Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) XXVIII Congreso Archivístico.

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1 Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) XXVIII Congreso Archivístico Nacional 20-22 de julio de 2016, San José-Costa Rica Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar Subdirección General de los Archivos Estatales

2 Contenidos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la RTA 1.Estructura del Modelo 2.Destinatarios 3.Comprensión del Modelo 4.Documentos técnicos a.Documento Marco b.Guías de implementación c.Directrices d.Anexos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

3 Estructura del Modelo: Documentos Técnicos LOGOTIPOTIPO DE DOCUMENTO Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (Documento marco) Guías de implementación de políticas (Guías gerenciales) 3 Guías de implementación de procesos y controles de la gestión de documentos (Guías operacionales) 5 Directrices (26) Anexos (3) A Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

4 Alta direcciónCoordinadoresTécnicosUsuarios internosUsuarios externos Destinatarios del Modelo Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

5 DEFINICIÓN DESTINATARIOS DEL MODELO A Alta dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel B Coordinación de la implementación del SGD: personas designadas por la alta dirección para coordinar la implementación del SGD, tanto a nivel gerencial como operacional. B.01. Representante de la alta dirección: representante específico de la dirección que lidera y se responsabiliza de la implementación del SGD B.02. Representante de la gestión documental: persona designada por la alta dirección para implementar el SGD a nivel operacional. Incluye a los responsables principales de las instituciones archivísticas. C Técnicos encargados de la implementación del SGD C.01. Profesionales de la gestión de documentos: personas encargadas de establecer las políticas, procedimientos y normas generales, e implementar los procesos y controles de la gestión de documentos C.02. Profesionales con obligaciones específicas en relación con los documentos: profesionales de las áreas de gestión de riesgos, auditoría, tecnologías de la información y seguridad de la información D Usuarios internos D.01. Jefes de unidades de gestión: personas responsables de garantizar que el personal a su cargo crea y mantiene documentos como parte integrante de su trabajo y de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas D.02. Resto del personal: personal que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria E Usuarios externos: usuarios de los servicios de archivo, ajenos a la organización (ciudadanos) Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

6 Modelo de implementación modular, gradual y flexible  Modular: se articula a través de líneas de actuación temáticas plasmadas en las Guías que se desarrollan a través de una serie de compromisos. Para facilitar la adopción de esos compromisos, se proporciona una documentación básica (Directrices) que recoge buenas prácticas identificadas en la materia.  Gradual: cada línea de actuación contempla tres niveles de mejora para la consecución de los compromisos (básico, intermedio y avanzado).  Flexible: el modelo supone un esquema teórico ideal basado en compromisos generales; resultará necesario, en cada caso, adaptar su implementación a la diversidad de las políticas nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

7 Documentos del Modelo Modelo de Gestión de Documentos Política de gestión Gobierno abierto Administra- ción electrónica Valoración Control intelectual y representa ción Control de acceso Control físico y conserva- ción Guía de servicios de archivo http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

8 Guías de implementación Establecen las líneas generales de actuación que han de seguirse para implementar el MGD Los procesos no son estáticos ni rígidos, es necesario asumir el dinamismo y la particularidad como características básicas de la implementación Se pueden entender por separado Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

9 Guías de implementación gerenciales (guías de políticas) Ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinar la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para diseñar e implantar la política de gestión de documentos y archivo de la organización y otras políticas transversales de alto nivel en su vertiente documental, que permitan implementar el MGD de la RTA Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

10 Guías de implementación de procesos y controles (guías operacionales) Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados del SGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para implementar los procesos y controles técnicos del MGD de la RTA. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

11 Directrices Documentos explicativos destinados a facilitar la implementación de determinados compromisos o grupos de compromisos definidos en las guías de implementación (no tienen por qué corresponderse exactamente con cada línea de actuación: pueden tratar sobre una parte de los compromisos de las mismas; o cubrir los compromisos de varias líneas). Se trata de pequeños “manuales” centrados en un tema y estructurados de forma más libre. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

