FUNDAMENTOS DE PLANEACION Y ORGANIZACIÓN ACTIVIDAD 3 ¡GRUPO 2! Blanca Ocampo Fernando Hernández Ronald Silva Jesús Vera Carlos Estupiñan Christian Duran

Misión y la Visión VISION MISION UNIFER S.A UNIFER S.A busca incrementar los servicios de comercialización, reposición y mantenimiento de iluminación, eléctricos y ferretería a nivel local. UNILIGHT  como marca especializada en iluminación, aspira  aumentar su reconocimiento en el mercado nacional en la solución de proyectos. MISION UNIFER S.A presta servicios de comercialización, reposición y mantenimiento de iluminación, eléctricos y ferretería; representando marcas nacionales e internacionales, garantizando una solución integral a las necesidades de sus clientes. UNILIGHT   provee asesoría, diseño e instalación de proyectos. 

¿LOS TRABAJADORES ESTAN COMPROMETIDOS CON LA MISION Y LA VISION? El personal de Unifer se siente comprometido con el crecimiento de la empresa y con el ingreso de nuevos clientes. Están dispuestos a brindar las mejores soluciones a sus clientes y convertirse en un referente en el mercado nacional. Sin embargo, los trabajadores creen que la misión y la visión de la empresa también deben estar enfocados a sus empleados y no solo a sus clientes. Preocuparse por mejorar las condiciones que se les brindan, para que así los trabajadores puedan brindar mejores soluciones a los clientes.

¿Cuantos y cuales tipos de planes posee la empresa? ¿Qué es un plan organizacional? Es un conjunto de objetivos formado por un plan de acción para conseguirlo. Los pasos necesarios serán técnicos y con procesos definidos.

Tipos de planes administrativos Planeación Estratégica: Es el logro de los objetivos institucionales. -Decide los objetivos de una organización - fija la adquisición de recursos a utilizar - Sus políticas institucionales - Concibe a la empresa como un todo. Planeación Táctica: Esta se basa en cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas -Busca hacer mas efectivo el empleo de recursos que se aplican para conseguir objetivos específicos. Planeación Operativa: Es la asignación previa de tareas que se deben realizar por parte de cada una de las personas en su unidad operativa. Se forma con 4 puntos: ¿A donde se pretende llegar? ¿Qué debe hacerse? ¿Cómo debe hacerse? ¿En que orden?

¿Cuantos y cuales tipos de planes posee la empresa UNIFER Y UNILIGHT S ¿Cuantos y cuales tipos de planes posee la empresa UNIFER Y UNILIGHT S.A Planeación estratégica: UNIFER S.A. tiene claro su objetivo y su fin que está plasmado en su misión. Tiene una Visión. Para conseguir Recursos UNIFER S.A. aplica el uso de   Información, análisis y sugerencias de ejecución presupuestal y necesidades de recursos. Tiene definida sus políticas.

Planeación Táctica: UNIFER S.A. Asigna tareas específicas a cada una de las áreas de la compañía, planifica para que sea mas efectivo el uso de los recursos con los que se cuenta. Para hacer esto posible el departamento de Gestión contable y financiera,  Verifica y Analiza información para la toma de decisiones.

Planeación Operativa: UNIFER S.A. Da la asignación concreta de actividades y tareas que deben realizar cada una de las personas que en ella trabajan. Un ejemplo de ello es el “Gerente General” dentro de sus funciones está: Planificar, dirigir, organizar, controlar, coordinar, analizar, calcular y tomar decisiones sobre los procesos administrativos y operativos de la organización.

Objetivos de cada área funcional GESTION DE CALIDAD: Mejorar la eficacia de cada uno de los procesos, la ejecución presupuestal , aumentar la satisfacción de los clientes, la Competencia del personal, Afianzar las relaciones con los proveedores, Mantener la actualización tecnológica, Maximizar la rentabilidad GESTION GERENCIAL: Planear y suministrar las directrices; y asignar los recursos necesarios para mantener y mejorar el sistema de gestión, con el propósito de lograr eficacia y satisfacción de los clientes. GESTION COMERCIAL: Fidelizar y satisfacer los clientes existentes y atraer nuevos, a través de la aplicación de encuestas de satisfacción e implementación de acciones para mitigar la causa de las quejas y reclamos.

