Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Bienestar e Integración Social Responsable: María Eugenia Palacio Álvarez Fecha: 28-06-2011

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Bienestar e Integración Social . Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social . Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social . Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Bienestar e Integración Social. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Bienestar e Integración Social: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad)

Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central. Cambiar el servicio de Formación para el empleo - grupos poblacionales por “Formación de grupos poblacionales”. OK Cambiar el servicio de Solicitud de capacitaciones del Componente Nutrición con Buen Trato de "MANA“ por “Capacitación del Componente Nutrición con Buen Trato de "MANA“. OK

Estructura organizacional de la Administración Central Municipal CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de 2005. v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de 2011. v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de 2011. v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de 2010. v03 Decreto Municipal 0166 de 2011. v04 Decreto Municipal 0xxx de 2011. v05

BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL Estructura organizacional de la Secretaría de Bienestar e Integración Social DESPACHO DEL ALCALDE BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL INTEGRACIÓN SOCIAL Por qué razón la Secretaría no tiene funciones específicas, en la actualidad todas aparecen asignadas a la subsecretaría de bienestar e integración social.

Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Eliminar el trámite “Solicitud de correcciones Programa Familias en Acción”. OK Eliminar el servicio “Ingreso a clubes Juveniles”. OK Está pendiente revisar los trámites y servicios relacionados con los “Afrobellanitas”. OK Está pendiente incluir los servicios de vigilancia y control asociados a la JAC. Pendiente Revisar la posibilidad de almacenar los oficios de acuerdo con el proceso al que pertenece. Pendiente ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

PROCESOS ESTRATÉGICOS Procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Eliminar en ALPHASIG la oficina de empleo de la Secretaría de Bienestar e Integración Social. OK Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias.

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Bienestar e Integración Social NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Bienestar e Integración Social NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos Se encuentran con la copia del SIG desactualizada. OK

Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

Porcentaje de oportunidad en la atención: Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

Evaluación de la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

Análisis PQRS 2010 Bienestar e Integración Social PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Revisar porque razón aparece sólo una PQRS del año 2010. Recolectar en viernes del SIG las PQRS recibidas en el 2011. Pendiente Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS

Indicadores identificados por proceso 180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 22

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100.0 80.0 90.0 Sem 1 107.1 2009 0.0 2008 Revisar con Secretaría de Planeación porque razón se obtuvo un valor por encima del 100% en la ejecución del plan de desarrollo del primer semestre de 2011. Ok. En acta de comité técnico Elaborar la hoja de vida del servicio de Capacitación a Juntas de Acción Comunal. Ok Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 99.3 80.0 90.0 100.0 Sem 1 2009 0.0 2008 Revisar con la Secretaría de Planeación que dinero fue el que quedó pendiente por ejecutar. Ok. En acta de comité técnico. Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100.7 80.0 90.0 100.0 Sem 1 107.1 2009 0.0 2008 Fuente: ALPHASIG 1. Revisar en la formula el resultado del indicador de eficiencia.

Cumplimiento del Plan Decenal de la Infancia y Adolescencia. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del Plan Decenal de la Infancia y Adolescencia. La política de Infancia y Adolescencia está aprobada mediante Acuerdo 046 de diciembre 20 de 2008, el Plan Decenal de la Infancia y Adolescencia está pendiente de aprobación, por lo tanto no está en el ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

Plan Decenal de Adolescencia y Juventud Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Plan Decenal de Adolescencia y Juventud La política de Adolescencia y Juventud está aprobada mediante Acuerdo 014 de diciembre 18 de 2004 Incluir en DE en el ALPHASIG los indicadores de cumplimiento de los planes decenales de la Secretaría de Bienestar e Integración Social. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Plan Decenal de Acciones Positivas para las Mujeres Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Plan Decenal de Acciones Positivas para las Mujeres La política pública de equidad y género está aprobada mediante Acuerdo 028 de noviembre 26 de 2006. Fuente: ALPHASIG

Plan Decenal de Acciones Afirmativas para la Población Afrobellanita. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Plan Decenal de Acciones Afirmativas para la Población Afrobellanita. La política pública de la población afrobellanita está aprobada mediante Acuerdo 047 de diciembre 20 de 2008 Fuente: ALPHASIG

