Revisión por la Dirección 2011

Presentación del tema: "Revisión por la Dirección 2011"— Transcripción de la presentación:

1 Revisión por la Dirección 2011
Dependencia: Secretaría de Salud Responsable: Gustavo Espinal Fecha:

2 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Salud . Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Salud . Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Salud . Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

3 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Salud. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

4 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Salud: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Salud: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

5 Temas de la Revisión por la Dirección (RXD)
Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad)

6 Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central.

7 Estructura organizacional de la Administración Central Municipal
CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de v03 Decreto Municipal 0166 de v04 Decreto Municipal 0xxx de v05

8 Estructura organizacional de la Secretaría de Salud
DESPACHO DEL ALCALDE SALUD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SALUD PÚBLICA

9 Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Revisar los trámites de la Secretaría de Salud, ya que aparecen muchos que no fueron aceptados por el DAFP. Corregir los Trámites de la Secretaría de Salud: Sacar del Listado de T&S el servicio de “Desbloqueo del programa de protección social al adulto mayor” debido a que es una actividad que estará inmersa en la hoja de vida del servicio de “Inscripción de los programas de la protección social para el Adulto Mayor”. Cambiar el nombre del servicio de “Asesoría a la afiliación al régimen subsidiado de salud” por “Afiliación al régimen subsidiado de salud”. Sacar el servicio de información estadística. Incluir en servicio de “Afiliación al régimen subsidiado de salud” la actividad de identificación de población especial. Cambiar el servicio de “Esterilización de caninos y felinos” del proceso AA a GS. Cambiar el servicio de “Vacunación antirrabica” de AA a GS. Sacar el servicio de “Orientación y respuesta a las solicitudes de los usuarios para acceder a los servicios de salud” ya que se encuentra inmerso en el servicio de “Asesoría del proceso de aseguramiento”. Revisar en Comité Técnico que otros servicios de asesoría se deben prestar en la Secretaría de Salud. Incluir como primer paso del ciudadano solicitar al PAC – Programa de Atención al Ciudadano, la orientación sobre el servicio que requiere. Incluir en el proceso de VC los servicios de Vigilancia y Control a EPS y Vigilancia y Control a IPS. Revisar en Comité Técnico que otros servicios de formación ciudadana se prestan. Cambiar el nombre del servicio de “Atención de quejas sanitarias” por “Atención de problemas sanitarios”. Revisar en Comité Técnico los cambios en la normatividad del concepto sanitario y adecuar la respectiva hoja de vida. Incluir en el SIG la hoja de vida del servicio de Radicación de PIRSHS. ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

10 Procesos en que participa la Secretaría de Salud
COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

11 Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Salud
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Salud Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias. sistema integrado de gestion\procesos\4. evaluacion\evaluacion independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento

12 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Salud
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Salud

13 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Salud
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Salud

14 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la subsecretaría Administrativa y Financiera NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Salud

15 Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Oficina de Salud Pública
NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Salud

16 Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos

17 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas Riesgo: Inadecuada clasificación y reparto de los derechos de petición. Se recomienda que cuando el derecho de petición o la retroalimentación no sea lo suficientemente clara se debería informar inmediatamente de tal situación al ciudadano. Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

18 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

19 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

20 Porcentaje de oportunidad en la atención:
Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

21 Evaluación de la Atención de PQRS 2010
PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular Sacar un indicador en el cual se compare la cantidad de PQRS vs. La cantidad de servicios prestados. Saber direccionar el usuario al momento de calificar la calidad de la respuesta, es decir, que no se confunda el usuario respecto a sí la respuesta fue aprobando o negando la petición. No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

22 Análisis PQRS 2010 Salud Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS Fuente: Análisis de PQRS 2010

23 Indicadores identificados por proceso
180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 23

24 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 95.4 80.0 90.0 100.0 Sem 1 93.0 2009 0.0 2008 Revisar con la Secretaría de Planeación cuales son los compromisos que tiene pendiente por ejecutar la Secretaría. Fuente: ALPHASIG

25 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100.0 80.0 90.0 Sem 1 100.6 2009 0.0 2008 Fuente: ALPHASIG

26 Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 95.4 80.0 90.0 100.0 Sem 1 92.4 2009 0.0 2008 Fuente: ALPHASIG 1. Revisar en la formula el resultado del indicador de eficiencia.