GESTION DE PROYECTOS: Aumentar la satisfacción del cliente, con la entrega cumplida de las cotizaciones de diseño y los proyectos asignados. GESTION TALENTO HUMANO: Analizar y aprobar las solicitud de personal, Apoyar y participar en los procesos de selección. (Necesidades de personal idóneo y competente). GESTION DE MANTENIMIENTO: Gestionar y controlar un cronograma de mantenimiento de equipos en donde se involucra a todos los equipos que afectan la calidad del producto / servicio; y la capacidad de los procesos. GESTION DE COMPRAS: Afianzar las relaciones con los proveedores, con el fin de generar alianzas estratégicas que favorezcan al cliente y permitan el cumplimiento y satisfacción del mismo.

GESTION DE ALMACEN: Establecer métodos apropiados para autorizar la recepción y el despacho desde las zonas de almacenamiento. Verificar el estado de las mercancías, insumos de trabajo y productos almacenados. (Revisiones Rutinarias). GESTION DESPACHOS Y TRANSPORTE: Coordinar cada etapa del proceso, desde su recepción hasta la entrega del producto al cliente final, utilizar los métodos y medios necesarios para prevenir daños o deterioros en mercancías, insumos, productos en proceso (ensambles) y terminado. GESTIÒN CONTABLE Y FINANCIERA: Informar, analizar y sugerir acciones de ejecución presupuestal y necesidades de recursos. (Verificar y Analizar información para la toma de decisiones)

¿Quién ejerce en la empresa escogida los tres tipo de Planeación? GERENTE GENERAL Función: planificar, dirigir, organizar, controlar, coordinar, analizar, calcular y tomar decisiones sobres los procesos administrativos y operativos de la organización. Procesos de planificación: 1. Gestión gerencial 2. Gestión comercial 3. Gestión de proyectos GERENTE COMERCIAL Y CALIDAD Función: planificar, ejecutar y controlar las actividades comerciales, con el fin de fidelizar los clientes existentes y atraer nuevos, logrando LOS OBJETIVOS FIJADOS desde la gerencia general para aumentar la participación y la consolidación en el mercado. Así mismo, garantizar la implementación, desarrollo, sostenimiento y mejora del sistema de gestión basado en la norma iso 9001. Procesos de planificación: 1. Gestión comercial 2. Gestión de calidad 3. Gestión de despachos 4. Gestión de almacén

P L A N E C I O S T R G GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Función: Coordinar, programar y controlar: • actividades contables y financieras de acuerdo con la normatividad vigente • actividades de la gestión de talento. • actividades de la gestión de compras tanto nacionales como importaciones y; • las diferentes actividades de carácter administrativo. Procesos de planificación: 1. Gestión de compras 2. Gestión contable y financiera 3. Gestión talento humano DIRECTOR DE PROYECTOS Función: Planificar, ejecutar y controlar los proyectos de iluminación, de tal manera que se cumpla con los requisitos del cliente, técnicos e internos. Procesos de planificación: 1. Gestión de proyectos 2. Gestión comercial

P L A N E C I O T JEFE COMERCIAL Función: desarrollar las labores comerciales de acuerdo con la planificación definida por la gerencia comercial, de tal forma que se cumplan los objetivos fijados y se logre la satisfacción de los clientes. Procesos de planificación: 1. Gestión de despachos 2. Gestión de almacén JEFE ALMACEN Y DEPACHOS Función: supervisar y controlar los procesos de recibo, inspección, almacenamiento, inventario, ensamble, embalaje, despachos y transporte; y custodia de materiales, insumos y equipos adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; con el fin de mantener los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organización. Procesos de planificación: 1. gestión comercial 2. gestión de compras