Plan Decenal de Seguridad Alimentaria. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Plan Decenal de Seguridad Alimentaria. La política pública de seguridad alimentaria y el Plan Decenal de Seguridad Alimentaria están en proceso de aprobación, por lo tanto no deben ser alimentados en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DE Plan Integral Único (PIU) para la Atención Integral a la Población Desplazada El Plan Integral Único (PIU) para la Atención Integral a la Población Desplazada está en proceso de aprobación, por lo tanto no deben ser alimentados en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Al primer semestre de 2011 se presenta una ejecución del 54% en relación con el total del plan. Pendiente elaborar el plan de gestión social. Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Se presenta una ejecución presupuestal del 66%, superior a la ejecución en metas debido al pago de anticipos en los proyectos que así lo requieren Pendiente elaborar el plan de gestión social. Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

Eficiencia del Plan de Gestión Social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Eficiencia del Plan de Gestión Social Se presenta una eficiencia del 81% debido a que la ejecución presupuestal fue superior a la ejecución en metas debido al pago de anticipos en los proyectos que así lo requieren Pendiente elaborar el plan de gestión social. Pendiente Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\gestión social\formatos

Atención de la demanda de gestión social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Atención de la demanda de gestión social Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad de los servicios de Gestión Social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Confiabilidad de los servicios de Gestión Social Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Evaluación del Servicio de Gestión Social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Evaluación del Servicio de Gestión Social Se tiene una evaluación promedio de 4,6 en el primer semestre de 2011 sobre 5 puntos Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Cobertura de la Gestión Social Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS Cobertura de la Gestión Social Al primer semestre de 2011 se presenta una cobertura del 54% en relación con la población objetivo

Atención de la demanda de trámites Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Atención de la demanda de trámites Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en la atención de los trámites Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Oportunidad en la atención de los trámites Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad de los trámites Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Confiabilidad de los trámites Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Evaluación del Trámite Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Evaluación del Trámite Se obtuvo una evaluación promedio de 4.7 puntos en el primer semestre de 2011 Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Eficacia del proyecto en productos Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en productos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo.

Eficacia del proyecto en recursos Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DT Eficacia del proyecto en recursos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo.

Eficiencia del proyecto Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DT Eficiencia del proyecto Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo.

Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana-Actividades Se supero la meta en 4,2% Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Para este plan no se tienen recursos asignados Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Para este plan no se tienen recursos asignados Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F:\sistema integrado de gestión\procesos\2. misionales\formación ciudadana\formatos

Atención de la demanda de formación ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Atención de la demanda de formación ciudadana En el primer semestre de 2011 no se recibieron solicitudes de formación ciudadana Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana En el primer semestre de 2011 no se recibieron solicitudes de formación ciudadana Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad de la formación ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Confiabilidad de la formación ciudadana En el primer semestre de 2011 no se recibieron solicitudes de formación ciudadana Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Evaluación de la formación ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Evaluación de la formación ciudadana Se obtuvo una evaluación 4,53 sobre 5 puntos Pendiente alimentar los indicadores en ALPHASIG. Pendiente Fuente: ALPHASIG

Cobertura en la Formación Ciudadana Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Cobertura en la Formación Ciudadana Se presenta una cobertura superior a la meta en 4,2%. Fuente: ALPHASIG

Revisión de la Política del SIG “Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de 2007. Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 55

Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG Decreto 268 de 2007. Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 56

Pendiente Actualizar por la Dependencia Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Bienestar e Integración Social : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité Alianza de Adolescencia y Juventud Comité de Monitoreo y Evaluación del Plan Decenal de Adolescencia y Juventud Comité de Políticas Públicas de la Secretaría de Bienestar e Integración Social Comité Directivo Municipal de la Mujer Género y Equidad Comité Interno de Contratación Comité de Certificación Municipal del Programa Familias en Acción Comité Técnico de Asuntos Comunales Comité Veedor de MANA Consejo Municipal de Política Social - COMPOS Comité Mesa de Infancia Total Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\bienestar social Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia

Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento 115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 58

Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos GS 18 Riesgos GT 3 1 Riesgos AA 17 Riesgos DT Riesgos FC 4 Riesgos GC 9 Riesgos MC 11 Total 39 178 2 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría GS 33 9 3 Auditoría GT 19 11 2 Auditoría AA Auditoría DT 15 6 Auditoría FC 17 Auditoría GC 4 Auditoría MC 8 Total 193 91 27 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la Secretaría de Bienestar e Integración Social . Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social .

Recomendaciones para la mejora del SIG En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

Conclusiones de la revisión por la dirección CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo 2008-2011: Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad.

Conclusiones de la revisión por la dirección ADECUACIÓN   El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado.

Conclusiones de la revisión por la dirección EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.    EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros).