LA ADMINISTRACÎON DEL TIEMPO DE TRABAJO DEL DIRECTIVO Profesores:

“Nada distingue tanto al ejecutivo eficaz como el amor al tiempo” Peter Drucker.

Tema La Organización del Trabajo del Dirigente. Principales causas relacionadas con la pérdida de tiempo. La Planificación y las prioridades. Las reuniones. Etapas de las reuniones.

CARACTERISTICAS DEL TIEMPO NO SE ADELANTA NO SE REGALA NO SE PIDE PRESTADO NO SE ACUMULA NO SE POSPONE

ACUMULARLO, NI POSPONERLO, NI PEDIRLO PRESTADO ¿QUE HAGO? PERO, SI NO PUEDO ACUMULARLO, NI POSPONERLO, NI PEDIRLO PRESTADO ¿QUE HAGO? APRENDER A USARLO CON EFECTIVIDAD AVISO CENTRAR LOS ESFUERZOS EN ALCANZAR LO MÁS IMPORTANTE O MEJOR EN DECIDIR CON ACIERTO LO QUE NO VA A HACER.

CLASIFICACIÓN DEL TIEMPO DEL DIRIGENTE TIEMPO DEL DIRIGENTE DEL EXTERNO: TIEMPO DEL DIRIGENTE DEL QUE OTROS DISPONEN INTERNO: TIEMPO DEL QUE PUEDE DISPONER EL DIRIGENTE ¿CUAL ES MÁS DECISIVO?

Controles internos y externos ACTIVIDADES, TAREAS, ACCIONES, SITUACIONES, ETC. QUE CARACTERIZAN EL TIEMPO DEL QUE EL DIRIGENTE PUEDE DISPONER (INTERNO) Coordinación con las áreas Autopreparación Despachos y Consultas Reuniones Controles internos y externos Planificación del trabajo Atención al correo y a visitantes Atención al subordinado Almorzar, ir al baño, etc. Llamadas telefónicas Interrupciones Chequeo y control a las actividades Cumplimiento de las tareas Redactar informes Solución a los imprevistos

ACTIVIDADES, TAREAS, ACCIONES, SITUACIONES, ETC ACTIVIDADES, TAREAS, ACCIONES, SITUACIONES, ETC. QUE CARACTERIZAN EL TIEMPO DEL DIRIGENTE DEL QUE OTROS DISPONEN (EXTERNO) Asistir a reuniones Roturas imprevistas Reuniones programadas que se suspenden Visitas sin planificar. Gestiones de aseguramiento Auditorías Fallas de sistemas informáticos Entrega y recogida de documentación en la Universidad Esperas imprevistas

¡¡SE FUERON LAS 8 HORAS!!

¿Cómo es su día de trabajo? Liste todas las actividades que realiza en un día de trabajo. Asígnele el tiempo que dedica a cada una de ellas. Seleccione las que tributan directamente al logro de los objetivos. ¿Cuántas quedan por hacer al final del día?

ADVERTENCIA IMPORTANTE Ninguno de los métodos y técnicas conocidos permite hacer todo lo que uno quiere en la vida o en el trabajo. En realidad, todas las técnicas de aprovechamiento del tiempo están encaminadas a sacar el mejor partido posible de esa idéntica cuota de tiempo que a cada cual corresponde.

Uso indebido del tiempo achacable a alguien o algo. ¿Quién nos roba el tiempo? QUITATIEMPO Uso indebido del tiempo achacable a alguien o algo. Efectos Propio En cadena Consume tiempo que se necesita para otras actividades Causa molestia al que lo recibe. Provoca reacciones negativas Destinar tiempo adicional para recuperarse. Repeticiones de actividades pues no se logró su objetivo.

Forma más “eficiente” de perder el tiempo: Botarlo a manos llenas: Característica de los Individuos “multifacéticos” que lo pueden hacer todo. Sus manifestaciones: No terminar de resolver nada con el pretexto de no tener tiempo. Actitud optimista: “los problemas se resolverán solos”. Trabajar a deshora. (afectando el tiempo libre de los demás, hacer perder el tiempo a los demás.)

GRANDES MALGASTADORES DOS CATEGORÍAS : GRANDES CONSUMIDORES Las actividades que se realizan como parte de la propia gestión del dirigente. GRANDES MALGASTADORES Generalmente derivados de una mala gestión por parte del directivo y(o) de sus subordinados y del medio en el que se desenvuelve.

