Capacitación Capitulo 12 Idalberto Chavenato

Estudio de caso “Bioterápica Anfora, S.A.” Dentro de la mejor tradición burocrática, en diciembre de cada año la división de RH (DRH) de Biterapica Anfora S. A. enviaba a todos los gerentes una relación detallada de los cursos externos ofrecidos en el mercado para que escogiesen los más apropiados para los empleados y los introdujeran en la programación del año siguiente. La empresa destinaba una partida presupuestaria anual de 3% de su facturación para que el departamento de entrenamiento o adiestramiento. (DA) ejecutara las inversiones anuales de entrenamiento de personal. Cada gerente debía elaborar una relación de candidatos a los cursos externos, fijas las fechas establecidas y devolver la relación al DRH, se entero de que otras empresas estaban transformando el órgano de entrenamiento en un órgano de consultoría interna y de actuación estratégica. Silveira percibió que el DA de Anfora era solo un órgano operacional e intermediador que no tenia que ver con el entrenamiento, sino con papeles y asuntos rutinarios. En consecuencia, llego la conclusión de que se debía modificar con urgencia.

CAPACITACION Las empresas mas exitosas invierten mucho en capacitación para obtener un rendimiento garantizado. La capacitación no es un gasto sino una INVERSION

La capacitación Es un proceso de desarrollar cualidades en los recursos humanos, preparándoles para sean más productivos y contribuyan mejor al logro de los objetivos de la organización

1. Inventario de necesidades de capacitación que deben ser satisfechas 2. Diseño del programa de capacitación 3. Aplicación del programa de capacitación 4. Evaluación de los resultados de la capacitación

Factores que afectan la capacitación y desarrollo El apoyo de la Alta Gerencia El compromiso de los especialista y gerentes Los avances tecnológicos La complejidad de la organización Los principios del aprendizaje Otros procesos de la capacitacion

ETAPAS DE LA CAPACITACION Transmisión de información Aumentar el conocimiento de las personas Información acerca de la organización, sus productos/servicios y sus políticas y directrices, reglas y reglamentos y clientes. Desarrollar habilidades Mejorar habilidades y destrezas Preparar para la ejecución y la operación de tareas, manejo de equipamientos, máquinas y herramientas Desarrollar actitudes Desarrollar /modificar comportamientos: Cambio de actitudes negativas a actitudes favorables, de concienciación y sensibilización de las personas, los clientes internos y los externos Desarrollar conceptos Elevar el nivel de abstracción Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las personas a pensar en términos globales y amplios ETAPAS DE LA CAPACITACION

PROCESO DE LA CAPACITACION Necesidades por satisfacer Diseño de la capacitación Conducción de la capacitación Evaluación de los resultados Diagnóstico de la situación Decisión en cuanto a la estrategia Implantación o acción Evaluación y control Objetivos de la organización Competencias necesarias Problemas de producción Problemas de personal Resultados de la evaluación del desempeño Programación de la capacitación: A quién capacitar Cómo capacitar En qué capacitar Dónde capacitar Cuándo capacitar Conducción y aplicación del programa de capacitación por medio de: Gerentes de línea Asesoría de recursos humanos Por ambos Por terceros Monitoreo del proceso Evaluación y medición de resultados Comparación de la situación actual con la anterior Análisis de costo-beneficios

Diagnóstico de la situación Detección de necesidades Alcance de los objetivos de la organización, Determinación de los requisitos básico de la fuerza de trabajo Resultados de la evaluación del desempeño Análisis de problemas de personal Análisis de informes y otros datos.

Arhur J. Colddrick y Thomas P. Lyons. Necesidades de capacitación La diferencia entre el desempeño real y el requerido en determinadas área de actividad de la empresa, en la que el mejoramiento de la formación profesional constituye la manera más económica de eliminar esa diferencia Necesidades de capacitación Falta de conocimientos, habilidades manuales ya actitudes del personal relacionados con su puesto actual o futuro. Diferencia entre los conocimientos, habilidades manuales y actitudes que posee el personal y los que exigen su puesto actual o futuro.

