Estadística RXD Infraestructura Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\infraestructura Pendiente Actualizar por la Dependencia

59 Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento
115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 59

60 Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Infraestructura : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos GS 18 Riesgos GT 3 1 Riesgos DT Riesgos VC Riesgos GC 9 Riesgos MC 11 Total 39 178 2 4 Quitar GT y VC Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

61 Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría GS 33 9 3 Auditoría GT 19 11 2 Auditoría DT 15 6 Auditoría VC 10 12 Auditoría GC 8 4 Auditoría MC Total 191 91 27 Quitar GT y VC Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

62 Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión:
Cambios en la normatividad aplicable: Ley del plan de desarrollo. Ley 1450 de junio 16 de 2011. Cambios en el personal: Coordinar con Organización y Métodos la inducción y entrenamiento específico en el puesto de trabajo. Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Infraestructura: Medición en términos de eficacia (Metas y presupuesto) y eficiencia: Plan maestro de acueducto y alcantarillado y plan de gestión social. Revisar la Ley como impacta el SIG, especialmente el proceso GC.

63 Recomendaciones para la mejora del SIG
En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

64 Conclusiones de la revisión por la dirección
CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo : Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

65 Conclusiones de la revisión por la dirección
ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,

66 Conclusiones de la revisión por la dirección
EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.  EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03,