SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES

Presentación del tema: "SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES"— Transcripción de la presentación:

1 SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 23 de septiembre de 2008 SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES

2 TABLA Introducción ( Auditoria de Pre-certificación)
Política de Calidad (propuesta) Objetivos (propuesta) Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos Retroalimentación con el Cliente Resultados de las Auditorías Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas Cambios que podrían afectar al SGC Recomendaciones para la Mejora Evaluación de Proveedores

3 Auditoria de Pre-certificación (28 – 29 de agosto de 2008)
Situaciones detectadas: (3 Observaciones) Se observó que la acción correctiva descrita en el registro de No Conformidad Nº 41 no está vinculada al análisis de causa descrito en dicho documento. Los objetivos de la calidad observados (5) están vinculados en su mayoría a requisitos normativos y no representan el anhelo que la organización quiera alcanzar en el corto, mediano o largo plazo. En la política de la calidad observada no queda claramente establecido si es adecuada al propósito de la organización ya hace referencia a la misión y objetivos estratégicos los cuales no se explicitan en dicho documento.

4 Política de Calidad.

5 Objetivo de Calidad.

6 Propuesta 1. Política de Calidad “ El Subsecretario de Transportes, en su calidad de Jefe de Servicio, asume el compromiso de generar mecanismos para incentivar sistemas de transportes eficientes que permitan conectar el país, de modo de contribuir con el desarrollo económico y mejorar las condiciones de vida y conectividad de los ciudadanos, sin discriminación de sexo, edad y lugar que habita. Para esto,  sus esfuerzos estarán orientados a desarrollar y asegurar las competencias del personal, generar procesos y procedimientos transparentes hacia la comunidad, orientados a optimizar los recursos existentes y por sobre todo a generar y asegurar las instancias de diálogo y participación de la ciudadanía hacia esta cartera de Estado”.

7 Propuesta 1. Objetivo de Calidad
Mantener un sistema de Gestión de calidad eficaz y transparente orientado a desarrollar una cultura de servicio, comunicación y atención preferente a nuestros clientes internos y externos. Sub-objetivos: Cultura de servicio: evaluación de satisfacción cliente – evaluación de canales de atención – medición de clima laboral Comunicación: desarrollo de acciones hacia la comunidad y acercamiento al SGC Atención Preferente a clientes internos y externos: considerar la identificación de necesidades y el porcentaje que son abordadas (tanto de clientes internos como externos).

8 Propuesta 1. Objetivo de Calidad
Gestionar las competencias e idoneidad de nuestro personal, mejorar los ambientes laborales, así como, asegurar procesos y procedimientos transparentes y eficientes que permitan contribuir al mejoramiento continuo. Sub-objetivos: Gestionar competencias e idoneidad del personal: disminución de brechas de capacitación, eval. de desempeño y retroalimentación. Mejora espacios laborales: provisión de recursos desde la dirección. Procesos y procedimientos: trabajo proactivo con proveedores – transparencia de nuestros procedimientos- identificación de falencias y planes de trabajo para superarlas.

9 Propuesta 2. La Subsecretaría de Transportes apoyará su misión implementando y desarrollando un Sistema de Gestión de Calidad para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, orientando sus procesos y procedimientos al mejoramiento continuo, a la disposición permanente hacia sus clientes internos y externos, a la gestión eficaz y transparente de ellos, a la promoción de las competencias del personal. La Subsecretaría de Transportes difundirá  entre su personal los principios que se establecen en esta política de calidad.

10 Propuesta 3. El Subsecretario de Transportes, en su calidad de Jefe del Servicio, se compromete y asume el compromiso de liderar el desarrollo, funcionamiento y aseguramiento de la calidad en los sistemas del PMG, marco avanzado; implementación, mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de Calidad de la Subsecretaría de Transportes. Por ello declara su compromiso en: Mantener un Sistema de Gestión de Calidad eficaz y transparente, orientado en desarrollar una cultura de servicio, comunicación y atención preferente a nuestros clientes internos y externos. Trabajar proactivamente con nuestros proveedores, a efectos de disponer de información actual y oportuna. Gestionar procesos y procedimientos en forma permanente para el mejoramiento continuo, y asegurar las competencias e idoneidad de nuestro personal, la mejora de los ambientes laborales, con la aplicación de una estrategia que permita gestionar los riesgos asociados a nuestro quehacer. La Subsecretaría de Transportes difundirá entre su personal los principios que se establecen en esta política de calidad.

