INDICADORES DE GESTIÓN

Pasos para elaborar un plan estratégico: resumen Definiciones, visión, misión. Definición de principios y valores. Evaluación del entorno: Matriz FODA Objetivos estratégicos y elaboración del Cuadro integrado de mando. Plan de acción, monitoreo y control de gestión. Plan de divulgación y revisión del plan.

Indicadores de Gestión son: “Razones matemáticas que permiten evaluar el desempeño y cumplimiento de los objetivos.” “Instrumentos de evaluación de políticas, objetivos y metas institucionales y se constituyen en instrumentos administrativos de gran utilidad para el mejoramiento de la organización”

Indicadores de Gestión son: “Parámetros numéricos, que a partir de datos previamente definidos y organizados, permiten tener una idea del cumplimiento de los planes establecidos, y permiten la toma de decisiones para corregir las desviaciones.”

Por que existen los indicadores de gestión Algunas de las respuestas posibles pueden ser: "…nos ayudan a saber como vamos…", "…permiten la toma de decisiones…", "…garantizan el monitoreo de las funciones de Gestión…", etc. Los indicadores nos dan datos sobre los negocios, estos datos, que pueden convertirse, a partir de su comunicación, en información, y al final, nos permiten tomar decisiones.

Que nos dicen los indicadores de gestión Los indicadores utilizando Indicios y Señales, nos brindan datos. Es responsabilidad de los gerentes (lideres), convertir en información para la posterior Toma de Decisiones. Pero ¿nos dicen los Indicadores qué hacer? ¿Nos dicen cómo hacerlo?. La acción de los indicadores, queda en el nivel de la Información. Pero la toma de decisiones es una responsabilidad innata de los gerentes o lideres, y debe ser responsabilidad de ellos determinar qué indicadores utilizar, cómo utilizarlos y sobre todo qué hacer con ellos.

Para que utilizar los indicadores Para aclarar y actualizar las estrategias. Comunicar la estrategia a toda la empresa. Coordinar la estrategia con los objetivos individuales. Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo y los presupuestos anuales. Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas. Llevar a cabo revisiones periódicas del rendimiento para aprender y mejorar la estrategia.

OBJETIVOS.... Un objetivo es algo ambicionado por la organización (o sus procesos) relacionados con algo específico: La calidad, los clientes, los empleados, etc... Los objetivos normalmente se relacionan con: Necesidades presentes de la organización Necesidades futuras de la organización Productos actuales Desempeño proceso Niveles satisfacción de las partes interesadas Benchmarking

Que debo medir ? “SOLO LO QUE MIDO LO PUEDO ADMINISTRAR, SOLO QUE ADMINISTRO LO PUEDO MEJORAR” CONCLUSIÓN: “SOLO LO QUE MIDO LO PUEDO MEJORAR”

Procesos Gerenciales o estratégicos Mapa de Procesos Procesos Gerenciales o estratégicos Planeación Estratégica y del Sistema de Gestión Control de la gestión y revisión gerencial

Procesos de la cadena de valor Mapa de Procesos Procesos de la cadena de valor Gestión Comercial Mercadeo y ventas Planificación y / o Diseño de producto Compras, Recepción técnica Inspección y Almacén Realización producto o servicio Entrega del Producto o servicio

BALANCE SCORED CARD / CUADRO DE MANDO INTEGRAL El BSC busca fundamentalmente complementar los indicadores tradicionalmente usados para evaluar el desempeño de las empresas, combinando indicadores financieros con no financieros, logrando así un balance entre el desempeño de la organización día a día y la construcción de un futuro promisorio, cumpliendo así la misión organizacional.

Interés generado para la evaluación del CMI Es importante evaluar el resultado financiero de la Empresa, pero sin desconocer los aportes de la empresa a lograrlos. Es tan importante medir y avaluar los resultados en utilidades, costos, etc, como los procesos internos que los hicieron posibles, donde tal vez en el futuro paguemos las consecuencias por la falta de control.

Perspectivas evaluados por el CMI Perspectiva FINANCIERA: Que le parecemos a los accionistas Perspectiva INTERNA: En que tenemos que destacar Perspectiva DE LOS CLIENTES: Como nos ven los clientes Perspectiva de INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE: Podemos mejorar y crear valor ?

