RESUMEN PRESENTACION PRACTICA 1 y 2

ACTIVIDADES REALIZADAS EN LAS PRACTICAS Practica 1 realizada desde el 9 de Julio de 2012 hasta el 10 de Agosto de 2012, en la Unidad Administrativa para la consolidación Territorial, Oficina Asesora Jurídica. Descripción del problema y delimitación del mismo 2. preparación de la matriz dofa 3. elaboración de la matriz de impactos  4. matriz de estrategias  5. indicadores y otros controles  Practica 2 realizada desde el 30 de Noviembre de 2012 hasta el 8 de Diciembre de 2012 Un blog que equivale al 25% en el cual deben documentar:     a.    Cómo vivieron la experiencia en el proceso de ejecución del proyecto de mejoramiento.     b.    Cuáles fueron sus mayores aciertos y sus mayores dificultades.     c.    Este blog debe contener evidencia fotográfica, videos y texto que apunten a lo solicitado.

INTRODUCCION PRACTICA De acuerdo al Decreto 4161 de 2011 en su artículo 2; la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial tiene como objetivo implementar, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecución de la Política Nacional de Consolidación Territorial, y canalizar, articular y coordinar la intervención institucional diferenciada en las regiones de consolidación focalizadas y en las zonas afectadas por los cultivos ilícitos. Así mismo, conforme al Decreto mencionado y con base en el artículo 9 la Oficina Asesora Jurídica tiene la función entre otras de asesorar y apoyar al Director General y las demás dependencias de la Unidad en temas jurídicos y de contratación relacionados con el funcionamiento de la entidad. Actualmente una de las dificultades de la Oficina Asesora Jurídica radica en la dificultad de generar informes de respuesta rápida sobre la base de datos de los contratos celebrados en la entidad.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA Atendiendo requerimientos a entidades de control tales como la rendición de cuentas para la Contraloría General de la Republica-CGR-,SIRECI; que contempla una herramienta tecnológica de propiedad de la Contraloría General de la Republica-CGR- la cual es utilizada por todas las entidades, particulares y entes territoriales que administran recursos públicos del orden nacional, se debe realizar un reporte contractual periódico. En este proceso de rendición de cuentas e informes, conforme a las normas que expidió o expida la Contraloría General , la falencia detectada es que no se cuenta con la información suficiente para diligenciar la base de datos como lo solicita la Contraloría, por lo que no hay una organización adecuada en los temas contractuales, especialmente en cuanto a los contratos de servicios compartidos con el Departamento para las Prosperidad Social, demandando así más tiempo para el diligenciamiento del informe.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE LA PRÁCTICA En la Oficina Asesora Jurídica de la Unidad Administrativa para la Consolidación Territorial, se manejan todos los temas Contractuales de la Unidad, desde la parte pre-contractual como la elaboración de estudios previos, hasta la elaboración de las minutas, asignación del consecutivo, numeración y fecha de cada uno de los contratos, aprobación de pólizas y demás actividades propias del proceso contractual. Empecé con la carta de presentación a mi jefe inmediato, luego remitirla la aceptación a la UMB. Inicio con el primer día diligenciando la planilla de asistencia para seguimiento Realce mis actividades normalmente en la jornada laboral Empecé a llevar una agenda con cada actividad que realizaba durante el día Diligenciamiento del Blog diariamente En las publicaciones en el Blog, me di cuenta que en el diario vivir realizo bastantes actividades Las cuales son de análisis y de concentración Detecte casos que en el día a día no los había detectado En la realización de la practica , logre que mi jefe me prestara mas atención con algunos temas que era urgentes de resolver en la oficina como el tema de archivo Hice entrevistas a mi jefe en cuanto a temas contractuales, como de orfeo

MATRIZ DOFA POSITIVOS NEGATIVOS DEBILIDADDES FORTALEZAS Sistema de Gestión Documental Orfeo Radicación correspondencia Archivo de documentos de acuerdo a las normas Registrar el evento de recibido del documento interno en el sistema Orfeo y así evitar en gasto de papel Base de seguimiento de procesos contractuales Contrataciones de la Unidad Reporte oportuno de información contractual al sistema de Rendición de Cuentas de la Contraloría General de la Nación (SIRECI) La entidad cuenta con Presupuesto Solicitud de Registros Presupuestales Control de la Información por parte de l Grupo de Gestión Documental Todos los contratos debe ser publicados en el Portal Único de Contratación Las solicitudes de contratación que se reciben en la oficina Jurídica deben cumplir con el listado de chequeo de documentos y archivado de acuerdo a las normas de archivo DEBILIDADDES Falta de proyección de respuestas en una forma oportuna por parte de los asesores No se cuenta con espacio físico para el archivo Subutilización de la herramienta Orfeo No se cuenta con la facilidad de realizar informes por que se depende otras áreas Errores en digitación de los contratos Solicitar información con un tiempo prudente falta de ejecución Con los cambios permanentes de personal pude causar la perdida de la información Transferencia a Gestión Documental no cumple con las normas de archivo y el listado de chequeo En la revisión de los estudios previos y la hoja de vida para la elaboración de los contratos de Prestación de Servicios se encuentra, que algunas personas no cumplen con el perfil que se esta necesitando realizar una revisión en el sistema del SECOP para confirmar publicación ORIGEN INTERNO D F D ORIGEN EXTERNO OPORTUNIDADES Control de la información por medio del sistema Orfeo Facilidad en búsqueda de cualquier documento ingresado a la Unidad, por numero de radicado Oportunidad en la respuesta Cumplimiento en la entrega de información a la CGR Darnos a conocer a nivel Nacional Solicitudes de Disponibilidad Presupuestal Registros Presupuestales de los contratos los expide la oficina de Presupuesto de la Unidad Custodia y control de la información en el grupo de Gestión Documental La Fase Informativa del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Las actividades a contratar demandan un grado de especialización que cumple el citado contratista, pues se ha verificado la experiencia relacionada y las competencias pertinentes demostradas y certificadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 82 del decreto 2474 de 2008 AMENAZAS Incumplimiento con el articulo 6- termino para resolver.-las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo No funcionamiento del sistema Perdida de la información Desatención las peticiones articulo 7- La falta de atención a las peticiones, la inobservancia de los principios consagrados en el artículo 3º, constituirán causal de mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes Falencias en la digitación de datos Contratos no cumplen con los requisitos No tener la información completa para realizar consolidado Incumplimiento con los beneficiarios y/o clientes En el momento de solicitar el Registro Presupuestal se encuentran falencias en la información suministrada Pendiente la Creación de la Tabla de Retención Documental , especifica la acción a seguir, después de perder sus valores administrativos que puede ser la microfilmación Hay contratos que no están publicados en el SECOP O A

