CENTRO COOPERATIVO SUECO – SCC – FORO PLANEACION ESTRATEGICA Y GESTION DEL DESEMPEÑO El sistema de PME y la gestión del desempeño LIMA, JULIO 2006

¿Qué es un sistema? Un sistema es un conjunto de elementos relacionados y organizados para alcanzar un objetivo. Los sistemas intercambian con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas sean individuos u organizaciones, son "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia y energía con el ambiente. Los sistemas buscan estar en equilibrio, por lo que constantemente están adaptándose.

¿Qué es un sistema? Las cooperativas/organizaciones son un sistema. Se reproducen y se visualizan a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. Se caracterizan por los procesos de cambio con su entorno, que son otros sistemas. Son un sistema social que existen dentro de otro más grande, la comunidad, la sociedad.

¿QUÉ ES PLANIFICACION? Esfuerzo de análisis y de organización que busca dar racionalidad y sistematización a una acción para alcanzar objetivos deseados con recursos limitados y durante un período de tiempo determinado. (Planificación, Monitoreo y Evaluación / SCC, 2004)

Planificación Estratégica Enfrenta la incertidumbre de qué pasará en el futuro y cómo actuar para cumplir los propósitos fundamentales. Existe una interacción entorno - organización. Implica el diseño de estrategias para aprovechar las fortalezas internas y las oportunidades externas.

Planificación Estratégica Una buena PE elabora un excelente análisis de situación para evitar desvíos a los que nos enfrenta la realidad. Son necesarios planes de contingencia y sistemas de monitoreo, los cuáles en una estructura organizacional descentralizada y flexible complementan una exitosa PE.

¿QUÉ ES MONITOREO? El monitoreo es un mecanismo para verificar que las cosas se están haciendo de acuerdo a un plan y para permitir ajustes dentro de una forma metodológica (adaptado de Oxfam 1995). El monitoreo es una función que busca conocer cómo se están realizando las actividades y tareas definidas en la planificación, y si éstas se están cumpliendo con las metas diseñadas, en los plazos previstos y con los recursos asignados (adaptado de Bobadilla, 1998).

EL MONITOREO DEL SCC: Punto de medida Qué se mide Descripción Resultados Esfuerzo Ejecución de actividades ¿Qué se hizo? Objetivo de proyecto (Estratégicos) Efecto Beneficios logrados por el uso de resultados ¿Qué pasó? Objetivo de Desarrollo (VISION) Impacto Diferencia entre la situación original y la actual ¿Qué cambió?

Factores de Competitividad Proceso de planificación estratégica - Fases (1) Análisis del Entorno (2) Análisis interno (3) Análisis y Diagnóstico (4) Definición de Futuro (5) Implementación Plan de Gestión Anual Proyectos Resultados Indicadores Objetivos Estratégicos Entorno Interno FODA Posición Competitiva Factores de Competitividad Misión Oportunidades Fortalezas Visión Amenazas Debilidades Retos Estratégicos

¿Por qué un sistema de PME? Debilidades identificadas El desarrollo no es lineal y la realidad impone desviaciones al “plan original” Existe poca reflexión sobre experiencias y aprendizajes institucionales Objetivos a corto plazo y no de largo plazo Ausencia de información consistente para mostrar que la PE (proyectos) logran sus objetivos

Sistema de monitoreo basado Planificación por objetivos Permanente recolección y análisis de información como parte integral de la gestión Análisis continuo de los avances y dificultades en la ejecución de la PE, identificando limitaciones de la planificación y en la ejecución Toma de decisiones, -medidas correctivas y cambios-; el aprendizaje desarrolla conocimientos que se incorporan al proceso de PE.

Características del sistema Permite identificar los logros generados por la PE al disponer de información de calidad sobre los procesos implementados en las organizaciones Contribuye al desarrollo organizacional al potenciar las capacidades analíticas de técnicos, funcionarios y dirigentes de las organizaciones Reflexión – Acción – Reflexión Crea una cultura de rendición de cuentas y responsabilidad

Enfoque metodológico Participación: Involucra en etapas tempranas a aquellas personas consideradas clave por diferentes motivos, para hacer de la PE un proyecto participativo y compartido; facilita su implementación. Empoderamiento: Desarrolla capacidades analíticas y reflexivas de técnicos, funcionarios y dirigentes; énfasis en toma de decisiones y descentralización

Enfoque metodológico Balance: Tomar en cuenta los aspectos cuantitativos como cualitativos del proceso de desarrollo a través de indicadores que miden cantidades y calidades, así como del uso de herramientas y técnicas que recogen y registran ambas dimensiones. Aprendizaje: La comprensión de los procesos es indispensable para replicar experiencias positivas.

Fichas de resultados y objetivos Enfoque metodológico Herramientas Descripción Fichas metodológicas Orientan el proceso de recolección y tratamiento de la información Fichas de registro Registra la evolución de los indicadores en los diferentes momentos de monitoreo Fichas de resultados y objetivos Registro de los logros y las causas que explican las diferencias con lo planificado Fichas de análisis Registra el análisis de las influencias + y – del contexto, de los procesos de ejecución y desarrollo y los efectos e impactos no planificados Fichas de ejemplos Testimonios y evidencias sobre efectos e impactos

EFECTO: Los mejoramientos o cambios tangibles o visibles en la vida de las personas, como resultado directo de un proyecto de desarrollo (Oakley, 2000).

IMPACTO: Se refiere a cambios a largo plazo y sostenibles producidos por un proyecto en la vida de las personas. El impacto puede ser positivo o negativo, siendo este último igualmente importante, para estar alerta sobre él (adaptado de Blankenberg, 1995). Hace referencia al cambio principal que esperamos alcanzar, con la ejecución del proyecto (Bobadilla, 1998).

MUCHAS GRACIAS