27 Cumplimiento del Plan Local de Salud
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del Plan Local de Salud Incorporar esta información en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

28 Cumplimiento del Plan Nacional de Salud Pública
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del Plan Nacional de Salud Pública Incorporar esta información en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

29 Cumplimiento del Plan Sectorial del Adulto Mayor.
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del Plan Sectorial del Adulto Mayor. Este plan está pendiente de su elaboración, se tiene pendiente trasladar esta función a la Secretaría de Bienestar e Integración Social. Está pendiente incluir la normatividad del Plan Sectorial del Adulto Mayor, y los acuerdos de aprobación de: Plan Local de Salud y Plan de Salud Pública. Fuente: ALPHASIG

30 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Tasa de Mortalidad Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 30.00 15.00 10.00 2009 2008 4.67 321.24 2007 2006 2005 Fuente: ALPHASIG

31 Tasa de Mortalidad Infantil
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Tasa de Mortalidad Infantil Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Fuente: ALPHASIG

32 Principales causas de muertes
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Principales causas de muertes Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Fuente: ALPHASIG

33 Consultas externas en hospitales
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Consultas externas en hospitales Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Fuente: ALPHASIG

34 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Tasa de Morbilidad No se encontró en ALPHASIG, aunque en listados aparece el indicador con el código 256 Pendiente revisar formulas en el ALPHASIG y completar la FTI Fuente: ALPHASIG

35 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Esperanza de Vida Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 71.00 72.00 74.00 2009 2008 2007 2006 2005 71.24 98.94 Fuente: ALPHASIG

36 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Tasa de Aborto Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI Fuente: ALPHASIG

37 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DE Tasa de Natalidad Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 14.50 14.66 14.70 2009 2008 2007 2006 2005 Fuente: ALPHASIG

38 Cobertura en afiliación al régimen subsidiado de salud
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Cobertura en afiliación al régimen subsidiado de salud Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. Código del indicador 280 Revisar la pertinencia de implementar el formato de plan de gestión social para los servicios aplicables (Actividades y fechas): Jefes de Oficina. Fuente: ALPHASIG

39 Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

40 Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

41 Eficiencia del Plan de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Eficiencia del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

42 Atención de la demanda de gestión social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Atención de la demanda de gestión social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Alimentar los indicadores en ALPHASIG Fuente: ALPHASIG

43 Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Tener las diferentes estadísticas disponibles para la próxima reunión. Fuente: ALPHASIG

44 Evaluación del Servicio de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Evaluación del Servicio de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

45 Confiabilidad de los servicios de Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Confiabilidad de los servicios de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

46 Cobertura de la Gestión Social
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GS Cobertura de la Gestión Social Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. Código del indicador 280 Fuente: ALPHASIG

47 Atención de la demanda de trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GT Atención de la demanda de trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar el indicador. Fuente: ALPHASIG

48 Oportunidad en la atención de los trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GT Oportunidad en la atención de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

49 Confiabilidad de los trámites
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GT Confiabilidad de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Realizar visita por parte del Analista para verificar formulas en la planilla para el control de solicitudes de T&S. Fuente: ALPHASIG

50 Evaluación del Trámite
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso GT Evaluación del Trámite Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Usuario: Salud Contraseña: Fuente: ALPHASIG

51 Cobertura de Vacunación
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Cobertura de Vacunación Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. Código del indicador 280 Este plan para este año no aplica. Por lo que en ALPHASIG se registrará la opción NA. Fuente: ALPHASIG

