Acceso a la Información (RTA) Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) XXVIII Congreso Archivístico Nacional 20-22 de julio de 2016, San José-Costa Rica Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar Subdirección General de los Archivos Estatales

ESTADÍSTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DE LAS ENCUESTAS REMITIDAS EN EL MARCO DEL MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA RTA Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

¿En qué tipo de archivo se inscribe su archivo? Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA ¿Cuántas personas de su organización desempeñan funciones de responsabilidad en materia de gestión documental? COSTA RICA ¿Cuántas personas a lo largo de su organización colaboran o apoyan sin asumir responsabilidad directa en las funciones de gestión documental? Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Situación Encuestas recibidas en el marco del desarrollo del MGD RTA ¿Cuántas personas de su organización desempeñan funciones de responsabilidad en materia de gestión documental? ¿Cuántas personas a lo largo de su organización colaboran o apoyan sin asumir responsabilidad directa en las funciones de gestión documental?

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA COSTA RICA 22 % 78 % ¿Existe un plan de formación en su organización? 40 % 60 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA A su entender, ¿cuáles son las principales debilidades en la gestión de su archivo? Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA ¿Qué objetivos quiere alcanzar en su programa de gestión documental en los próximos cinco años? Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

¿Cuáles son los principales puntos fuertes de la gestión documental de su organización? Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Valore de forma general la actividad y función archivística de su organización Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Estado físico de la documentación en soporte papel que custodia Estado de los depósitos donde se custodian los fondos documentales de su organización Estado físico de la documentación en soporte papel que custodia Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA ¿Existen unos procedimientos definidos para la gestión de documentos y archivos en su organización? ¿Existe alguna norma general del procedimiento que regule la producción documental? ¿Existe una política de gestión de documentos y archivos en su organización? 9% 28 % 4% 72 % 39 % 91 % 57 % No lo sé 1% 3% 5% 19 % RESTO RTA 31 % 44 % 66 % 51 % 80 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA ¿Existe normativa, instrucciones o circulares específicas sobre los diferentes procesos de gestión documental? 17 % 83 % En caso afirmativo, indíquenos sobre qué procesos específicos tratan las directrices Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA ¿Conoce la existencia de instrumentos de control de los documentos en su organización? ¿Su organización dispone de una aplicación de gestión documental? 2% 4% COSTA RICA 7% 33% 91 % 63 % No lo sé 7% 5% RESTO RTA 17% 36 % 57 % 78 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA ¿Ha identificado su organización un plan de gestión de riesgos que incluya a los documentos? ¿Ha identificado su organización los documentos esenciales? 9% COSTA RICA 4% 37% 28% 67 % 54 % No lo sé 15% 5% 8% 11% RESTO RTA 17% 36 % 81 % 78 % 49 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA 22 % ¿Tiene su organización un cuadro de clasificación? 78 % 13 % 26 % ¿Se establecen normativamente los plazos de transferencia? 61 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA 2% 13 % ¿Está regulada la destrucción física de documentos? 85 % 7% 7% Para la valoración / eliminación de documentos, ¿sigue su organización tablas de retención / calendarios de conservación? 87 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA 4% ¿Tiene establecidos su organización trámites que regulen la solicitud de acceso a la información? 24 % 72 % 9% ¿Dispone de información sobre los plazos de respuesta de su organización a las solicitudes de los ciudadanos en el ejercicio de su derecho al acceso a la información? 11% 7% 7% 80% 87 % Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

Muchas gracias por su atención