Ejemplos de Directrices Estratégicas Rentabilidad Reducción de costos FINANCIERO (Accionistas) Cobertura, Ventas, Participación CLIENTE (Mercado) Innovación de productos Eficiencia, Rendimiento, Rapidez Reducción de desperdicios, reprocesos Mejora de procesos PROCESO INTERNOS (Productividad) Desarrollo de competencias Bienestar laboral Aprendizaje y crecimiento (Desarrollo personal) Calidad, Cumplimiento, Confiabilidad, Comunicación, Comodidad, Costo/Beneficio Calidad, Innovación, Relaciones, Rapidez, Precio Calidad, Oportunidad, Seguridad, Atención y Precio CLIENTE (Calidad)

Cuál es el número ideal de indicadores? El numero ideal de indicadores se consigue con un tiempo prudencial de evaluación de los indicadores seleccionados, pero no es sano tener muy pocos, ni demasiados. Se puede tener “infinitos” indicadores en la organización, ya sea estratégicos o de procesos, se debe buscar cuales de ellos aportan a los procesos y a la organización para enfocar recursos.

Comunicación de objetivos en la empresa? Una vez definidos los objetivos (y en general la estrategia) deben ser comunicados a los interesados, ya sean Directores o empleados al interior de un proceso, la difusión puede darse en reuniones, charlas personalizadas, carteleras, etc. Establecer la importancia para el proceso o para la organización de alcanzar las metas de los objetivos propuestos. Nota: NO TODOS los objetivos e indicadores deben publicarse o comunicarse al interior de la organización.

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes Perspectiva. Declaración gerencial asociada. Objetivos estratégicos o de proceso. Estrategias planteadas para el logro. Proceso responsable. Indicador. Índice o formula de medición. Frecuencia de medición. Frecuencia de análisis. Meta. Plazo para el cumplimiento de la meta

CUADRO INTEGRADO DE MANDO:

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes PERSPECTIVA: Relación del objetivo planteado con el cumplimiento de las “perspectivas” establecidas en el Cuadro integrado de mando - Balanced scorecard, son: Perspectiva FINANCIERA Perspectiva DE PROCESOS INTERNOS Perspectiva DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE Perspectiva de LOS CLIENTES

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes DECLARACIÓN GENERECIAL ASOCIADA: Relación del objetivo planteado con alguna (s) de las declaraciones estratégicas establecidas en la organización. MISIÓN VISIÓN POLÍTICA DE CALIDAD PRINCIPIOS VALORES

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: componentes OBJETIVOS: Objetivos planteados basados en la estrategia organizacional o los establecidos para gestionar los procesos internos. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS OBJETIVOS DE PROCESOS

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes ESTRATEGIAS PLANTEADAS PARA EL LOGRO: Planes, acciones, actividades, tácticas o estrategias planteadas para obtener el logro de las metas asociadas a los objetivos. “Deberían” ser establecidos por grupos interdisciplinarios para garantizar mejores resultados.

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes PROCESO RESPONSABLE Proceso o procesos responsables de cumplir los objetivos propuestos, es necesario tener en cuenta que algunos de ellos requieren más de un proceso para su completo cumplimiento. Ver ejemplo.

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes INDICADOR: Variables a controlar del objetivo o definición del objetivo como concepto, por ejemplo: calidad, competencia, servicio, cumplimiento, mantenimiento, tiempos de para, tiempo de despacho, etc. NO ESTABLECER indicadores negativos: incumplimientos, errores en despachos, etc.

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes INDICE o FORMULA Ecuación matemática para medir los resultados de la medición del indicador.