12 Documentos del Modelo. Estructura básica Cada documento tiene entidad y sentido en sí mismo, siendo perfectamente comprensible de forma aislada. En líneas generales, se estructuran de la siguiente manera: Primer bloque Segundo bloque Compromisos y niveles de implementación del modelo Relación con otros documentos del modelo y referencias Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

13 Documentos del modelo. Estructura básica Primer bloque. Contextualización Tanto las Guías de implementación como las Directrices cuentan con un primer bloque (“Presentación y objetivos”) de contenidos similares: Breve presentación Finalidad Destinatarios Alcance y contenido Documentos relacionados Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

14 Documentos del modelo. Estructura básica Segundo bloque. Contenido sustantivo El contenido sustantivo de Guías y Directrices se desarrolla a continuación del mencionado primer bloque. Las Guías cuentan con una estructura más rígida, organizada en líneas de actuación en las que se agrupan los distintos compromisos, en forma de lista numerada Cuadro de actuaciones En las Directrices, la estructura es más libre. Se desarrollan las claves para cumplir con los compromisos establecidos en las líneas de actuación enumeradas en la Guía de Implementación correspondiente Cuadro de Compromisos de Cumplimiento Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

15 Documentos del modelo. Estructura básica Compromisos y niveles de implementación del modelo Las Guías incorporan, al final del segundo bloque, una tabla o resumen con los compromisos por línea de actuación y los niveles. La estructura en líneas de actuación y la disposición en lista ordenada de los compromisos permite definir más fácilmente los distintos niveles de implementación de los mismos. En las Directrices se incluye un cuadro con los compromisos y ejemplos de cómo cumplir dichos compromisos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

16 Documentos del modelo. Estructura básica Relación con otros documentos del modelo y referencias Tanto las Guías como las Directrices cuentan con un apartado de documentos relacionados Puede haber referencias cruzadas entre documentos, aunque formen parte de Guías diferentes. Los documentos incluyen, en su parte final, un apartado de referencias. Asimismo, cuentan con un glosario de términos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

17 Líneas de actuación Compromisos Actuaciones Compromisos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

18 Compromisos Líneas de actuación Nivel básico Nivel intermedio Nivel avanzado

19 Compromisos Actuaciones

20 Documentos del Modelo http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

21 Planes estratégicos G01/D01/G Roles, responsabilidades y competencias G01/D03/G Normalización y análisis de procesos G01/D02/G Indicadores de evaluación G01/D05/G POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS G01/G Requisitos para un SGD G01/D03/G Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

22 Guía POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CódigoG01/G Definición Declaración de intenciones que asume toda la organización como un pilar estratégico en la cual se exponen las principales líneas de actuación, procesos, responsables y objetivos que se pretenden desarrollar en materia de gestión de documentos y archivos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

23 DirectrizPlanes estratégicos CódigoG01/D01/G DefiniciónMétodo con perspectiva participativa y multianual que pretende sistematizar las actividades de una organización para conseguir el logro eficiente de sus objetivos, mejorando la cohesión interna y el compromiso con la obtención de resultados

24 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G01/D01/G Planes estratégicos Herramientas por niveles Básico Repertorio de Fuentes Legales y Normas Medio Análisis DAFO Plan estratégico plurianual Plan Operativo Anual Avanzado Análisis de riesgos Informe de seguimiento y evaluación de proyectos Informe de evaluación de riesgos

25 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizNormalización y análisis de procesos CódigoG01/D02/G DefiniciónHomogeneizar y documentar los procesos de trabajo con el fin de facilitar el cumplimiento de todas las tareas, objetivos y actividades, aplicando medidas de mejora continua y formación continua del personal

26 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G01/D02/G Normalización y análisis de procesos Herramientas por niveles Básico Organigrama de la organización Medio Análisis del flujo documental Ficha identificativa por cada proceso de gestión documental Mapa de procesos Avanzado Manual de procedimientos