P L A N E C I O T JEFE DE COMPRAS Función: Planificar, asegurar y controlar las actividades de compras nacionales que garanticen los suministros de manera oportuna, que cumplan los requisitos establecidos y según los valores presupuestados. Procesos de planificación: Gestión de compras JEFE TALENTO HUMANO Función: Gestionar el reclutamiento, la selección, inducción, entrenamiento, evaluación, formación y desarrollo del personal para lograr los objetivos planificados y el enfoque del negocio. Procesos de planificación: Gestión talento humano

P L A N E C I O R T V ASESOR COMERCIAL Función: Desarrollar las labores comerciales y de ventas, de acuerdo con la planificación definida por la gerencia y la jefatura comercial , con el fin de fidelizar los clientes existentes y atraer nuevos, de tal forma que se cumplan los objetivos fijados y se logre la satisfacción de los clientes. Procesos de planificación: Gestión comercial ASISTENTE DE ALMACEN Y ENSAMBLE Función: Apoyar las labores de recibo, inspección, almacenamiento, inventario, ensamble, embalaje y despachos; y custodia de materiales, insumos y equipos adquiridos, revisando y organizando los mismos; con el fin de garantizar un servicio eficiente a la organización y a los clientes. Procesos de planificación: 1. Gestión de despachos 2. Gestión de almacén

METODOS Y TECNICAS DE PLANEACION EN LA EMPRESA Manuales de objetivos y políticas: Los manuales facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, son un instrumento de comunicación. Diagrama de proceso y de flujo: Es una representación grafica de los pasos que se siguen para realizar determinado proceso. Nos permite analizar, explicar y mejorar un proceso. Graficas de Grant: El proceso de gestión de la calidad soportado por los diferentes gerentes, directores y jefes, son responsables de realizar el seguimiento y medición de cada uno de los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con la política de calidad y los objetivos de calidad. Seguimiento y medición del producto o servicio: La empresa realiza la actividad de seguimiento y medición del producto de acuerdo con lo definido en el los Procedimientos de “Gestión de Proyectos”, “Gestión de Compras” y “Gestión de Despachos”. . En los manuales se especifican la totalidad de las funciones y procedimientos en la organización, así los trabajadores se podrán guiar de estos manuales, además de conocer la misión, visión, ética y políticas de la empresa. Los diagramas de flujo nos indican: Dónde comienza el proceso. Todas las actividades que se realizan. Todas las tomas de decisiones que se hacen. Tiempos de espera. Cuáles son los resultados. Dónde termina el proceso

MAPA DE PROCESOS

Expectativas del cliente frente a lo que espera de nuestro producto. Direccionamiento estratégico Auditorias de calidad; eficacia de las acciones de mejora. Requisitos que piden los clientes Compras de productos o servicios para desarrollar las actividades prestadas Diseño y desarrollo de las instalaciones Ensamble trasporte y entrega a tiempo Expectativas cumplidas; satisfacción de las partes interesadas. CONT. Contabilidad, presupuesto, tesorería y cartera. TH Selección, capacitación, contratación, desarrollo, formación, bienestar, nómina. ALMCN Recepción, inspección y almacenamiento Cuando todas las partes de la empresa se interrelacionan formando un equipo de trabajo , se llega a este objetivo ya establecido, uno de los mas importantes.

¿Cómo se desarrolla el proceso de toma de decisiones? GERENTE COMERCIAL GERENTE GENERAL Las decisiones tomadas por el Gerente Comercial son intuitivas, pero siempre van ligadas a una decisión lógica y racional de Gerente General, que es quien tiene la experiencia y el conocimiento del mercado.

UNIFER UNILIGHT está estructurada como una organización funcional, su estructura orgánica se encuentra dividida y planeada racionalmente y diferencia la integración de los departamentos de acuerdo a sus funciones (comercial y calidad – Administrativa y financiera).

La división orgánica de la empresa comprende subdivisiones claramente establecidas según la actividad a realizar por cada departamento (comercial, almacén y despachos, compras, talento humano y contaduría), de esta manera se tiene un control más eficiente sobre las actividades a desarrollar y un número limitado de integrantes para supervisar por cada área operativa.