Taller Organización de Procedimientos Administrativos

Preguntas introductorias En su lugar de trabajo ¿existen procedimientos establecidos? Si existen ¿en que consisten? ¿estan escritos? ¿son accesible? Si no existen ¿Cómo se sabe como realizar las tareas rutinarias? Si no existen ¿de quien es la responsabilidad de que no existan?

Introducción: El Proceso administrativo

La Planificación Consiste en seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es de la elección de cursos de acción futuros a partir de diversas alternativas.

La Planificación Existen varios tipos de planes, los cuales van desde los propósitos y objetivos generales, hasta las acciones mas detalladas por emprender.

La Planificación: Herramientas PROPÓSITOS O MISIONES: Se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de esta. OBJETIVOS O METAS: Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. ESTRATEGIAS: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.

Introducción: El Proceso administrativo POLÍTICAS: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. PROCEDIMIENTOS: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividad

Diseño de procedimientos Administrativos Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guías de acción más que de pensamiento

Diseño de procedimientos Administrativos Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función concreta realizada dentro de una empresa.

Diseño de procedimientos Administrativos Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades específicas para la realización de ciertas metas bien definidas. Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más frecuentes en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se dan en los niveles más altos

Diseño de procedimientos Administrativos Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

Diseño de procedimientos Administrativos Un procedimiento es: La descripción de cómo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quién, como por ejemplo: Un conjunto de instrucciones específicas para procesar órdenes de compra. Otro ejemplo: Todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa

Procedimientos: Características 1.- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular. 2.- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática 3.- Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones

Procedimientos: Importancia Son importante ya que: -Establecen el orden lógico que deben seguir las actividades. -Promueven la eficiencia y la optimización. -Fijan la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo

Procedimientos: Beneficios -El aumento del rendimiento laboral -Permite adaptar las mejores soluciones para los problemas -Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización

Procedimientos: Estructura Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera: - Identificación: Este titulo contiene la siguiente información; Logotipo de la organización, Denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. - Lugar y fecha de elaboración. - Numero de revisión.

Procedimientos: Estructura -Unidades responsables de su revisión y/o autorización -Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento. -Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización. -Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Procedimientos: Estructura - Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos. -Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. -Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los procedimientos.

Proceso para Diseño de Procedimientos La finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modo. La necesidad de garantizar una regla rígida para la uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene su razón de ser en algunos motivos fundamentales:

Proceso para Diseño de Procedimientos a) Asegurarse de que sean respetadas las políticas del organismo. b) Reducir errores operativos. c) Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiadas rápidas. d) Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional. e) Reducir el período de capacitación de los nuevos empleados. f) Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos.

Proceso para Diseño de Procedimientos 1.Inventario de Procedimientos 2.Selección de Procedimientos 3.Recolección y Estudio de la Información 4.Diseño de Procedimientos