Acta -Resum de la sessió participativa del 7 de novembre de 2002 Fundació per a la Motivació dels Recursos Humans “Com renovar i millorar la gestió dels Recursos Humans a les Administracions Públiques” Acta -Resum de la sessió participativa del 7 de novembre de 2002

Índex Introducció i participants .............. ......... ........ ...............3 pàg. Resum de les conclusions de la sessió ......... .. ........ ...............5 pàg. Demandes dels ciutadans/usuaris en els propers 5 anys ..........6 pàg. Aspectes en els que estem ben preparats ............ .............. 9 pàg. Aspectes en els que hem de millorar/innovar ............ .............10 pàg. Annex: Fotografies dels pannells ......... ............ .............17 pàg.

Introducció El següent document resumeix la “Sessió participativa: Com renovar i millorar la gestió dels Recursos Humans a les Administracions Públiques”, celebrada el dia 7 de Novembre de 2002. La sessió va ser introduïda per Mercè Sala, de la Fundació per a la Motivació dels RRHH, que va demanar als participants que aportin totes les seves idees per a la millora i la innovació en la gestió dels RRHH a les Administracions Públiques, i va presentar a Francesc Solà. (Resum de la intervenció de Francesc Solà, a la pàgina següent, elaborada pels consultors de Momentum a partir de la seva presentació oral). Els consultors de MOMENTUM van presentar la metodologia de la sessió. Els objectius plantejats per la sessió van ser: Reflexionar sobre l’actual política de RRHH a les Administracions Públiques. Determinar què cal fer per integrar l’àrea de RRHH en l'estratègia de les Administracions Públiques, per donar resposta a les demandes dels ciutadans/usuaris.

Exposició de Francesc Solà Francesc Solà, ex-gerent de la UPC, va exposar la seva experiència en la gestió dels recursos humans de la Universitat, al voltant dels temes següents: De la gestió dels RRHH a la gestió de persones amb persones Importància de dedicar temps a atraure persones que aportin compromís i valor afegit Necessitats de resultats i de mesurar-los Experiències de la UPC a resaltar per potenciar el lideratge i implicar: Pla Estratègic, Contractes Programa, Gestió de la Qualitat, Plans Sectorials, ... Experiències interessants de la UPC en temes de RRHH: Formació per la Direcció, de Administradors a Gestors, Cartes de compromisos dels caps, Avaluació del personal per unitat, processos de selecció i oposició amb perfils específics, noves estructures organitzatives, depuració del catàleg/llocs desfasats, laboralització gradual, “coahing” i “monitoring” (ajudar a crèixer a la gent) Importànica d’aplicar el sentit comú a la gestió de processos, i en particular fer un esforç per veure les coses des del punt de vista dels demés. Finalment, va comentar algunes possibles receptes de cara al futur: Estructurar l’organització al voltant de la política i l’estratègia Creació de valor públic, implicant a la nostra gent Que els que treballen als Serveis Centrals vagin també a la periferia Posar-se a la pell del ciutadà Estructures més planes Prendre riscos

Participants Cristina Oliva Joan Pascualena Fabiola Piris Manel Rodriguez Mercé Sala Miquel Salvador Marc Satorras Francesc Solà Rosa Vacas Joaquim Valls Josep Vilalta Facilitadors: Xavier Estivill Paqui Nogales Alfons Stinus Maria Anguera Joan G. Bausa Joan Carles Burón Carme Carmona Joan Estafanell Anna Fornés Carles Escudero Chus Hernández Santiago Hidalgo Enric Malet Sergi Macip Ana Masip

Quadre - Resum de la sessió participativa del 7/11/02 DEMANDES DEL CIUTADÀ ALS EQUIPS HUMANS DE LES AAPP Receptivitat PER DONAR RESPOSTA Estem ben preparats en ... Informació útil i àgil - Formació: efectius humans ben preparats - Disponibilitat de recursos . . . i d’Informació sobre necessitats dels usuaris - Compromís en el servei - Asumir el risc de la Innovació - Atenció als ciutadans/usuaris Solucions efectives Qualitat dels serveis Competències i actituds facilitadores Serveis més adaptats i ampliació d’horaris Nous serveis PER DONAR RESPOSTA Participació en les decisions Hem de millorar / innovar en ... - Motivació i implicació i del personal en els objectius i projectes - La comunicació de la nostra estratègia, missió i valors - Avaluació de les persones i dels objectius, amb possibles incentius - Coneixement compartit, i aplicació de les TIC - Adaptació constant als canvis - Canvi de cultura: de funcionari a gestor públic, gestió de subcontractació - Selecció més qualitativa del personal, amb aptituds i actituds

Receptivitat Informació útil i àgil Solucions efectives Quines seran les demandes dels ciutadans/usuaris als equips humans de les administracions Públiques en els propers 5 anys? 1/3 Receptivitat Comprensió Saber escoltar Accessibilitat (receptivitat, immediatesa) Que ens tractin més com a clients que com a Administrats Atenció individualitzada (Internet) Informació útil i àgil Informació correcta i àgil Informació útil no desagregada Solucions efectives Que es resolguin els problemes i que no només es tramitin Donar respostes Menys burocratització. Servei resolutiu Obtenir respostes ràpides i a prop (Administració propera, Internet)

