POLITICA Y MANUAL DE RELACIONAMIENTO DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN DEL CESAR COMFACESAR

1 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. Entendimiento de nuestros públicos de interés ¿Quiénes son nuestros públicos de interés? Todas aquellas personas u organizaciones, que tienen contacto directo o indirecto con nosotros, a quienes les afectan las decisiones de la Caja. Para COMFACESAR los públicos de interés están definidos asi : 1)Público Interno: Empresas afiliadas Consejo Directivo Empleados directos y familias Trabajadores en misión, Pasantes Aprendices Contratistas prestación servicios, consultores, asesores Revisoría fiscal Colaboradores y familias Gobierno Comunidades Consejo Directivo Proveedores Contratistas Medios de Comunicación Sector Cajas Sociedad civil

Medios de comunicación Líderes de opinión. Desempleados Niñez Jóvenes Adulto mayor Desplazados Reinsertados DIAN Contraloría Procuraduría Supersubsidio Entes de Control 1 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. Entendimiento de nuestros públicos de interés 2). Público Externo: Empresas afiliadas Afiliados: pensionados, independientes, activos e inactivos. Proveedores naturales y jurídicos Padres de Familia. (convenios, afiliados y particulares) Estudiantes Todos los Ministerios Gobierno local Gobierno Nacional Entidades financieras Compañías de seguros Asopagos Ejercito, Policía, Defensa Civil, Bomberos, Fuerza Militar, F Aérea. CAFAM y afiliados facultativos Asocajas Fedecajas Convenios Olímpica Mi futuro Éxito SENA ICBF ONG Fundaciones Asamblea de empresas afiliadas Asesor jurídico

2 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. Entendimiento de nuestros públicos de interés ¿En qué consiste el relacionamiento con nuestros grupos de interés? Se trata de: Colaboración Construir relaciones de calidad y confianza con nuestro entorno Contribuir al desarrollo sostenible del departamento del Cesar Agregar valor a los afiliados de la Caja. El desarrollo sostenible es la capacidad de satisfacer las necesidades del presente sin comprometer los recursos y las posibilidades de las futuras generaciones. Agregamos valor con políticas y practicas corporativas que aumenten la competitividad de COMFACESAR y mejoren las condiciones sociales, económicas y ambientales de nuestros públicos de interés.

3 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. ¿Para qué sirve el relacionamiento con nuestros públicos de interés? En Comfacesar creemos que el éxito de nuestra gestión está basado en nuestro propósito empresarial: “ Estamos cumpliendo sueños ”. Un relacionamiento adecuado, con nuestros públicos de interés garantiza su apoyo con nosotros, fortalece la posición competitiva y asegura el éxito de Comfacesar a largo plazo. Por medio del relacionamIento esperamos entender lo que es importante para nuestros públicos de interés y que estos a su vez entiendan lo que es clave para Comfacesar En el 2020 ser reconocidos en la región caribe como líderes innovadores en la generación de servicios integrales que aporten valor a nuestros grupos de interés. En el 2020 ser reconocidos en la región caribe como líderes innovadores en la generación de servicios integrales que aporten valor a nuestros grupos de interés. Nos relacionamos con nuestros públicos de interés para conocer sus expectativas y necesidades.Las integramos en nuestros procesos de decisiones y buscamos soluciones productivas e innovadoras que generen beneficio social, económico y ambiental. En Comfacesar contribuimos a mejorar la calidad de vida de los afiliados, usuarios y comunidad en general mediante la prestación de servicios integrales de impacto social y económico gestionados por un equipo humano comprometido en lograr sostenibilidad y equidad social

VALORES INSTITUCIONALES RESPONSABILIDAD: Nos esmeramos por tener un alto grado de compromiso con el cumplimiento de los objetivos y la excelencia organizacional. VOCACIÓN DE SERVICIO: Siempre estamos dispuestos a colaborar cuando sea necesaria nuestra ayuda para contribuir activamente al bienestar de la sociedad cesarense. RESPETO: Reconocemos las cualidades y derechos de las demás personas, actuando con transparencia velamos por la equidad social. TRABAJO EN EQUIPO: Impulsamos el trabajo cohesivo de nuestros empleados y colaboradores, valorando su liderazgo y creatividad para la toma de decisiones asertivas. CALIDAD: Ofrecemos las mejores opciones de servicios por su diversidad, responsabilidad, seriedad y oportunidad. 3 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios.

Política de Relacionamiento con públicos de Interés 7

1 POLITICA DE RELACIONAMIENTO CON PÚBLICOS DE INTERES En COMFACESAR hemos identificado nuestro propósito empresarial y para lograrlo con nuestros públicos de interés, debemos: Unificar el lenguaje y el entendimiento Establecer los principios y las reglas que debemos seguir. Se caracteriza por ser un proceso: Constante: no cesa. Dinámico: varía de acuerdo con los actores implicados, las situaciones y los contextos. Inclusivo: participación completa y equilibrada en todos los niveles de COMFACESAR Con capacidad de respuesta y compromiso para responder las demandas y las expectativas de los públicos de interés.

2 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. ¿Cuales son los los principios que rigen nuestras relaciones con los públicos de interés? La igualdad de condiciones Buscamos un entendimiento que supere las brechas educativas, culturales y tecnológicas. Ser reconocidos en el Departamento del Cesar como los líderes en la generación de servicios que aporten valor para los beneficiarios, empresas afiliadas y comunidad en general necesitamos dialogar, escuchar y responder de forma adecuada a nuestros públicos de interés. El respeto Respetamos los derechos humanos, las diferentes culturas y las tradiciones, y tratamos a nuestros grupos de interés de manera justa y sin discriminación.

Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. Colaboración Trabajamos de la mano para buscar resultados con beneficios mutuos La Transparencia Manejamos información clara, precisa, oportuna y accesible. Dialogo y concertación Resolvemos nuestras asuntos y diferencias al dialogar y proponer soluciones negociadas y concensuadas

Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. Compromiso Nos comprometemos con temas que sean relevantes Inclusión Reconocemos, entendemos e involucramos a nuestros públicos de interés de manera temprana y a lo largo de los procesos. Cumplimiento COMFACESAR da cumplimiento a las leyes y normas con las cuales se gestiona el Sistema de Compensación Familiar en Colombia, y a los compromisos adquiridos con sus públicos de interés.

Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. Corresponsabilidad: Invitamos a otros actores relevantes a comprometerse con nuestras causas y crear sinergías para nuestros públicos de interés Proactividad: Nos anticipamos a las necesidades de nuestros afiliados y sus beneficiarios y planeamos nuestra mejor forma de responder.

4 3 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. ¿Qué debemos tener en cuenta para una correcta gestión de involucramiento con los grupos de interés? Identificar, priorizar y gestionar los asuntos relevantes por cada grupo de interés. Realizar análisis de riesgos, impactos y oportunidades. Formular e implementar proyectos y actividades que agreguen valor económico, social y ambiental para los públicos de interés de COMFACESAR ¿Quienes deben aplicar esta Política? Por ser un tema transversal a todas las áreas de COMFACESAR, esta política se debe aplicar en los distintos niveles a través de las relaciones institucionales, comerciales y laborales así como en todos los procesos y actividades diarias. Todos los empleados de COMFACESAR en sus distintas sedes, Proveedores, contratistas y subcontratistas, consultores y otros terceros que actúen en nombre de COMFACESAR

5 Manual de Relacionamiento de Públicos de Interés Principales Lineamientos, características y principios. ¿Cómo se evalúa y monitorea la aplicación de la política? Con la creación del Comité de Relacionamiento se monitoreara y evaluará esta política con el objetivo de revisar su efectividad adaptabilidad y la búsqueda de mejoras permanentes. Escuchar, dialogar y responder de forma adecuada a los públicos de interés de COMFACESAR nos ayudará a construir, entre todos, el futuro deseado para la Caja y para nuestros públicos de interés Más allá cumpliremos con éxito nuestra visión de generar prosperidad colectiva y desarrollo conjunto en el Departamento del Cesar. El compromiso con esta política, hará que podamos cumplir con éxito nuestra vision: “En el 2020 ser reconocidos en la región caribe como líderes innovadores en la generación de servicios integrales que aporten valor a nuestros grupos de interés.

15 COMPROMISO

NUESTRO COMPROMISO CON PÚBLICOS DE INTERÉS Conscientes del impacto de nuestra gestión, pero convencidos de los grandes beneficios que esta genera en la calidad de vida y bienestar de la región nos preocupamos por construir vínculos con nuestros públicos, en cada uno de nuestras actividades y procesos. Por eso procuramos que las expectativas de estos en cuanto información, consulta, involucramiento y empoderamiento se cumplan y que nuestro objetivo de generar valor se materialice creando beneficio mutuo y a largo plazo. Objetivos Importancia Como relacionarnos Como relacionarnos

Objetivos de nuestro relacionamiento con públicos de interés:  Contribuir al desarrollo sostenible de la región.  Lo que Comfacesar haga por su entorno debe favorecer a este último.  Debe ser sostenible para los dos, Comfacesar y entorno  Integrar sus expectativas a la toma de decisiones estratégicas.  Generar relaciones de confianza y apoyo.  Mejorar prácticas empresariales y cumplir con la legislación.  Fortalecer nuestra reputación empresarial.  Controlar riesgos y evitar crisis de opinión pública. Objetivos

¿Por qué es importante el relacionamiento con nuestros públicos? En COMFACESAR sabemos que no podemos hacer nuestra gestión si no contamos con la confianza y acompañamiento de nuestros públicos y entendemos que la sostenibilidad de nuestra empresa se logra con un relacionamiento respetuoso, responsable e inclusivo con estos. Importancia

¿Cómo debemos relacionarnos con nuestros públicos? Para alcanzar los objetivos de COMFACESAR y para que nuestra gestión contribuya al mejoramiento de la calidad de vida y bienestar de nuestros afiliados y comunidad en general, es indispensable que nuestras actividades esten orientadas a los siguientes aspectos: -Comunicar de manera sencilla, oportuna y sistemática. -Respetar las individualidades y diferencias de cada uno. -Cumplir con acuerdos y compromisos. -Mantener un relacionamiento proactivo. -Trabajar de cerca con las instituciones gubernamentales y entes reguladores para garantizar el cumplimiento de la ley. Cualquier estrategia de relacionamiento que implementemos debe asegurar la continuidad de nuestros procesos, nuestra visión de largo plazo y la sostenibilidad de nuestra organización por eso debe estar aplicado a un proceso y no a un grupo de personas, la confianza construida debe mantenerse en el tiempo y no verse afectada ante cambios al interior de COMFACESAR. Como Relacionarnos

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