Consideraciones para evitar impugnaciones en el Sistema de contratación pública Wilmary Bernal Mayo 2018

Política Pública - Las agencias están obligadas a planificar sus contratos y efectuar estudio de mercado para promover la competencia. La planificación debe comenzar antes del año fiscal en el que se anticipa otorgar el contrato. (FAR7.104(a) La falta de planificación no es razón suficiente para otorgar un contrato sin competir. Es responsabilidad del Oficial de Contratos documentar cual será el método de otorgar el contrato. Comunicación temprana con el mercado es idónea para evitar impugnaciones.

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? Proveer información clara y detallada en el pliego de especificaciones, requerimientos y criterios de evaluación. La ambiguedad en las especificaciones, requerimientos y criterios de evaluación es considerada una de las causales de impugnaciones antes de la adjudicación de un contrato. - Existe ambiguedad cuando dos o más interpretaciones pueden darse sobre términos y condiciones en una solicitación. ** No incluir especificaciones excesivamente restrictivas que limiten la competencia.

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 2. Incluir requisitos mandatorios antes de someter propuestas sólo en circunstancias apremiantes. Algunos ejemplos de requisitos mandatories lo son: las conferencias previas, y visitas al sitio donde se efectuará el trabajo. Este tipo de requisito impone un alto nivel de escrutinio y el no cumplimiento puede ser razón para la impugnación del proceso de adjudicación del contrato

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 3. Mantener comunicación con todos los Oferentes o Proveedores que hayan sometido propuesta Se deben evitar conversaciones con un solo Oferente. Evita la percepción de parcialidad para con un determinado Oferente antes de la adjudicación del contrato

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 4. No aceptando propuestas que se sometan luego de tiempo estipulado o enviadas a dirección diferente a la indicada en la solicitación. Cuidado con las enmiendas a la solicitación. Si el Gobierno enmendó para extender el término para someter propuesta, entonces a todos los Oferentes les aplicará la nueva fecha. Oficial de Contratos tiene la obligación de tratar todas las propuestas recibidad de manera justa.

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 5. Buscar clarificaciones y/o información por parte del Oferente luego de recibida la propuesta de manera imparcial, desigual o engañosa. Clarificaciones= Mera aclaración de alguna palabra o para corroborar si existe error en un cálculo matemático Vs. Discusiones = Discutir información específica sobre propuesta identificado deficiencias y dando la oportunidad de someter una propuesta revisada.

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 6. Evaluar todos las propuestas de manera similar utilizando los criterios de evaluación incluidos en la solicitación. Cuidado con utilizar criterios no incluidos pero que pueden inferirse de los expresamente establecidos en la solicitación.

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 7. Mantener documentación adecuada de todo el proceso de contratación, desde sus inicios hasta la adjudicación final del contrato. La decisión final de adjudicación debe contener una explicación detallada de los criterios utilizados para tomar la decisión. Incluir una comparación entre la evaluación técnica y el precio a pagar. Incluir un análisis de precio donde se indique si el precio de Oferente es irreal o irrazonable.

¿Cómo se pueden evitar impugnaciones? 8. Comunicación con Oferente que no obtuvo la adjudicación del contrato debe ser para informar las debilidades o deficiencias de su propuesta y proveer la razón de la decisión final. No indicar las deficiencias de algún otro Oferente No proveer el precio de otros Oferentes No comparar las propuestas

Impugnación a nivel de Agencia *Las impugnaciones a nivel de Agencia generalmente son informales y flexibles. *Quien impugna tiene la obligación de someter una impugnación de manera concisa y no meramente basada en el desacuerdo de la decisión final de la Agencia. * Quien Impugna presenta su recurso ante el Oficial de Contratos solicitando una revisión independiente de la decisión de la Agencia. Generalmente, un oficial de alto rango es quien emite la decisión final.

Acciones que Agencia debe evitar al momento de recibir una impugnación Rechazar una propuesta que ha sido sometida en tiempo y lugar correcto según establecido en la solicitación. 2. Adjudicar un contrato sin evaluar los méritos de la impugnación. En impugnaciones antes de la adjudicación (pre- contrato), Oficial de Contratos no puede otorgar el contrato. Esta obligado a resolver la impugnacion antes de poder adjudicar finalmente el contrato. En impugnaciones luego de la adjudicación (post- contrato), Oficial de Contratos tiene que suspender el desempeño del contrato hasta que la decision sobre la impugnacion sea emitida.

Gracias! Para más información, favor contactar a: Rafael Taylor: Rafael.taylor@va.gov Wilmary Bernal: wbernal@doc.gov