GRANDES CONSUMIDORES: REUNIONES DESPACHOS TOMA DE DECISIONES LECTURA DE DOCUMENTOS EL CONTROL

GRANDES MALGASTADORES ORIGINADOS POR EL DIRIGENTE: DESORGANIZACIÓN NO PRIORIZAR POCA DELEGACIÓN PRECIPITACIÓN EN LAS DECISIONES DILATACIÓN EN LAS DECISIONES EXCESO DE OPERATIVIDAD IMPREVISIÓN

GRANDES MALGASTADORES ORIGINADOS POR EL MEDIO: MALAS COMUNICACIONES PERSONAL NO PREPARADO ERRORES DE LOS SUBORDINADOS PELOTEO INTERRUPCIONES DESINFORMACIÓN EXCESIVA INFORMACIÓN

LAS TRAMPAS EN EL USO DEL TIEMPO Hacer lo que más me gusta Hacer lo más fácil Dejarse provocar Dejarse llevar por la costumbre Hacer lo urgente Dejar que le gerencien el tiempo

RECOMENDACIONES Diga No Seleccione /jerarquice/planifique Mejore su sistema de comunicación Delegue Reuniones efectivas Trabajo en equipo Respete el tiempo de los demás

¿Por dónde comenzar? asignación de tiempo Haga una lista Separe lo importante de los superfluo. Realice la matriz Urgente / Importante. Recuerde: La prioridad implica asignación de tiempo

MATRIZ IMPORTANCIA/URGENCIA IMPORTANTE SI NO SI U R G E N T E 1º 3º 4º 2º NO

RECOMENDACIONES PARA EMPLEAR MEJOR EL TIEMPO Programe: cada noche las tareas del día siguiente Concentre: por ejemplo llamadas “en ráfagas” Elija: las tareas más difíciles para hacerlas en los momentos de mayor energía Discrimine: tareas /asuntos urgentes / importantes Cierre ciclos: no deje asuntos pendientes o inconclusos Delegue: permita que otros hagan cosas que usted no tiene que hacer obligatoriamente. Diferencie: los tipos de reuniones. Aprenda: a leer Reserve: un poco de tiempo para usted y su familia.

¿Cómo romper la inercia? Asigne tiempo en la agenda. Búsquele el lado atractivo a la tarea. Aráñelas poco a poco. Hágase una citación usted mismo. Aplique técnicas de trabajo en bloque. Busque colaboración (secretaria)

ESTRUCTURA DEL EMPLEO DEL TIEMPO RESULTADOS DEL ESTUDIO DEL EMPLEO DEL TIEMPO POR SIETE DIRECTIVOS GRANMENSES (Cont.) ESTRUCTURA DEL EMPLEO DEL TIEMPO Actividad % Reuniones. 52,3 Visitas a unidades organizativas subordinadas 12,1 Transportación 9,6 Interrupciones. 11,3 Teléfono. 3,8 Estudio y proyección. 5,5 Otros. 5,4 TOTAL 100,0

Actividades % de tiempo 68,1 34,9 100,0 RESULTADOS DEL ESTUDIO DEL EMPLEO DEL TIEMPO POR SIETE DIRECTIVOS GRANMENSES (Cont.) POR CIENTO DE TIEMPO EMPLEADO EN ACTIVIDADES PLANIFICADAS Y NO PLANIFICADAS Actividades % de tiempo Planificadas 68,1 No planificadas 34,9 TOTAL 100,0

Nivel % de tiempo Superior 43,4 El propio dirigente 36,1 RESULTADOS DEL ESTUDIO DEL EMPLEO DEL TIEMPO POR SIETE DIRECTIVOS GRANMENSES (Cont.) POR CIENTO DE TIEMPO EMPLEADO EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO PLANIFICADAS, ATENDIENDO AL NIVEL QUE LAS GENERÓ Nivel % de tiempo Superior 43,4 El propio dirigente 36,1 Los subordinados 20,5 TOTAL

Actividades % de tiempo 73,7 26,3 100,0 RESULTADOS DEL ESTUDIO DEL EMPLEO DEL TIEMPO POR SIETE DIRECTIVOS GRANMENSES (Cont.) POR CIENTO DE TIEMPO EMPLEADO EN ACTIVIDADES NO DELEGABLES Y DELEGABLES Actividades % de tiempo No delegables 73,7 Delegables 26,3 TOTAL 100,0

Preparación de Reuniones

Reunión Concepto Tradicional Concepto Actual Un encuentro entre personas con la finalidad de intercambiar ideas e informaciones para la toma de decisiones y para la solución de problemas en grupos. Un encuentro entro dos o más personas con la finalidad de recibir informaciones, orientaciones o instrucciones.

