OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Procedimiento para la gestión de la correspondencia.

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1 OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Procedimiento para la gestión de la correspondencia

2 ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001 PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Articulo tercero: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la ventanilla única o unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

3 Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 2, 3, 5, 8 y 10. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un trámite y deben ser radicadas. Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No deben ser radicadas. Documentos contables: Facturas, extractos, etc. Publicaciones: Revistas, libros, propaganda. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

4 En este proceso se dan las siguientes tareas: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS  Registro de correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en sus sistemas datos tales como: fecha, medio, radicación, empresa, remitente, asunto, anexos, dependencia, destinatario.  Radicación de las comunicaciones: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo (esto se hace a través de una etiqueta), con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Empresas Municipales de Cali

5 Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Marco normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001 Artículos 2, 3, 4, 7 y 11. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS OGD  Correspondencia interna  Correspondencia por correo certificado  Correspondencia por vía fax Se puede dar por:  Correspondencia por vía e-mail @

6 Correspondencia interna: CAD.9.2-01-______ Original Copia Vicerrectoría Administrativa Marque en un papel el nombre de la dependencia a la cual quiere dirigir el documento. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

7 Correspondencia por correo certificado: Correspondencia por vía fax o e-mail: Radicación de correspondencia que va al medio externo:  Las cartas remisorias a despachar deben ir en original y copia. Estas deben ser elaboradas a partir de los datos del destinatario.  La OGD, elabora una etiqueta que contiene los siguientes campos: Código de la dependencia, serie o subserie, consecutivo, radicado de despacho, fecha, folios y anexos. Doctor JUAN CAMPO Director Radicación Formato Transmisión de documentos _________________ __________________ _________________ Formato de transmisión de documentos Doctor JUAN CAMPO Director Doctor JUAN CAMPO Director Email: X Fax:__ DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

8 TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS Definición: Recorrido de los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8. Solicitud Respuesta

9 Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la Universidad en cumplimiento de sus funciones. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó VENTANILLA ÚNICA Recepción Radicación Distribución Trámite

10 GESTIONAR CENTRALIZAR NORMALIZAR PRESTAR SERVICIOS RECEPCION RADICACION DSITRIBUCIÓN DE CONSULTAMANUAL DE CORRESPONDENCIA TRÁMITE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó VENTANILLA ÚNICA