EL ROL DEL JEFE SANDRA M. HENAO H. Tutor CARLOS A. PEREZ R.   Tutor CARLOS A. PEREZ R. Universidad Manuela Beltrán Especialización Gerencia del Talento Humano, UMB Virtual Cajíca, Colombia 2013

¿QUIEN ES UN JEFE? Ser jefe es un rol que debe desempeñar toda persona que tiene gente a su cargo, sin importar el nivel jerárquico, es decir, independiente de si se trata de un director, un gerente, un coordinador, un supervisor, etc. El jefe tiene la responsabilidad de su propio trabajo y debe guiar a sus colaboradores en el suyo, debe lograr que se cumplan los objetivos de la organización y debe relacionarse diariamente con sus colaboradores, para ayudarlos y guiarlos en su crecimiento y desarrollo, personal y laboral.

Habilidades Generales: Habilidades Especificas: HABILIDADES DE UN JEFE Habilidades Generales: Habilidad Técnica Habilidad Conceptual Habilidad Interpersonal Habilidades Especificas: Emprendimiento de cambios Organización y Coordinación Manejo de información Predisposición al crecimiento y desarrollo Motivación y manejo de conflictos Resolución de problemas estratégicos

FUNCIONES DE UN JEFE SELECCIÓN DE COLABORADORES EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DELEGACIÓN DE TAREAS ALIENTO Y RECONOCIMIENTO COMUNICACIÓN ENTRE EL JEFE Y SUS COLABORADORES ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO DE COLABORADORES

Cargo para análisis OFICIO: Supervisor A Distribución JEFE INMEDIATO: Jefe de Comercializadora PERFIL ACADEMICO: Administrador de Empresas – Ingeniero Industrial o áreas afines EXPERIENCIA: Mínimo 2 años SALARIO: $2.250.000 JORNADA LABORAL: 8 Horas diarias (48 horas semanales) PERSONAS A CARGO: 35 Asociados OFICIOS QUE SUPERVISA: -Controlador de Despacho y Recibo -Facturadores -Auxiliares de Distribución LUGAR O ESTACION DE TRABAJO: Comercializadora Cali

SELECCIÓN DE COLABORADORES FUNCIÓN 1: El perfil para los cargos que están bajo la responsabilidad del Supervisor son exclusivamente definidos por el Departamento de Planeación. En la Organización se desarrollan dos tipos de procesos de selección Convocatoria Interna y Externa. Para convocatorias externas necesariamente se deben recibir hojas de vida remitidas por la Alcaldía de la zona (Exoneración de impuestos). Los procesos de selección se encuentran en un 55% centralizados desde la casa matriz en la Ciudad de Medellín. La Sección de Bienestar Social y Capacitación de la zona asume las siguientes acciones: Aplicación prueba psicotécnica, prueba técnica, revisión de antecedentes, autobiografía, y diligenciamiento de formato interno solicitud de empleo. Dentro de esta función, la única acción a cargo del Supervisor es el proceso de entrevista, frente al cual debe ser fortalecido mediante acciones como: Formación continuada: Ofrecida por la Organización - Autoformación Actualización permanente Ejercicios situacionales

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO FUNCIÓN 2: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Para la Organización a partir de 2.012 se denomina Valoración del desempeño El envío del instrumento de Valoración lo realiza la casa Matriz (Medellín) a través de correo electrónico. A través del tiempo se ha buscado afianzar el espacio y nutrirlo como un momento de verdad, dialogo, e interacción fluida. Con frecuencia hay afectación del Indicador de cumplimiento debido a que se diligencian y envían fuera del margen de tiempo establecido para dicho ejercicio El Supervisor es hábil en la detección de falencias y debilidades del colaborador, mas no lo es para inducir un cambio o modificación de comportamiento efectivo en el colaborador; no es asertivo en su manejo comunicacional (expresiones verbales, gestuales y corporales); y no hay involucramiento directo desde su rol de jefe y Lider en los planes de mejora y en los debidos seguimientos, debe haber corresponsabilidad al respecto. Dentro de esta función, el proceso debe ser fortalecido mediante acciones como: Aplicación de instrumentos y herramientas Desarrollar competencias comunicacionales asertivas Desarrollar la capacidad de realizar “preguntas inteligentes” Ejercicios situacionales

