GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

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1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

2 GA.1.1 GA.1 GA.1.2 GA.1.3 GA GA.1.4 GA.2 GESTIÓN DE COMPRAS
SELECCIÓN DE PROVEEDORES GA.1.1 GA.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS GA.1.2 GESTIÓN DE COMPRAS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES GA.1.3 GA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES GA.1.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GA.2 CONTROL DE AGENCIAS

3 GA.3.1 GA.3.2 GA.3 GA.3.3 GA GA.3.4 GA.3.5 GA.4.1 GA.4 GA.4.2 GA.4.3
VINCULACIÓN DEL VEHÍCULO GA.3.1 DESVINCULACIÓN DEL VEHÍCULO GA.3.2 GA.3 VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE VEHÍCULOS TRASPASO DEL VEHÍCULO SIN CAMBIO DE EMPRESA GA.3.3 CONTROL Y ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DE VEHICULOS GA GA.3.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA TRAMITE DE RENOVACION DE TARJTAS DE OPERACION GA.3.5 ASISTENCIA TÉCNICA A AGENCIAS GA.4.1 GA.4 SOPORTE TÉCNICO DE SISTEMAS MANTENIMIENTO PREVENTIVO E INVENTARIO TECNOLÓGICO GA.4.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO GA.4.3

4 ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS GA.5.1 ADMINISTRACIÓN DE CLAVES DE ACCESO A APLICATIVOS GA.5 GA.5.2 ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Y BASES DE DATOS ATENCIÓN A SOLICITUDES DE APLICATIVOS GA.5.3 GA ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS GA.5.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PAGINA WEB GA.5.5 GA.6 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE REDES Y COMUNICACIONES ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE RED (INTERNET) GA.6.1

5 RESPONSABLE ALCANCE OBJETIVO INDICADOR RECURSOS CRÍTICOS HERRAMIENTAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO ALCANCE Inicia con la adquisición y/o contratación de bienes y servicios su administración y control de los mismos para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades administrativas y operativas de la empresa y la prestación del servicio; Vinculación, administración y desvinculación de vehículos para la prestación del servicio, OBJETIVO Suministrar de manera oportuna y adecuada bienes y servicios; gestionar y administrar la infraestructura física, vehículos, , proporcionando los recursos necesarios para el desarrollo institucional, asegurar la disponibilidad, actualización tecnológica, innovación y operación de los recursos y servicios tecnológicos. INDICADOR Ver Tablero de Indicadores REQUISITOS DOCUMENTOS Leyes, Reglamentos, Normas: Ver Matriz de Requisitos legales Normas Iso 9001: numerales 4.1; 6.3; 7.4; 7.6, Caracterización de subprocesos RECURSOS CRÍTICOS HERRAMIENTAS Recursos Humanos Recursos Tecnológicos Recursos Financieros Recursos de Infraestructura Parque automotor actualizado Base de datos de proveedores

6 PROVEEDOR ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE
Responsables de procesos y subprocesos Requerimientos de bienes y servicios Necesidades de proyectos y ejecución de actividades de gestión GESTIÓN DE COMPRAS: Proveer de bienes, muebles y/o equipos a la empresa, para ser utilizados en el desarrollo de las actividades y funciones propias de la misma, garantizar el control de las actividades contratadas con personas o entidades externas que inciden en mayor o menor grado en la prestación de los servicios que ofrece la empresa. Base de datos de proveedores Insumos y requerimientos comprados Subcontratistas seleccionados y contratados Todos los procesos Proc. Planeación estratégica y seguimiento de la gestión Apertura de licitación de agencias LICITACIÓN DE AGENCIAS: Asegurar el control del proceso de venta; contratados a través del agenciamiento comercial de las oficinas de promoción y venta • Agentes comerciales seleccionados y controladas Proceso prestación del servicio Proceso promoción y venta del servicio Proceso planeación del servicio Solicitud de vinculación de vehículo y/o afiliado VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE VEHÍCULOS: Garantizar para la vinculación, desvinculación, traspasos y administración de todos los vehículos afiliados a Flota Sugamuxi S.A. Archivo parque automotor actualizado Novedades de parque automotor de la empresa

7 PROVEEDOR ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE
Responsables de procesos Responsable de la dirección Solicitud o requerimiento de los empleados administrativos o agentes comerciales Cronograma de mantenimiento SOPORTE TÉCNICO DE TICS: Asegurar que los bienes informáticos de Flota Sugamuxi S.A operen de manera óptima, en el apoyo de actividades administrativas y operativas, mediante la rehabilitación y soporte en el menor tiempo posible de los bienes en mal estado. Equipos actualizados Organismos Externos Todos los procesos de la empresa Entes externos de control Responsables de procesos y subprocesos Gestión de Talento Humano Solicitud de requerimiento de actualización Solicitud clave de acceso a aplicativos ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Y BASES DE DATOS: Asegurar que los aplicativos y bases de datos de Flota Sugamuxi S.A operen de manera óptima, en el apoyo de actividades administrativas y operativas, garantizando su operatividad. Software Actualizado Permisos de acceso definidos Todos los empleaos de la organización Solicitud de revision ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE REDES Y COMUNICACIONES: Realizar la administración, adecuación, instalación, aplicación, y actualización de las redes de información para agilizar los procesos administrativos y operativos, para garantizar que el tráfico de información y fluidez a los equipos de Flota Sugamuxi. Red en funcionamiento IP en servicio Todos los empleados en especial los conductores de la empresa

8 REVISADO POR: Ing. Fabio Hernando Villate
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 18/03/2015 2 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión. REVISADO POR: Ing. Fabio Hernando Villate APROBADO POR: Ing. Marco A Parra CARGO: Subgerente Administrativo CARGO: Gerente General