52 Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

53 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

54 Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\asesoría y asistencia\formatos

55 Atención de la demanda de asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Atención de la demanda de asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

56 Oportunidad de la asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Oportunidad de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

57 Evaluación de la asesoría y asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Evaluación de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 4.00 4.50 5.00 Abr Mar Feb Ene Fuente: ALPHASIG

58 Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso AA Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

59 Eficacia del proyecto en productos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en productos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

60 Eficacia del proyecto en recursos
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en recursos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

61 Eficiencia del proyecto
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso DT Eficiencia del proyecto Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG

62 Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

63 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

64 Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

65 Atención de la demanda de formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Atención de la demanda de formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic 100.00 Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

66 Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Actualizar esta información, teniendo en cuenta registrar NA en los meses que no se prestó este servicio. Fuente: ALPHASIG

67 Evaluación de la formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Evaluación de la formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 4.00 4.50 5.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Actualizar esta información, teniendo en cuenta registrar NA en los meses que no se prestó este servicio. Fuente: ALPHASIG

68 Confiabilidad de la formación ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Confiabilidad de la formación ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Actualizar esta información, teniendo en cuenta registrar NA en los meses que no se prestó este servicio. Fuente: ALPHASIG

69 Cobertura en la Formación Ciudadana
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso FC Cobertura en la Formación Ciudadana Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. En el CMI tiene el código 280 Registrar NA para este año. Fuente: ALPHASIG

70 Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento de Metas del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

71 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

72 Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Eficiencia del Plan de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\vigilancia y control\formatos

73 Atención de la demanda de Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Atención de la demanda de Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

74 Oportunidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Oportunidad de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

75 Evaluación de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Evaluación de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Recordar que en ALPHASIG se ingresan las variables para obtener el valor final. Fuente: ALPHASIG

76 Confiabilidad de la Vigilancia y Control
Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Salud por proceso y dependencia Proceso VC Confiabilidad de la Vigilancia y Control Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

77 Revisión de la Política del SIG
“Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 77

78 Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG
Decreto 268 de Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 78

79 Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Salud : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité de Alimentos de la Operación Prolongada de Socorro y Recuperación-OPSR Comité de Vigilancia de la Salud Materna y Perinatal Comité de Vigilancia Epidemiológica –COVE- Municipal Consejo Municipal de Atencion a la Discapacidad Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud Comité Técnico Financiero de Salud 1 3 Total Fuente: Estadística RXD Salud Revisar en Comité Técnico de la Secretaría de Salud, los comités reportados al SIG con el fin de verificar si hay algunos que se quedaron por fuera: COPACO. Incorporar cómo acción del Comité Técnico la articulación del SIG con el PAMEC. Incorporar en el plan de trabajo del GRISO para el segundo semestre este acompañamiento. El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\salud Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia

80 Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento
115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 80

81 Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Salud : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos GT 3 1 Riesgos AA 17 Riesgos DT Riesgos FC 4 Riesgos VC Riesgos GC 9 Riesgos MC 11 Total 39 178 2 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

82 Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría GT 19 11 2 Auditoría AA Auditoría DT 15 6 Auditoría FC 17 Auditoría VC 10 12 Auditoría GC 9 4 Auditoría MC 8 Total 193 91 27 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

83 Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión:
La articulación del PAMEC con el SIG de la Administración Central Municipal. El traslado de los servicios relacionados con el adulto mayor a la Secretaría de Bienestar e Integración Social. La entrada en vigencia de la ley 1438 de 2011. Se requiere un centro satelital para la recepción de documentación en las sedes que están por fuera de la Administración Central Municipal. Solicitar acceso de consulta al modulo de POT en ALPHASIG.

84 Recomendaciones para la mejora del SIG
En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

85 Conclusiones de la revisión por la dirección
CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo : Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad.

86 Conclusiones de la revisión por la dirección
ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado.

87 Conclusiones de la revisión por la dirección
EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.  EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros).