EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Ministerio del Trabajo y Previsión Social Unidad de Gestión de Personas Desarrollo Organizacional Subsecretaría del Trabajo 2012

NORMATIVA QUE REGULA EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y CONCEPTOS BÁSICOS Nuestro servicio esta regulado por el Reglamento Especial de Calificaciones (Decreto Supremo Nº 97, del 16 de julio de 2004) y por el Reglamento General (Decreto N°1825 de 1998), en aquellas materias que no son tratadas en el Reglamento Especial. ETAPAS DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Evaluaciones Cuatrimestrales Calificación Apelación y Reclamo

MEJORAR EFICIENCIA DEL ESTADO GESTIÓN DEL DESEMPEÑO Definiciones Estratégicas Institucionales OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL SERVICIO Funciones encomendadas por área OBJETIVOS DE CADA UNIDAD Funciones encomendadas a cada persona OBJETIVOS Y METAS INDIVIDUALES

Refuerzos Correcciones Cambio de prioridades Ajustes Sistemas de valoración Autoevaluación Establecimiento de prioridades/énfasis Compromisos de Desempeño Individual Recursos necesarios para el cumplimiento del estándar de desempeño planificado Planificación Estratégica (misión, Visión, Objetivos, Productos, Clientes) Política SED Perfiles de cargos Inducción Contexto interno y externo Revisión resultados evaluación; Retroalimentación; nuevos compromiso Apoyos y entrenamientos requeridos; Reinducción; Pasantías; Capacitación EL MODELO: UN PROCESO CÍCLICO

ETAPAS DEL PROCESO DE CALIFICACIÓN ETAPASPERIODOSACTIVIDADES 1° Evaluación Cuatrimestral Septiembre a Diciembre 2011 Ingresar las calificaciones, hasta los primeros 5 días del mes de enero en la web 2° Evaluación Cuatrimestral Enero a Abril 2012Ingresar las calificaciones, hasta los primeros 5 días del mes de mayo, en la web 3° Evaluación Cuatrimestral Mayo a Agosto 2012 Ingresar las calificaciones, hasta los primeros 5 días del mes de Septiembre, en la web CalificaciónSeptiembre 2012Junta Calificadora Apelación y ReclamoSeptiembre a Octubre 2012

Beneficios para el Evaluado Aclara lo que se espera de su trabajo, reduciendo la incertidumbre respecto a las responsabilidades de cada uno dentro de la organización. Permite conocer los resultados de su trabajo, así como los aspectos a mejorar, abriendo la posibilidad para perfeccionarse Transmite el mensaje de que la organización toma interés en su trabajo, pues este es observado y calificado, lo que implica que los esfuerzos no pasan inadvertidos Estimula el esfuerzo realizado al verse recompensado con el reconocimiento de su supervisor. ¿PORQUE EVALUAR EL DESEMPEÑO?

Beneficios para la Organización Facilita la toma de decisiones respecto a las cualidades de los recursos humanos que pueden ser aprovechadas y/o desarrolladas para lograr mejores resultados en toda la organización Fundamenta la determinación de necesidades de entrenamiento, productividad, comunicación, etc. Sirve como base para un cambio efectivo en las actividades del negocio Fortalece la Cultura Organizacional

Importancia del SED Es importante señalar que esta evaluación está asociada a las Metas e indicadores de Convenio de Desempeño Colectivo 2012: “ La Formulación de las evaluaciones realizadas oportuna y eficientemente”

Son calificados todos los funcionarios de planta y contrata, con más de 6 meses de antigüedad, con excepción de: Ministra del Trabajo y Previsión Social. Subsecretario del Trabajo. Los integrantes de la Junta Calificadora. Los representantes del personal ante las Juntas Calificadoras, salvo que lo soliciten expresamente por escrito. Los dirigentes de la Asociación de funcionarios (ANFUSUBTRA) salvo que lo soliciten expresamente por escrito, y Los funcionarios que por cualquier causa hubieren desempeñado efectivamente sus funciones por un lapso inferior a 6 meses, dentro del período sujeto a calificación, quienes conservarán la calificación anterior (licencias, permisos, etc.). ¿Quiénes son evaluados?

