IDENTIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES, SERIES, SECCIONES

Presentación del tema: "IDENTIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES, SERIES, SECCIONES"— Transcripción de la presentación:

1 IDENTIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES, SERIES, SECCIONES
Administración de Archivos IDENTIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES, SERIES, SECCIONES Y FONDO DOCUMENTAL

2 INTEGRACION DE EXPEDIENTES CONCEPTOS GENERALES
Administración de Archivos INTEGRACION DE EXPEDIENTES CONCEPTOS GENERALES

3 Administración de Archivos
DOCUMENTO. Es todo registro de información independientemente del soporte físico en que esté.

4 Conocimiento que es comunicado
Administración de Archivos Conocimiento que es comunicado

5 Administración de Archivos
DOCUMENTO DE ARCHIVO. El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentre. Art. 5. Frac. XXI LAEP

6 Administración de Archivos
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivos físicos o electrónicos, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados Art. 5 fracc. 24 LAEP.

7 LOS DOCUMENTOS FORMAN EXPEDIENTES.
Administración de Archivos LOS DOCUMENTOS FORMAN EXPEDIENTES. Documentos del mismo asunto deberán integrarse en el mismo expediente

8 DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ESTAR EN EL EXPEDIENTE
Administración de Archivos DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ESTAR EN EL EXPEDIENTE Documentos de comprobación inmediata cuya generación se debe a trámites complementarios, no principales y muy simples Y QUE GENERALMENTE Son comprobación inmediata de un acto administrativo, secundario. Que no son documentos en relación a un asunto por lo tanto, No son patrimonio documental.

9 Administración de Archivos
OTRO TIPO DE DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ESTAR EN EL EXPEDIENTE Documentos de apoyo informativo Se caracterizan por tener información de apoyo para realizar las tareas asignadas. Son integrados artificialmente por temas. No son documentos originales, son reproducciones; copias, fotocopias y/o son de publicación periódica y en forma masiva.

10 LOS EXPEDIENTES DEL MISMO TIPO FORMAN UNA
Administración de Archivos IDENTIFICACION DE SERIES LOS EXPEDIENTES DEL MISMO TIPO FORMAN UNA SERIE DOCUMENTAL

11 SERIES DE UNA MISMA FUNCION FORMAN UNA
Administración de Archivos IDENTIFICACION DE LAS SECCIONES SERIES DE UNA MISMA FUNCION FORMAN UNA SECCIÓN DOCUMENTAL

12 y CON LAS SECCIONES SE FORMA UN:
Administración de Archivos IDENTIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL y CON LAS SECCIONES SE FORMA UN: fondo DOCUMENTAL

13 Y LAS SECCIONES CONFORMAN UN:
Administración de Archivos Y LAS SECCIONES CONFORMAN UN: FONDO DOCUMENTAL Sección Sección Sección Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc.

14 Administración de Archivos
FONDO DOCUMENTAL Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último. Art. 5. Frac. XXI LAEP

15 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES
Administración de Archivos IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES SECCIONES COMUNES (Funciones comunes) Las acciones administrativas que sirven de apoyo o sustento para llevar a cabo las funciones sustantivas. SECCIONES SUSTANTIVAS. (Funciones sustantivas) Las actividades esenciales que son la razón de ser de los Sujetos Obligados y los hacen únicos.

16 Administración de Archivos
LOS DOCUMENTOS FORMAN, EXPEDIENTE(S) ESTOS CREAN, SERIE(S) QUE A SU VEZ GENERAN, SECCIÓN(S) Y AL FINAL CONFORMAN UN, FONDO DOCUMENTAL.

17 Archivista- Gabriel Mayor Castillo - AGEP- 2320180
Administración de Archivos Buen día y muchas gracias. Archivista- Gabriel Mayor Castillo - AGEP

18 Administración de Archivos
RECESO

19 Administración de Archivos
ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN archivística POR FUNCIONES. Conceptos generales

20 Administración de Archivos
¿Qué es, el CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR FUNCIONES ? Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. (ART.5 FRACC. XVII DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA )

21 Unidad Coordinadora de Archivos (UCA).
Administración de Archivos Para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones se conformará un Grupo Multidisciplinario designado por el titular del sujeto obligado denominado: Unidad Coordinadora de Archivos (UCA). grupo integrado por personas seleccionadas de entre su personal, de sus áreas estratégicas, que conozcan de manera integral el funcionamiento de su organismo, dependencia o entidad. Preferentemente de personal con perfil profesional, (administrador,  abogado, informático, contador, archivista, etc.) a quienes,  deberán otorgarles el apoyo y la capacidad necesaria para la toma de decisiones en materia de administración de archivos. La mencionada  uca deberá estar conformado por un mínimo de cinco elementos y el máximo que sus posibilidades les permita,  para eficientar y optimizar los trabajos archivísticos. Dentro de la UCA se designará a un representante o titular .

22 UCA Administración de Archivos Grupo de personas
Laborando en equipo , consientes y responsables de la coordinación, implementación, y supervisión de la actividad archivística en su sujeto obligado.

23 Administración de Archivos
RECESO

24 PROCESO DE RESCATE DOCUMENTAL CONCEPTOS GENERALES
Administración de Archivos PROCESO DE RESCATE DOCUMENTAL CONCEPTOS GENERALES

25 UNIDAD COORDINADORA Y/ O GRUPO DE TRABAJO
Administración de Archivos UNIDAD COORDINADORA Y/ O GRUPO DE TRABAJO 1 PLANEACIÓN 2 DIAGNÓSTICO 3 IDENTIFICACIÓN 4 CLASIFICACIÓN 5 ORGANIZACIÓN

26 Administración de Archivos

27 Administración de Archivos
RECESO