FUNCIÓN 3: DELEGACIÓN DE TAREAS Actualmente se encuentra habilitado por parte de Planeación el levantamiento de competencias para cada cargo, lo que genera que los manuales de función actuales no estén vigentes. La delegación de tareas, labores o funciones, directamente tendría que estar relacionada y alineada con el cargo, pero el déficit de personal para la ejecución de las tareas propias del cargo, deriva en que algunos trabajadores deban asumir nuevas tareas. No se cumple a cabalidad con el tiempo establecido para el entrenamiento en nuevos cargos o labores. Ocasionalmente se distribuyen labores de manera inequitativa, generando alteraciones en el ambiente laboral e influyendo en el comportamiento de los colaboradores. No hay retroalimentación permanente que contribuya con el enriquecimiento de la labor. Dentro de esta función, el proceso debe ser fortalecido mediante acciones como: Fortalecimiento del Rol de Jefe Profundización y aplicación de documentos internos (reglamento, procedimientos, instructivos, propios de la labor). Potenciar la toma de decisiones, autoridad y Liderazgo Desarrollar competencias comunicacionales asertivas

ALIENTO Y RECONOCIMIENTO FUNCIÓN 4: ALIENTO Y RECONOCIMIENTO Se cuenta con incentivos y reconocimiento monetarios (auxilio de vacaciones, prima de antigüedad, aguinaldo, entre otros). Desde que el esquema organizacional general no hay incentivos empresariales establecidos (salario emocional). El reconocimiento y exaltación por la labor bien ejecutada, parte de la voluntad y convicción personal del Supervisor. No se otorgan reconocimientos escritos, ni públicos, por nuevos aportes o ideas brillantes al proceso. Se movilizan sentimientos en el Supervisor tales como el temor que dichos halagos los haga ver como una persona sensible, siente que pierden su poder y posición frente al grupo, a su vez el egoísmo de reconocer que el que otro lo haga mejor que el. Dentro de esta función, el proceso debe ser fortalecido mediante acciones como: - Autoevaluación permanente Diseño y movilización de estrategias motivacionales Fortalecer el sentido de la confianza y la gratitud Desarrollar la capacidad del servicio y el aprendizaje puesto a beneficio del grupo Búsqueda de áreas de apoyos al interior de la Organización como Bienestar Social y Capacitación

COMUNICACIÓN ENTRE EL JEFE Y COLABORADORES FUNCION 5: Es un proceso fracturado, transversal y de afectación organizacional. No se es asertivo en su manejo comunicacional (expresiones verbales, gestuales y corporales). Se muestra despreocupación por ahondar en el ser humano que esta al lado como colaborador. Hay ausencia de correctivos por parte de la Alta Gerencia que induzca a un cambio de paradigma o de esquema de trabajo. No se da una comunicación fluida a todos los niveles, lo que genera en los colaboradores sentimientos de insatisfacción, relegación, aislamiento, entre otros No facilita la proposición de ideas, propuestas, proyectos y estrategias pos parte del personal. Dentro de esta función, el proceso debe ser fortalecido mediante acciones como: - Autoevaluación permanente Empoderamiento del Rol Trabajo continuado en fortalecimiento del SER, para obtener la coherencia ideal y ser visto como un ejemplo a seguir. Búsqueda de áreas de apoyos al interior de la Organización como Bienestar Social y Capacitación

ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO DE COLABORADORES FUNCION 6: No se otorga el tiempo establecido para el entrenamiento como lo expone la documentación interna del proceso. No se es flexible en la apertura de espacios formativos, académicos y de aprendizaje para la adquisición de nuevos aprendizajes o desarrollo de competencias. No se es analítico para apreciar las bondades de un Equipo de trabajo capacitado. Se muestra despreocupación por ahondar en el ser humano que esta al lado como colaborador. Dentro de esta función, el proceso debe ser fortalecido mediante acciones como: Profundización y aplicación de documentos internos (reglamento, procedimientos, instructivos, propios de la labor). Reconocimiento de los propios errores para ofrecer guía a quienes le rodean Afianzar los conocimientos propios del proceso y trascender de supervisión al trabajo colaborativo. Elaboración de herramientas o mecanismos que permitan validar en el quehacer cotidiano la aplicación de conocimientos. Introducir el concepto de coach en su quehacer como Supervisor.