¿Quién es el Jefe Directo ? Se entiende por Jefe Directo el funcionario titular de quien depende en forma inmediata la persona a calificar. Si el funcionario a calificar hubiere tenido más de un jefe durante el respectivo período de calificaciones, le corresponderá realizar su evaluación al último jefe inmediato a cuyas órdenes directas se hubiere desempeñado. No obstante, dicho jefe deberá requerir informe de los otros jefes directos con los cuales se hubiere desempeñado el funcionario durante el periodo que se califica. Dicho informe deberá ser considerado en la respectiva precalificación.

NOTAS DE EVALUACIÓN NOTACONCEPTO 7OPTIMO cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución. 6MUY BIEN cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución. 5BUEN cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución. 4REGULAR cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución. 3MAL cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución. 2MUY MAL cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución. 1NULO cumplimiento de metas y programas, de desarrollo de aptitudes individuales y de formalidad de la institución.

Que se evalúa en cada factor y cual es su ponderación: 1° Factor CUMPLIMIENTO DE PROGRAMA DE DESEMPEÑO INDIVIDUAL: SUBFACTORESPONDERACIÓN Cumplimiento de metas de cantidad: Se medirá el cumplimiento de las metas previamente establecidas en lo que refiere a la cantidad de tareas realizadas y la calidad de las mismas. 0,2500 0,50 Cumplimiento de metas de calidad: Mide el grado de precisión, exactitud, continuidad y prolijidad en la ejecución del trabajo de cada funcionario. 0,2500

2° Factor DESARROLLO DE APTITUDES SUBFACTORESPONDERACIÓN Desarrollo de aptitudes técnicas: Se refiere al desarrollo de habilidades relacionadas directamente con la ejecución del trabajo del funcionario. 0,0750 0,15 Desarrollo de aptitudes interpersonales: Se refiere al desarrollo de habilidades interpersonales del funcionario, que propendan a las buenas relaciones laborales en el marco del trabajo en equipo que permitan una buena ejecución de su labor. 0,0750

3° Factor FORMALIDAD DE LA INSTITUCIÓN: SUBFACTORESPONDERACIÓN Cumplimiento de normas e instrucciones: Medirá el respeto a los reglamentos y el cumplimiento de los deberes estatutarios, como también, las instrucciones emanadas de su jefatura. 0,1166 0,35 Permanencia en la ejecución de funciones: Hace referencia con el tiempo de permanencia continua y prolongada del funcionario en el lugar que realiza su función. 0,1166 Puntualidad: Evalúa el grado de cumplimiento del horario de trabajo, estipulado por la institución, en los bloques asignados a cada uno de los funcionarios. 0,1166

Impacto o consecuencias de malas Calificaciones Un funcionario/a que es calificado en lista 4 o por dos periodos consecutivos en lista 3, deberá retirarse del Servicio, dentro de los primeros 15 días hábiles siguientes al término de la calificación. Una mala calificación, no influye en las remuneraciones Las calificaciones, tienen un impacto directo en los funcionarios/as, que están de planta, ya que es un antecedente para ascensos.

Nuestra Realidad

LISTA DE CALIFICACIONES Nuestra evaluación del periodo arrojo la siguiente estadística:

Por tanto, nos preguntamos: … Si el 96,29% esta con una evaluación de distinción ¿se justifica realizar capacitación? … Al tener a todos los funcionarios con un desempeño destacado en lista 1 y 2…que nos queda por hacer como institución? … Si el funcionario de mayor nivel se encuentra en lista 1 de distinción y el de menor rendimiento en lista 2 buena, que incentivo tendrá para mantener esta calificación? … Los funcionarios que se mantienen en lista de distinción no tienen brechas pendientes. Que aspecto entonces se trabajará para el siguiente periodo?

LO NUEVO DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

NUEVO SISTEMA INFORMATICO Modulo de Evaluación del Desempeño Nuevo sistema informático de fácil acceso y administración.

REUNIÓN DE RETROALIMENTACIÓN Será obligación sostener una reunión de retroalimentación por informe de evaluación de tal forma que se asegure el establecimiento de metas.

FORMULARIO DE META INDIVIDUAL Se modifica la programación por el formulario de meta individual en donde la jefatura acordará con el evaluado la meta a cumplir en el plazo que establezcan y en las condiciones que se acuerden.