27 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizRoles, responsabilidades y competencias CódigoG01/D03/G DefiniciónDefinición de responsabilidades y competencias de todo el personal implicado en la gestión de documentos, estableciendo un régimen de gestión documental que satisfaga las necesidades de todas las partes interesadas

28 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G01/D03/G Roles, responsabilidades y competencias Herramientas por niveles Básico Relación de puestos de trabajo Medio Plan de comunicación Código de conducta Plan de formación continua Avanzado Informes de evaluación de la capacitación del personal Encuestas de satisfacción del Plan de formación

29 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz Requisitos para un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) CódigoG01/D04/G DefiniciónRecomendaciones técnicas orientadas a la obtención de aquellos requisitos necesarios para la generación y mantenimiento de un sistema de gestión de documentos

30 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G01/D04/G Requisitos para un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) Herramientas por niveles Básico Inventario de sistemas de gestión existentes en la organización Medio Informes de los sistemas de gestión de la organización Avanzado Modelo de requisitos del SGD

31 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizIndicadores de evaluación CódigoG01/D05/G DefiniciónRecomendaciones técnicas orientadas para la designación de indicadores de evaluación relacionados con la gestión documental y los archivos

32 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G01/D05/G Indicadores de evaluación Herramientas por niveles Básico Calendario de evaluación de la calidad Selección de indicadores de evaluación Medio Auditoría externa de los procesos normalizados Informes de evaluación interna y auditoría externa Avanzado Cuadro de indicadores Paquete documental para acreditar un sistema de calidad

33 Acceso a los documentos públicos G02/D01/G Reutilización de la información G02/D03/G Transparencia activa y datos abiertos G02/D02/G Participación pública y colaboración: Archivo 2.0 G02/D04/G GOBIERNO ABIERTO Y TRANSPARENCIA G02/G Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

34 GuíaGOBIERNO ABIERTO Y TRANSPARENCIA CódigoG02/G Definición Aborda el papel de los archivos y la gestión documental en la implementación de las políticas de gobierno abierto, en sus tres vertientes de transparencia (activa y pasiva), participación y colaboración Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

35 DirectrizAcceso a los documentos públicos CódigoG02/D01/G DefiniciónPolítica que permite dirigir el ejercicio del derecho de acceso a la información pública en las organizaciones

36 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G02/D01/G Acceso a los documentos públicos Herramientas por niveles Básico Modelos normalizados de solicitud de acceso a los documentos Repertorio legislativo sobre acceso a la información Listado de restricciones legales a la información Medio Declaración de principios sobre el acceso Documento de Política de acceso a los documentos Avanzado Consulta pública sobre contenidos de la Política de acceso Informes de evaluación de la Política de acceso

37 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizTransparencia activa y datos abiertos CódigoG02/D02/G DefiniciónProporciona orientación para que el archivo y la gestión de documentos sirvan de soporte a las obligaciones de publicidad activa y estrategias de datos abiertos de la organización

38 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G02/D02/G Transparencia activa y datos abiertos Herramientas por niveles Básico Repertorio de información institucional sobre rendición de cuentas y datos abiertos requeridos por la normativa Medio Listado de activos de información que no son objeto de apertura Publicación del registro de solicitudes y divulgaciones en aplicación de las leyes de acceso Estrategia de transparencia Avanzado Auditorías de información Informe de evaluación de Estrategia de transparencia Registro de activos de información

39 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizReutilización de la información CódigoG02/D03/G DefiniciónPuesta a disposición de la información pública con el objetivo de incrementar la transparencia administrativa, reforzando los valores democráticos y el derecho al conocimiento y habilitando la participación ciudadana en las políticas públicas

40 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G02/D03/G Reutilización de la información Herramientas por niveles Básico Índice de la legislación sobre reutilización Medio Catálogo de la información objeto de reutilización Canal de comunicación permanente con los actores Avanzado Bases de cálculo para coste de tarifas Modelos de licencias tipo