11 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos.
Sistema de Planificación Control y Gestión MEDICION INDICADORES DE GESTION EVALUACIÓN CONTROL PROCESO DE EVALUACIÓN ESTADO Puntaje promedio de satisfacción del cliente según encuestas recibidas por sistema Anual Feb-08 Evaluación Satisfacción Cliente Interno - Externo Cliente Interno IG: 3.74 Cliente Externo IG: 3.67 Porcentaje de encuestas respondidas en plazo IG: 9/10=90% IG: 1/1= 100%

12 Sistema de Capacitación: Medición y controles Anuales
Sistema de Capacitación: Medición y controles Anuales. (A la fecha no hay mediciones del 2008). Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: A la fecha solamente hay medición de 2 indicadores de gestión de los procedimientos. MEDICION INDICADORES DE GESTION EVALUACIÓN CONTROL PROCESO DE EVALUACIÓN SISTEMA (Compras realizadas - compras planificadas/Compras planificadas) * 100 Anual Mensual Planificación Anual de Compras Feb 33% Marzo 100% Abril 100% Mayo 100% Junio 0% (Nº de Ordenes de Compra por Trato Directo / Nº total Ordenes de compra ) *100 Trimestral Proceso de Compra y Contratación Pública Enero - Marzo 4,4% Abril - Junio 3,9% Nota: el resultado del indicador N°1 indica el % de desviación Sistema Integral de Atención de Cliente(a)s, Usuario(a)s y Beneficiario(a)s: Medición y controles Semestrales. (A la fecha no corresponde medición).

13 Retroalimentación con el Cliente.
Sistema de Capacitación: (Noviembre 2008). Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: (Clientes internos Nov 2008) Evaluación satisfacción Clientes Externos Marzo 2008: Evaluación Buena. Sistema Integral de Atención de Cliente(a)s, Usuario(a)s y Beneficiario(a)s:A : Clientes internos Mayo 2008: Evaluación Buena Evaluación satisfacción Clientes Externos Marzo 2008: Evaluación Buena. Sistema de Planificación Control y Gestión : Evaluación satisfacción Clientes internos febrero 2008: Bueno. Evaluación satisfacción Clientes Externos febrero 2008: Bueno.

14 Resultados de las Auditorías
Auditoria de Calidad al SPCG: 12/08/2008 Situaciones Detectadas: Mayor 1 (Respaldos de propiedad del cliente). Menores 7 (Desactualización de la Intranet, desconocimiento de los procedimientos de parte de los proveedores). Observaciones 26 (capacitación sobre el Sistema). Auditoría de Calidad al SC: 02/09/2008 Situaciones Detectadas: Mayores 2 (incumplimiento de requisitos). Menores 5 (falta de registros y su inadecuada mantención/actualización). Observaciones 10 (retroalimentación al CBC).

15 Temática más recurrente por Sistemas dentro de las Auditorías

16 Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas
Acuerdos Responsable/Plazos Estado 1. Realización de una Revisión por la Dirección no planificada antes de la auditoría de Pre-certificación Coordinación de Calidad Fecha: 3° semana de agosto Se modifica planificación para el 23/09/2008 2. Propuesta de incorporación de los Programas al Sistema y posible incorporación de la Divisiones y Transantiago. Representante de la Dirección Ximena Miranda Propuesta de Incorporación al Marco de Calidad 3. Envío de dos semanas antes de la realización de la Revisión de Octubre para que envíen propuestas de modificación de la política. Se enviará propuesta de Política dos semanas antes de la realización de la Revisión de Octubre para aprobarla.

17 Cambios que podrían afectar al SGC.
Auditoria de Certificación: 25 – 26 de Septiembre Marco de Calidad El Servicio debe resolver si se incorpora voluntariamente el año 2009 al Marco de Calidad del PMG, lo que implica generar un Sistema de Gestión de Calidad Unificado, que además de los sistemas de soporte incluye a los procesos del negocio (Productos Estratégicos), con alcance nacional. (Ver presentación)

18 Recomendaciones para la Mejora
Retroalimentación de parte de la DAF, sobre el presupuesto asignado para el SGC.

19 Evaluación de Proveedores
Todos los sistemas realizaron las evaluaciones en el plazo, con la retroalimentación correspondiente a cada proveedor informando la calificación obtenida y actualizando los listados de proveedores tanto internos como externos. Se incorporó dentro del Sitio de intranet, un espacio en donde se informan los proveedores correspondientes a cada sistema.

20 FIN