Aspectos Críticos de un Contrato: Preparación, Licitación, Interferencias y Reclamos Álvaro Gaete Bascour, MSc Gerente Regional de Calidad y Gestión del Conocimiento, Hatch Académico PUC

Objetivo de la Presentación Abordar aspectos críticos y herramientas de interés para la gestión de contratos Objetivo de la Presentación Preparación Licitación Interferencias Reclamos

Introducción

Factores de éxito de un proyecto Desarrollo progresivo Liderazgo y competencia Organización adaptativa Grupos de interés Planificación realista Controles adecuados Riesgos y oportunidades Lecciones aprendidas

Informe Gemines – CCHC (2015) LOS PROBLEMAS MAS RECURRENTES CORRESPONDEN A ASPECTOS QUE TIENEN QUE VER CON EL COMPORTAMIENTO DE LAS PARTES, NO CON SU CAPACIDAD TÉCNICA

Preparación de la Licitación

Aspectos para una buena preparación Identificar y mitigar riesgos Usar lecciones aprendidas y buenas prácticas Visión sistémica del contrato, su contexto y partes interesadas Claridad de los tiempos Asegurar calidad técnica de la documen-tación, planos, data, etc. Claridad de los alcances, requisitos, límites de batería, exclusiones, interdepen-dencias Explicitar formas de verificación y validación de los requisitos

Para escribir buenos requerimientos no basta con saber la materia técnica Y Errores más comunes Deben ser verificables Ambiguedad, vaguedad Modulares Multiplicidad Consistentes Cláusulas evasivas Completos Falta de modularidad Factibles de cumplir Especulación Correctos Deseos en vez de necesidades Independientes de la solución Requerimientos muy extensos

“Un aspecto crítico del plan de ejecución del proyecto será asegurar que el contrato sea desarrollado cumpliendo lo establecido en los permisos ambientales, además de tomar todas las precauciones razonables para prevenir y/o minimizar los impactos ambientales. El proyecto será diseñado para cumplir todas las leyes y regulaciones relevantes según sea requerido por las leyes del país de origen y las organizaciones financieras internacionales.”

“La planta deberá tener una disponibilidad operacional de 95%.”

Buenas prácticas durante la licitación

Evaluar oferentes usando modelo que incluya el riesgo Buenas prácticas para el Mandante Evaluar oferentes usando modelo que incluya el riesgo Usar estrategias contractuales adecuadas a la calidad de la información La cantidad y naturaleza de las consultas es un indicador de calidad de las BBLL Definir y sensibilizar distintos escenarios, considerando la capacidad del contratista frente a ellos. Combinar estrategias. Por ejemplo: precios unitarios hasta estabilizar el alcance y luego suma alzada. Atención a Capex de IB. Utilizar la etapa de consultas para refinar la integridad del alcance del contrato

Posibles escenarios para definir estrategia Alta Situación ideal Monitorear. Mandante más en la “periferia”. Facilitar condiciones para el avance. Contratista “apura” al Mandante Calidad del Desempeño del Contratista Alto estrés para Mandante y Contratista. Aumenta riesgo de reclamos y litigios. Mandante debe intervenir permanentemente para hacer cumplir lo acordado Evitar Baja Baja Alta Calidad de las BBLL y Documentación Contractual

Manejo de Interferencias

La cantidad de potenciales interfaces (y por lo tanto de potenciales interferencias) crece de acuerdo a I=N+(N-1)/2 Interfaces = 1x(1-1)/2= 0 Interfaces = 2x(2-1)/2= 1 Interfaces = 8x(8-1)/2= 28

3 Aspectos Claves de la Integración Gestión de la Integración del Contrato Al dividir un proyecto en varios contratos aumenta la necesidad de gestionar a todas las partes. Esta es responsabilidad de quien hace la división. 1. Interfaces Se crean al sub-dividir un todo en varias partes. Son un aspecto positivamente manejado por diseño. 3. Interferencias Se generan cuando un componente, proceso, actividad o fenómeno es afectado/bloqueado por uno o más de dichos elementos. 2. Interdependencias Resultan de la necesidad mutua de coordinar dichas partes.

3 tipos de interfaz 1 2 3 Física Funcional/Flujo/Proceso Ambiental/entorno

Interferencia de Diseño Las interferencias del diseño se pueden minimizar usando BIM 3D y 4D, prototipos virtuales o maquetas reales

Objetivo de la Presentación Las interferencias por método (proceso) son una de las principales causas de pérdida de productividad Abordar aspectos críticos de un contrato en relación a: Su preparación La licitación Manejo de interferencias Gestión de reclamos Presentar herramientas y metodologías

Objetivo de la Presentación Interferencias electromagnéticas Objetivo de la Presentación Abordar aspectos críticos de un contrato en relación a: Su preparación La licitación Manejo de interferencias Gestión de reclamos Presentar herramientas y metodologías

Objetivo de la Presentación Abordar aspectos críticos de un contrato en relación a: Su preparación La licitación Manejo de interferencias Gestión de reclamos Presentar herramientas y metodologías Interferencia del programa, causada por retrasos que impactan aguas abajo, obligando a trabajar concurrentemente

Herramientas

Modelo “V”: Verificación y aprobación progresiva durante la integración del Sistema (solución) Activa participación del Mandante

Matriz de Impacto Cruzado (Matriz N2)

Matriz de Impacto Cruzado Contrato 1 Contrato 2 Contrato 3 Matriz de Impacto Cruzado (Matriz N2) Facilita la identificación de interdependencias y potenciales interferencias Contrato 1 Contrato 2 Contrato 3

Matriz de Impacto Cruzado (Matriz N2) para detectar interferencias entre contratos

Talleres de Planificación

Promover las instancias colaborativas “La Situación”

Gestión de Reclamos

Un reclamo es un cambio mal manejado

Algunas causas de conflicto originadas en la preparación, licitación y ejecución de Contratos 5 4 3 2 1 Deficiente gestión de tendencias y cambios Ingeniería de mala calidad, inconsistente o tardía Tiempo o información insuficiente para efectuar un buen análisis y oferta Falta de competencia de los Equipos Deficiente definición de requisitos y límites de batería

Ideas finales

Definir acciones orientadas a la correcta gestión de integración, interfaces e interferencias entre contratistas, sistemas y servicios 1 2 3 Planificar el proceso por el cual se integrará, ensamblará y verificará el producto y/o servicio. Definir y acordar interfaces, responsabilidades y coordinaciones entre contratistas Énfasis en los riesgos e interferencias de todo tipo (técnicas, programáticas, espaciales, etc.)

“La cultura se come a la estrategia”

Andrew Carnegie (1835-1919) “El único capital irremplazable que una organización posee es el conocimiento y habilidades de su gente. La productividad de este capital depende de cuán efectivamente la gente comparte sus competencias con aquellos que pueden usarlas”

Muchas gracias