Razones para reunirse Necesidad de sentirse parte de un grupo. Sentido de confianza y pertenencia. Necesidad del sentido de agrupación. Necesidad de aliviar la soledad y la carga de responsabilidades. Desarrollar un sentido de compromiso.

¿Cuándo hacer una reunión? Desea información o asesoramiento del grupo. Cuando quiere involucrar al grupo en un Proceso de Solución de Problemas. Existe un problema que debe ser aclarado. El jefe tiene inquietudes que compartir con el grupo. Cuando hay un problema que compromete a diferentes personas o el propio grupo desea reunirse.

CAUSAS DE LA ENFERMEDAD DE LA “REUNIONITIS” Incapacidad para quedarse solo frente a los problemas. El gusto por la agitación. El miedo de estudiar a fondo los problemas. El placer de charlar. El temor de asumir “solo” la responsabilidad. El temor a equivocarse. La falta de preparación para la toma de decisiones o ser indeciso.

LOS ESTUDIOS DEMUESTRAN QUE: 1. A mayor números de puntos en la agenda mayor duración de las reuniones. 2. A mayor número de participantes mayor duración de las reuniones. 3. De total de los puntos de la agenda el 38% podría haberse resuelto de otra forma. 4. Aproximadamente el 55% de los encuestados considera que es mal empleado el tiempo de las reuniones. 5. El 50% de los encuestados opina que los objetivos no se cumplen. 6. Las reuniones demoran un promedio de 20 minutos en comenzar. 7. Sólo el 10% de los participantes se prepara para las reuniones. 8. El 54.7% opina que no tiene tiempo de prepararse y el resto no tiene la posibilidad.

EL PROCESO ESENCIAL DE LA REUNIÓN Conclusión y seguimiento Preparación Desarrollo y conducción Durante Después Antes de la reunión

ETAPA PREPARATORIA. (Antes) Momentos ETAPA PREPARATORIA. (Antes) Precise bien el objetivo a alcanzar. Cree las condiciones. Selección de participantes Materiales requeridos. Lugar Hora Agenda. Autopreparación.

LA PREPARACION DE LAS REUNIONES Significa respeto del tiempo de las personas En general hay una relación de 1 a 1 entre el tiempo de la reunión y el tiempo de la preparación. Si el resultado final deseado de una reunión, no está claro, lo más posible es que no se logre. Mientras más efectiva sea la preparación más productiva será la reunión.

LA PREPARACION DE LAS REUNIONES Tipo de reunión y su complejidad Definir si es necesaria Definir objetivos y resultados esperados Participantes y su preparación Duración. Local y sus condiciones Información necesaria. PARA LOS PARTICIPANTES Tipo de reunión Documento para revisión previa Información a llevar Qué se espera de ellos.

Tipos de Reuniones. (Según Bernard Demory) Reuniones para informar. Reuniones para recopilar información. Reuniones para tomar decisiones. Reuniones para intercambiar puntos de vista. Reuniones para formar.

Grupos de Implicados que deben estar presentes en las reuniones. Los que toman las decisiones. Los que por la posición que ocupan pueden apoyar o frenar las decisiones. Los que ejecutan las decisiones. Los expertos.

CUANDO NO CELEBRAR UNA REUNION Con una comunicación telefónica puede alcanzar el propósito Hay una información inadecuada o una preparación pobre. Tema tan confidencial o secreto que no puede ser compartido con algunos miembros del grupo. El asunto es trivial. El ambiente en el grupo está cargado y necesitan tiempo para calmarse antes de comenzar a trabajar en forma de cooperación.

ETAPA EJECUTORIA. Reconozca al facilitador. Haga clara para todos la estrategia. Aplique formulas lógicas de trabajo. Cree un clima democrático. Estimule a pensar. Clima democrático. Estimule a pensar y a participar. Reconozca. Concluya con el logro de los objetivos.

FAUNA REUNIONIL El cuestionador. El que sigue la onda. Ausente presente El traductor El tímido

ETAPA RECUENTO Y CONTROL. Haga el recuento. Haga resumen de la memoria del grupo Controle lo acordado hasta su cumplimiento y retroalimente.

Después de la reunión... Revise las notas Evalúe si cumplió los objetivos, el tiempo, el proceso de conducción, los resultados. Planifique y organice la implementación de los resultados de la reunión. Estudie las mejores maneras de hacer el cambio

FRASE “Si buscas resultados diferentes no sigas haciendo lo mismo” Albert Einstein.