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes INDICE o FORMULA Se debe establecer como una relación entre los logros alcanzados con respecto a los logros planeados. I = Parte / Todo I = Real / Propuesto I = Actual / Anterior

Ejemplos de indicadores y fórmulas PROCESO: DESARROLLO DE PRODUCTOS Indicadores Fórmula / Índice EFICACIA Nuevos desarrollos eficaces No. de productos desarrollados INNOVACIÓN Desarrollos nuevos o mejorados Total de productos

Ejemplos de indicadores y fórmulas PROCESO: VENTAS / COMERCIAL Presupuesto de ventas Ventas reales ($) Presupuesto Ventas ($) Aumento de Ventas Ventas año actual ($) Ventas año anterior ($) Ventas pérdidas Ventas perdidas ($) Ventas reales

FRECUENCIA DE MEDICIÓN: CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes FRECUENCIA DE MEDICIÓN: Periodos de tiempo establecidos para la toma de datos relacionados con la medición del proceso y sus objetivos.

FRECUENCIA DE ANÁLISIS CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes FRECUENCIA DE ANÁLISIS Periodo de tiempo establecidos por la Alta Dirección para evaluar los resultados obtenidos de la medición del objetivos y tomar acciones con respecto a dichos logros.

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes META: Referencia numérica con respecto a la cual se compara el resultado de la medición del objetivo y establecer su cumplimiento. No “debería” darse como valor específico. El valor de la meta debe darse como mayor o menor a ...

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes META: El valor al que se espera llegar puede establecerse partiendo de: La experiencia Tendencia en el tiempo Benchmarking El mejor del sector Los mejores aunque no pertenezcan al sector

(Referencia con Mejor) COMO ESTABLECER LA META 90 % 88 % > 81 % 81 % 74 % 62 % 53 % > 73 % 73 % 65 % 58 % 50 % PROGRESIVO > 90 % Parámetro 41 % 2014 37 % 2013 34 % 2012 META 2015 30 % SECTOR 86 % IDEAL (Referencia con Mejor) 2011 AÑO

CUADRO INTEGRADO DE MANDO: Componentes PLAZO: Tiempo establecido en el cual se espera alcanzar la meta propuesta.

Control de Objetivos Establecer los objetivos y estrategias es tal vez el trabajo más dispendioso, pero sin el control permanente, su adecuación y ajuste, sin la generación de acciones que busquen su cumplimiento es trabajo perdido. El control se puede realizar en reuniones o comités con sus respectivas actas.

Como se muestran los resultados del Cuadro de Mando La presentación de resultados de indicadores se puede dar de acuerdo con las condiciones de cada Empresa y su estilo Gerencial. Se sugieren básicamente dos maneras: Cuadro resumen Modo texto, en lo posible con una página por indicador.

Contenido para mostrar resultados de indicadores Objetivo Indicador evaluado Fecha de presentación Responsable (s) Resultado del periodo y su comparación con periodos anteriores. Posibles causas de incumplimiento o tendencia. Mejoras preventivas en caso de tendencia al incumplimiento. Acciones correctivas en caso de incumplimiento. Análisis de las estrategias seguidas. Análisis de los recursos asignados y gastados. Conclusiones de la evaluación con Gerencia. Etc....

COMO SE HACE SEGUIMIENTO AL CMI El Gerente y los lideres de procesos son responsables de la medición y evaluación permanente de objetivos. Se deduce entonces, la necesidad de estar y permanecer convencido de las metas de la Empresa o procesos y su control para el logro de los objetivos. “SOLO CONVENCE AQUEL QUE ESTA CONVENCIDO”

COMO SE HACE SEGUIMIENTO AL CMI Al interior de cada proceso: Debería analizarse periódicamente (mensualmente como sugerencia) con los integrantes del proceso los resultados logrados, las nuevas metas, las causas de posibles incumplimientos y las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar, así como la evaluación de los recursos invertidos. Adicionalmente debería existir una cartelera en la que se realicen los gráficos respectivos con información del periodo y su tendencia.

COMO SE HACE SEGUIMIENTO AL CMI Al interior de la organización: Debería analizarse periódicamente (mensualmente como sugerencia) con los líderes de procesos (Grupo primario, equipo base, Directores, subgerentes, etc.) los resultados de los objetivos ESTRATÉGICOS (NO EVALUAR TODOS LOS OBJETIVOS), tomar decisiones basadas en dicho análisis que busquen el cumplimiento o la mejora de los resultados, eficiencia de recursos, establecimiento de nuevas metas, cumplimientos en las acciones estratégicas empleadas, etc.

GRACIAS