Las necesidades de capacitación se dan en la siguientes condiciones: Se presenta en términos de puestos específicos en cuyo caso podría existir una necesidad de tipo educativo. Se vincula en los objetivos de la organización y en los del propio puesto, al cobrar dimensión de los estándares, con lo cual el desempeño por debajo de los niveles esperados significa problemas para la empresa o institución. Se traduce en conocimientos, habilidades ya actitudes, que podrán proporcionarse vía capacitación , cuando esto sea lo más económico.

Métodos empleados en el inventario de necesidades de entrenamiento Uno de los métodos consiste en evaluar el proceso productivo de la organización, localizando factores como productos rechazados, barreras, debilidades relacionadas con el desempeño de personas, costos laborales, etc.

Método para determinar las necesidades de entrenamiento es la retroalimentación directa de las personas sobre las necesidades de entrenamiento en la organización. Las personas informan clara y efectivamente que tipo de información, habilidades o actitudes necesitan para ejecutar mejor sus actividades.

Un tercer método incluye la visión de futuro Un tercer método incluye la visión de futuro. La introducción de nuevas tecnologías o equipos nuevos procesos para fabricar los productos o servicios de la organización, nuevos productos y servicios o desarrollo de los actuales productos y servicios son señales de que las personas deben adquirir nuevas habilidades.

El inventario de necesidades de entrenamiento se puede realizar en niveles de análisis: Análisis organizacional: a partir del diagnostico de la organización, verificar aspectos de la misión, la visión y los objetivos estratégicos que debe atender el entrenamiento. Análisis de los recursos humanos: a partir del perfil de las personas, determinar cuales son los comportamientos, las actitudes, los conocimientos y las competencias necesarios para que las personas contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

Análisis de la estructura de cargos: a partir del examen de los requisitos y especificaciones de los cargos, determinar cuales son las habilidades, destrezas y competencias que las personas deberán desarrollar para desempeñar adecuadamente los cargos. Análisis del entrenamiento: a partir de los objetivos y metas, que se deberán utilizar con criterios para evaluar la eficiencia y eficacia del programa de entrenamiento.

MAPAS DE LAS COMPETENCIAS Son el conjunto de propiedades en permanentemente modificación que deben ser sometidas a la prueba de la resolución de problemas concretos en situaciones de trabajo que entrañan ciertos márgenes de incertidumbre y complejidad técnica. Lo que implica que competencia no proviene de la aprobación del currículo. Sino de un ejercicio de aplicación de conocimientos en circunstancias criticas.

TIPOS DE COMPETENCIA Básicas o transversales: Son esenciales para el desarrollo vital del individuo Se dividen de acuerdo a los siguientes ámbitos: Intelectual/cognitivo (sentido critico) Interpersonal (liderazgo) De manejo y comunicación de la información De gestión (responsabilidad) De valores éticos Especificas: Se derivan de las exigencias de un contexto o trabajo concreto. De conocimientos Profesional Académico

Actualmente las organizaciones tienden a determinar, atendiendo a su entorno y su estrategia empresarial, cuales son las competencias que realmente producen un rendimiento superior, empleando para esto unas u otras técnicas

Indicadores de necesidades de entrenamiento Además de los métodos de inventario de necesidades, existen indicadores que señalan necesidades futura (a priori) y necesidades actuales que se Manifiestan en los hechos pasados (a posteriori). Indicadores a priori son eventos que, si ocurren, provocaran necesidades de entrenamiento futuras, fácilmente previstas, como: 1. Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados 2. Reducción del numero de empleados 3. Cambio de métodos y procesos de trabajo 4. Sustituciones o movimiento de personal 5. Premios, licencias y vacaciones de personal 6. Cambios en los programas de trabajo o producción 7. Modernización de los equipos y nuevas tecnologías 8. Producción y comercialización de nuevos productos o servicios

Indicadores a posteriori son los problemas provocados por necesidades de entrenamiento no atendidas aun, como: 1. Problemas de producción a) Baja calidad de producción b) Baja productividad c) Averías frecuentes en equipos e instalaciones d) Comunicaciones deficientes e) Elevado numero de accidentes de trabajo f) Exceso de errores y desperdicios g) Mal aprovechamiento del espacio disponible 2. Problemas de personal: a) Relaciones deficientes entre el personal b) Numero excesivo de quejas c) Mala atención al cliente d) Comunicación deficiente e) Poco interés en el trabajo

Diseño del programa de entrenamiento La segunda etapa del proceso, relacionada con la planeación de las acciones de entrenamiento, es el diseño del programa de entrenamiento. Después de diagnosticar las necesidades de entrenamiento, es necesario centrar la atención en esas necesidades mediante un programa integrado y cohesionado.

