REVISIÓN DIRECTIVA DEL SGC Jun 2010

ORDEN DEL DÍA Acuerdos de la Alta Dirección Política y Objetivos de Calidad Retroalimentación de los clientes Funcionamiento de los procesos y conformidad del producto Estatus de acciones correctivas y preventivas Cambios que podrían afectar el SGC Recomendaciones y Oportunidades para la mejora Resultados de Auditoría

1. Acuerdos de la Alta Dirección SESIÓN FECHA TEMA ACUERDOS CONCLUIDOS PENDIENTES 01 09-dic-08 Revisión directiva del SGC. Enfoque principal: Indicadores y Satisfacción de Usuarios 6   02 28-ene-09 Revisión directiva del SGC. Enfoque principal: Preparación para auditoria de certificación 4 03 13-feb-09 Revisión directiva del SGC. Enfoque principal: Atención de las No Conformidades de auditoria de certificación 04 27-abr-09 Revisión directiva del SGC. Enfoque principal: Revisión y atención de las Observaciones de auditoría de certificación 3 05 13-jul-09 Revisión Directiva del SGC. Enfoque principal: Hallazgos de 2da. Auditoría Interna 2 06 14-dic-09 Revisión directiva del SGC.. Enfoque principal: Transición de la Norma ISO 9001:2000 a la versión 2008 19 8 11 TOTAL 38 27  11

1.1 Acuerdos sin Concretar Que en las reuniones internas de las UA´s se inicie comentando los conceptos con el fin de obtener comentarios de modificación o ratificación o bien, se incluyan en el inicio de toda presentación. Que los comentarios vertidos por los Servidores públicos sean remitidos a la RD para someter los cambios a la Alta Dirección. Que en las computadoras en su inicio, desplieguen los conceptos, para tal efecto, pedir al área de informática, realizar la coordinación y supervisión y apoyar al usuario cuando sea solicitado. (piso 1, 2 y Regiones). Incluir en la próxima presentación de Satisfacción de clientes el universo de muestra de USUARIOS de cada proceso, con el fin de comparar con el número de encuestas contestadas; Reunirse la RD con el Coordinador General de Planeación para identificar una primera aproximación de componentes, metas e indicadores entre los insumos de planeación y organización (SGC). Inclusión de Servidores Públicos en procedimientos documentados;

1.2 Acuerdos que implican un replanteamiento La alta dirección acordó como una mejora a la eficacia del sistema, evidenciado en los resultados de satisfacción de usuarios que quede separada la evaluación de la persona y del proceso, respecto del producto. En este sentido, generar dos evaluaciones diferentes, con una temporalidad mensual para el caso de “persona y proceso” y, dispar en las fechas en que se considera la conclusión del PRODUCTO de cada proceso. Que esta propuesta sea presentada a la brevedad posible, previa a la siguiente aplicación. Que la conformidad del producto se mida en forma separada a la evaluación que realiza la Comisión de Estadística, para tal efecto, provocar reuniones con dueños de procedimientos entre RD-Comisión-dueño de procedimientos. Al evaluar la metodología de la Comisión de Estadística, se encontró que ésta ya contemplaba, desde inicio, la separación de Persona, Proceso y Producto. Por lo anterior, el acuerdo no implica realizar ninguna acción.

Continuación Que el seguimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora sea uno de entre varios puntos a tratar entre las reuniones sistemáticas de la RD-dueños de procesos, procedimientos integrados en UA´s. Que otro punto a tratar sea la identificación de ACCIONES PREVENTIVAS. Que otro punto a tratar sea la identificación de ACCIONES PREVENTIVAS. Que en lo subsecuente, las revisiones directivas sean trimestrales, en tanto en las revisiones con dueños de procedimientos se ofrezcan productos para todos los elementos de entrada en el requisito 5.6.2 de la norma. Que las revisiones directivas estén orientadas a la “toma de decisiones”, por lo que se sugiere que los dueños de procedimientos sean quienes presenten el resultado de la mejora en la eficacia del SGC; la mejora del producto y las necesidades de recursos con el fin de atender el requisito 5.6.3 (resultados de la revisión).

2. Política de calidad Redacción cuyo acrónimo exprese por si mismo LA RAZON DE SER DE LA SEPLAN, que como propuesta de la Representante de la Dirección sería la palabra RUMBO. "La Secretaría de Planeación define las estrategias para el desarrollo del estado de Jalisco, Resultado de una planeación Universal con Mandato en ley, en coordinación y participación Bilateral con las Organizaciones que componen el estado, con el compromiso de cumplir con calidad las expectativas de usuarios en una mejora continua".

2. Objetivos de calidad Tras una revisión de los objetivos se concluyó que el 1, al parecer está enfocado a la Gran Alianza y los objetivos 2 y 4 se pudieran fusionar. Incrementar  la  participación  de  los ciudadanos para el desarrollo de todas las regiones de Jalisco. Coordinar esfuerzos para la planeación y evaluación del desarrollo de Jalisco. Coordinar y transparentar el  sistema  de  información estratégica del Estado de Jalisco. Hacer de la  planeación y evaluación un factor fundamental para la competitividad  y  el  desarrollo   integral  del estado.   Mejorar el clima laboral y elevar  las competencias del personal  en  el  marco  de  un  Sistema  de Gestión  de  Calidad.

3. Retroalimentación de los clientes Ver TABLERO Nota: sólo se han levantado 11 acciones derivadas de las evaluaciones de satisfacción: CGP, DGA, DGV, SP.

4. Funcionamiento de los procesos y conformidad del producto Ver TABLE Nota: sólo se han levantado 20 acciones derivadas de incumplimientos de indicadores: DGV, SP, DGA y DGEC.

5. Estatus de acciones correctivas y preventivas Ver TABLERO Nuevo Tablero de Control de Acciones

6. Resultados de auditoría A la fecha se encuentran levantadas todas las acciones a partir de los hallazgos de la última auditoria, y solventada al 100% la No Conformidad de Competencias del Personal (derivada de la Auditoria de Recertificación). Próxima auditoría interna: Octubre de 2010

7. Cambios que podrían afectar al SGC Políticas de Austeridad (Disminución de recursos disponibles para Capacitación, Auditorias Externas, Actualización). Actualización del Plan Institucional. Emisión de Fichas POA con base en Procesos del SGC y no en Unidades Administrativas.

8. Recomendaciones y oportunidades de mejora Mejora en Procesos Mejora en Servicios Prestados Mejora en Herramientas de Seguimiento y Medición (Nuevos Tableros).