Competències i actituds facilitadores Quines seran les demandes dels ciutadans/usuaris als equips humans de les administracions Públiques en els propers 5 anys? 2/3 Qualitat dels serveis Serveis de major qualitat, amb valor afegit Rebre serveis de més qualitat sense increments d’impostos Eficiència en el servei “Cartes del ciutadà” (compromisos de servei) Competències i actituds facilitadores Que siguin facilitadors Capacitat i competència professional per atendre les seves necessitats Que el personal de contacte tingui l’actitud, la capacitat i l’autonomia per donar respostes

Serveis més adaptats i ampliació d’horaris Quines seran les demandes dels ciutadans/usuaris als equips humans de les administracions Públiques en els propers 5 anys? 3/3 Serveis més adaptats i ampliació d’horaris Flexibilitat en el tractament dels problemes. Saber-se adaptar Desburocratitzar Per exemple: que els plans d’estudis donin resposta real a les necessitats del mercat Nous serveis Increment d’ofertes de serveis Per exemple: Millorar - Ampliar l’àmbit d’atenció a les persones. Participació en les decisions Ser Tinguts en compte en la pressa de decisions Participació ciutadana a nivell decisori

Per donar resposta a les demandes futures dels ciutadans/usuaris, estem ben preparats quant a ... 1/1 Formació: quantitat de formació, facilitat d’accés a la formació Efectius humans ben preparats: qualificats, tècnicament i també en capacitat de receptivitat, exigim formació en la selecció (Personal preparat), potencial professional de los RRHH, coneixements tècnics. La disponibilitat de recursos: Introducció noves tecnologies en les formes de treballar, per gestionar informació, recursos materials, disposar de personal i equipament suficient, tecnologia, en el dimensionament (no en la seva distribució de plantilla) Disposar de molta informació sobre necessitats dels usuaris Compromisos de servei Asumir el RISC de la INNOVACIÓ Atenció ciutadana: Punts d’informació amb tràmits descentralitzats i horaris amplis

Per donar resposta a les demandes dels ciutadans/usuaris, hem de millorar / innovar en... 1/4 Motivació i implicació Facilitar que la feina sigui un repte per a l’empleat. Motivació Implicació en el projecte institucional Motivació personal Implicar-se en els objectius estratègics de l’organització Millorar la comunicació Cultura de la comunicació Comunicar estratègia, missió i valors Comunicar “el perquè” fem les coses Avaluar (i incentivar en funció dels objectius) Avaluar les persones i el seu treball Avaluar i incentivar en funció d’objectius Poques experiències en l’Administració Inici d’experiències per exemple, Ajuntament d’Esplugues Cal implicació dels directius 12 vots 10 vots 8 vots

Per donar resposta a les demandes dels ciutadans/usuaris, hem de millorar / innovar en... 2/4 Coneixement compartit i T.I.C. Compartir el coneixement Firma electrònica (processos simplificats a Internet) Disposar d’eines que facilitin al personal l’accés a la informació necessària per donar respostes Adaptació constant al canvi Millorar les competències Adaptació constant Adaptar les plantilles sense ser incrementalista Desregulació Desjerarquització Predisposició al canvi: Normatives internes Canvi de cultura Canvi de cultura del “FUNCIONARI”, cap al gestor públic Amb directius amb totes les conseqüències Gestió / Personal Subcontractat: Plec de condicions 7 vots 6 vots 6 vots

Per donar resposta a les demandes dels ciutadans/usuaris, hem de millorar / innovar en... 3/4 Selecció de personal Sentit qualitatiu de la paraula Garantir l’adeqüació (aptitud, actitud), sense perjudici de la polivalència Formació més adaptada Formació més orientada a necessitats reals Més diagnòstic i avaluació Tutoria (coaching,...) Participació dels equips humans a l’Organització Fer particips als RRHH dels objectius de la organització Participació dels equips humans en les decisions 3 vots 1 vots

Clarificació de rols: Separació entre professionals i polítics Per donar resposta a les demandes dels ciutadans/usuaris, hem de millorar / innovar en... 4/4 Clarificació de rols: Separació entre professionals i polítics Invertir en millores/innovacions i en valors Invertir en la Millora / Innovació Invertir en valors (Valors humanístics, posar-se en el lloc de l’altre, transparència, resultats, treball per Objectius) Adaptació a les diferències Gestionar les diferencies: Multiculturalisme, Diferents tipus de families Adaptar “Productes tipus” a entorns amb necessitats específiques Orientació al client Detecció de necessitats reals Facilitar la participació dels ciutadans L’Administració no sap, ni té cultura per a compartir decisions, debat: Les Administracions tenen experiència o no

Motivació i implicació del personal, mitjançant ... Resum dels aspectes en els que millorar/innovar de cara al futur, per tal de MOTIVAR i IMPLICAR als equips humans de les Administracions Públiques Al final de la sessió es va obrir un debat sobre el tema més votat: Motivació i Implicació del qual resumim les conclusions: - La Comunicació - El Treball en equip - L’Avaluació (amb objectius i possibles incentius) - La participació del personal en les decisions ... ...amb caps líders i facilitadors ... i amb un component ètic. Motivació i implicació del personal, mitjançant ...

Annex: Fotografies dels pannells