ELABORACION DE MATRICES Elaboración matriz DOFA Matriz de impactos  Matriz de estrategias  Indicadores y otros controles Al momento de realizar estas matrices, logre detectar lo importantes que son para un buena planeación y seguimiento para benefician tanto para la entidad como para uno como servidor publico. También logre identificar cuales son las fortalezas , debilidades, amenazas, oportunidades Son datos que en el diario, no se detectan fácilmente, mientras que como realizaba un listado de actividades diarias. Algunas veces me programaba para hacer ciertas actividades, pero no era posible cumplir con todas ya que a la Oficina Jurídica llegan muchos requerimientos, Aprendí que debo realizar mis actividades dentro del la jornada laboral En cuanto a los indicadores de control Resulta importante, para poder realizar un diagnóstico de la situación del Sistema de Control de Gestión de una organización, destacar un grupo de aspectos que definen el nivel o grado de complejidad y conformación de los sistemas de control de gestión atendiendo a un grupo de características: Calidad y confiabilidad en la contabilidad, cultura organizativa. Complejidad de la actividad, posibilidad de formalización del proceso, características del entorno, tipo de estructura. Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad, un mayor peso en factores de carácter estratégico como planes, presupuestos.

ESPACIO PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CONTRACTUALES

ARCHIVO CARPETAS CONTRACTUALES

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA ORFEO REVISIÓN Y REASIGNACIÓN DE SOLICITUDES INGRESADAS AL SISTEMA DE ORFEO DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Practica 2 realizada desde el 30 de Noviembre de 2012 hasta el 8 de Diciembre de 2012 RESULTADO DE LA ACTIVIDAD (PRACTICA) REVISION MATRIZ DOFA ACION DE ESTRATEGIAS TOMA DE ACCIONES CORRESPONDIENTES ESTADO DE INDIADORES Y OTROS CONTROLES CONTROLES CONTRACTALES NSTRUCCIONES EN MATERIA DE SUPERVISION DE CONTRATOS SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO TABLA DE RETENCION DOUMENTAL CREACION DE INSTRUCTIVO PARA ATENCION A SOLICITUDES, NOVEDADES, QUEJAS Y RECLAMOS Y DERECHOS DE PETICION ENTREVISTA BENEFICIARIA DE LA UNIDAD DE CONSOLIDACION ANEXOS MATRIZ DOFA MATRIZ DE IMPACTOS MATRIZ DE ESTRATEGIAS INDICADORES Y OTROS CONTROLES MAPA DE RIESGOS OFICINA ASESORA JURIDICA PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVO DE DOCUMENTOS PASO A PASO MANEJO SISTEMA ORFEO

Cuáles fueron sus mayores aciertos y sus mayores dificultades Cómo vivieron la experiencia en el proceso de ejecución del proyecto de mejoramiento Cuáles fueron sus mayores aciertos y sus mayores dificultades Al momento de solicitar las entrevistas con mi jefe, porque el permanece muy ocupado, en el momento de solicitar la entrevista con Gestión Documental, de pronto hubo preguntas que no le gustaron Dificultades como la conexión a internet al momento de realizar las publicaciones. En el momento de solicitar información alguna de las áreas, Con la realización de la práctica detecte algunas cosas que en el diario trabajo no se pueden evidenciar por la premura con la que se trabajo muchos de los temas Contractuales y Legales, Satisfacción del cliente interno u externo. Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información

RESULTADO DE LA ACTIVIDAD (PRACTICA) Inicio se me complico mucho abrir el Blog, y como era algo totalmente nuevo para mi, no se me facilito inicialmente de pronto no le di publicar como tres días y luego le di publicar ya me aprecia todo de un solo día, en lo posible lo hacia a diario, y así tenia mas facilidad de recordar que actividades realizaba durante el día, con el pasar del tiempo ya aprendí como se manejaba el Blog, y así fue como inicie mis publicaciones diarias.   Quiénes fueron los implicados en ese proyecto de mejoramiento, todos los asesores de la Unidad con el fin de dar cumplimento con todos lo procedimientos exigidos por las demás áreas para así llevar un control de todas las actividades. Fueron mis jefes, mis compañeros , porque gracias a mis jefes, que me exigieron tanto y me pedían todo el avance a diario, así fue como también pude presentar una practica

ADQUISISION ESPACIO PARA ORGANIZACIÓN ARCHIVO DESPUES ANTES