Programa de capacitación DISEÑO Programa de capacitación A quien capacita Cómo capacitar En que capacitar Dónde capacitar Cuándo capacitar Cuanto capacitar Quién capacitar

Quién debe ser capacitado Personal en capacitación o educandos Cómo capacitar Métodos de capacitación o recursos institucionales En qué capacitar Asunto o contenido de la capacitación Quién capacitará Instructor o capacitador Dónde capacitar Local de capacitación Cuándo capacitar Fechas y horarios de la capacitación Para que capacitar Objetivos de la capacitación

TECNICAS DE CAPACITACION Lectura, instrucción programada, instrucción por computadora. En razón del uso Orientadas al contenido Dramatización, entrenamiento de la sensibilidad, desarrollo de grupos Orientadas al proceso Estudio de casos, juegos y simulaciones, conferencias y diversas técnicas en el trabajo Mixtas En razón del tiempo (época) Antes de ingresar en la empresa Programa de inducción ó integración a la empresa Después del ingreso en la empresa Capacitación en el local o fuera del local En razón del local En el local de trabajo Capacitación en tareas, rotación de puestos, enriquecimiento de puestos Fuera del local de trabajo Clase, películas, paneles, casos, dramatizaciones, debates, simulaciones, juegos

Implementación o acción Realización de la capacitación Aplicación de los programas por parte del consultor, el supervisor de línea o una combinación de los dos.

PROMOCION Y EJECUCION Su actividad es la implementación de proyectos en el microsistema de la empresa, desarrollando así mismo, las funciones de promoción, negociación y asistencia técnica, respecto al inicio, avance y mantenimiento de cada proyecto. También y de modo relevante mantiene un estrecho contacto con el subsistema de planeación y evaluación. Proporcionando sistemáticamente retroalimentación acerca del avance de cada proyecto

Evaluación de los resultado de capacitación Evaluación y control Evaluación de los resultado de capacitación Seguimiento comprobación o medición. Comparación de la situación actual con la situación anterior

Principales medidas para evaluar la capacitación COSTO: Cual ha sido el monto invertido en el programa de capacitación CALIDAD: Qué también cumplió las expectativas SERVICIO: Satisfizo las necesidades de los participantes o no RAPIDEZ: Qué tan bien se ajustó a los nuevos desafíos que se presentaron RESULTADOS: Qué resultados ha tenido

EL RENDIMIENTO DE INVERSION (ROI) Significa el valor que la capacitación agrega a la organización en términos de rendimientos sobre la inversión realizada. MAYOR RESULTADO El programa de capacitación tiene impacto en los negocios de la empresa y agrega valor a la organización, el cliente y el mercado. DESEMPEÑO El programa de capacitación provoca cambios en el comportamiento del aprendiz en el trabajo. Hay una transferencia de lo aprendido al lugar de trabajo y a la actividad del aprendiz. Impacto de la capacitación APRENDIZAJE El programa de capacitación provoca cambios en el conocimiento, las habilidades y las actitudes de aprendiz y mejora sus competencia personales . REACCION DEL APRENDIZ El programa de capacitación provoca satisfacción y mejora la actitud del aprendiz y predispone a futuras acciones planificadas de nuevos conocimientos, habilidades y actitudes MENOR

Medición de la capacitación En las empresas mexicana la capacitación se mide de manera cuantitativa Horas Hombre Capacitación Se obtiene Horas formación “x” No. de personas que reciben la formación “entre” personal de plantilla. No se mide de manera cualitativa para saber: Cambio real de conocimientos Nuevas actitudes de personal Nivel de apretura de aprendizaje Mejoramiento en los niveles de calidad de vida Incremento de productividad Mayor integración da la empresa

Tendencias de la capacitación El aprendizaje como estrategia empresarial El e-learning La capacitación como consultoría del desempeño Los lideres están concediendo gran valor al estilo coaching El papel del especialista en capacitación y desarrollo se está modificando