BITÁCORA DEL DESEMPEÑO Este instrumento permitirá ir evaluando de manera periódica y permanente aquellos hitos importantes en la gestión individual de cada funcionario, sean positivos o negativos. Será una evidencia real para la justificación de la evaluación por parte de la jefatura.

PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE SU EQUIPO DE TRABAJO

Para comenzar a utilizar el módulo de Evaluación de Desempeño y realizar las Evaluaciones de los funcionarios que conforman su equipo de trabajo, usted debe dirigirse al módulo de RRHH o introducir la URL del Módulo WEB de Recursos Humanos: Al ingresar le aparecerá la siguiente pantalla. Deberá ingresar su RUT sin puntos ni guion. Luego colocar la contraseña y presionar entrar.

Ingreso al Módulo de Evaluación de Desempeño: En la nueva pantalla debe hacer click en la opción “Evaluación de Desempeño” en el lado izquierdo del menú.

Seleccionar al funcionario: Una vez en la pantalla siguiente en la parte superior se muestran los informes en que usted ha sido evaluado indicando su estado y plazos. A continuación, le aparecerán los funcionarios dependientes a los que tiene que evaluar. Para evaluar debe hacer click en “Evaluación de Desempeño”. Seleccionar el informe según período: Para entrar a ellos, evaluar y colocar las observaciones respectivas se debe hacer click sobre el informe requerido, según el período que sea, ahora nos corresponde el Tercer Informe.

Evaluación: Al ingresar al informe respectivo del funcionario aparecerá la siguiente pantalla. En la parte superior están los datos personales, además existe un link “Hoja de vida Funcionario” donde puede ver toda la información del funcionario relevante para la evaluación (retrasos, licencias médicas, anotaciones de mérito o de demerito, entre otras)

Por cada subfactor la jefatura deberá colocar la nota respectiva e ingresar la fundamentación de la nota. Esta fundamentación es OBLIGATORIA, si no rellena aquel cuadro no se podrá efectuar el cierre del proceso (NOTIFICACIÓN).

Reunión de Retroalimentación: Una vez que el funcionario evaluado ya ha revisado su informe en el sistema e indicado observaciones (si es que las hay), se da paso a la reunión de retroalimentación. Este espacio de conversación es el momento más importante de la Evaluación de Desempeño, ya que es el que permite analizar el cumplimiento de las labores asignadas, establecer metas, llegar a acuerdos y forjar compromisos mutuos para mejorar la gestión individual y del servicio en su globalidad.

Establecimiento de Metas y Compromisos Individuales: Una parte fundamental de la reunión de retroalimentación es el establecimiento de metas y compromisos individuales, lo cual considera la meta a lograr, los indicadores, los plazos y las condiciones necesarias para que se cumpla. Una vez que se han acordado en la conversación, la jefatura las ingresará al sistema y el funcionario en su propio perfil podrá revisar el formulario (pinchar en Compromiso de Meta Individual) y si está todo de acuerdo a lo conversado, hacer click en “Validar” asumiendo de esta forma el compromiso respectivo. Este compromiso deberá ser tomado en cuenta en las próximas evaluaciones. Posteriormente aparecerá una pantalla con los factores y subfactores evaluados y usted debe pinchar “Retroalimentación” para que se pueda imprimir el formulario.

Firma del informe, desde el perfil de la jefatura debe volver a seleccionar al funcionario a evaluar e ingresar al informe de evaluación respectivo. En la parte superior derecho ahora aparecerá el ícono IMPRIMIR con la imagen de una impresora. Debe dar un click en el y se abrirá un documento PDF correspondiente al informe para la firma.

Tendrá la opción de abril o guardar el informe en formato PDF, éste se guarda y se imprime en 3 copias las cuales deben ser firmadas: una para el funcionario, otra para registro de la misma jefatura y el tercero se envía a la Unidad de Gestión de Personas. Un elemento importante de destacar es la Bitácora de Desempeño en donde durante todo el periodo el funcionario y la jefatura podrá dejar constancia de las actividades que pudieron realizarse y considerar este antecedente para la futura evaluación.

Este nuevo proceso ha incorporado una Bitácora de Desempeño, en donde durante todo el período usted y el funcionario podrá describir los eventos ocurridos para dejar constancia de lo realizado de manera positiva y negativa.

Gracias….