41 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizParticipación pública y colaboración: Archivo 2.0 CódigoG02/D04/G DefiniciónArchivo 2.0 como paradigma de archivo que fomenta la participación y la colaboración pública –especialmente a través de las tecnologías de la información- en los procesos, servicios e incluso la creación de contenidos del mismo y ayuda en la consecución de los fines del denominado gobierno abierto

42 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G02/D04/G Participación pública y colaboración: Archivo 2.0 Herramientas por niveles Básico Formulario de contacto con el archivo en el sitio web Perfiles institucionales en redes sociales Blogs temáticos Canales de comunicación interactiva Medio Plan de Colaboración Institucional Esquema de publicación de la información del archivo Guías y material didáctico para administraciones, ciudadanos y empresas Lineamientos para el fomento de la participación Avanzado Plan de difusión en medios sociales Medidas de crowsourcing

43 Interoperabilidad G03/D01/G Administración de documentos electrónicos G03/D03/G Seguridad de la información G03/D02/G ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA G03/G Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

44 GuíaADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA CódigoG03/G Definición Proporciona recomendaciones gerenciales para la implementación de una administración electrónica, como “compromiso político de reducir la brecha digital y convertir la Sociedad de la información y el Conocimiento en una oportunidad para todos” Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

45 DirectrizInteroperabilidad CódigoG03/D01/G DefiniciónBuenas prácticas relacionadas con el intercambio de datos e información, posibilitando compartir conocimientos entre sistemas de información y procedimientos

46 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G03/D01/G Interoperabilidad Herramientas por niveles Básico Relaciones de estándares abiertos en la organización Protocolos para las comunicaciones y transmisión de la información Listado de formatos válidos para la organización Medio Catálogos de servicios Avanzado Lista de términos controlados Colecciones de guías técnicas Modelos de datos Catálogos de estándares de datos Plataformas de colaboración Repositorios digitales

47 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizSeguridad de la información CódigoG03/D02/G DefiniciónCreación de confianza en el uso de medios electrónicos a través de medidas que garanticen la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos permitiendo el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes

48 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G03/D02/G Seguridad de la información Herramientas por niveles Básico Política de seguridad de la información Relación de riesgos en materia de seguridad Material de formación sobre política de seguridad Medio Control de los activos de información Registro de incidencias Control de acceso a los sistemas de información Política organizacional sobre los controles criptográficos Avanzado Plan de continuidad del negocio

49 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizAdministración de documentos electrónicos CódigoG03/D03/G DefiniciónProporcionar recomendaciones específicas sobre gestión de documentos en el entorno electrónico: captura y digitalización, firma electrónica y metadatos

50 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G03/D03/G Administración de documentos electrónicos Herramientas por niveles Básico Listado de formatos válidos para la organización Lineamientos para la digitalización Medio Lineamientos sobre la gestión de la firma electrónica Avanzado Esquema de metadatos

51 Identificación y clasificación G04/D01/O Descripción G04/D02/O CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN G04/O Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

52 GuíaCONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN CódigoG04/O Definición Se aborda desde una triple perspectiva: la identificación, la clasificación y la descripción. La implementación de estas buenas prácticas garantizará la organización de la información a través de la clasificación de las series documentales para, posteriormente, desarrollar planes descriptivos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

53 DirectrizIdentificación y clasificación CódigoG04/D01/O DefiniciónProporciona buenas prácticas relacionadas con la identificación del productor, de las series documentales generadas por el mismo y de las funciones de las que los documentos son reflejo; así como con la clasificación

54 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G04/D01/O Identificación y clasificación Herramientas por niveles Básico Índice legislativo Repertorio de organigramas de la organización Repertorio de funciones Índice de tipos documentales Repertorio de series documentales Borrador del Cuadro de clasificación Medio Inventario de documentos esenciales Cuadro de clasificación Análisis de flujos de documentos Avanzado Informe de riesgos Herramientas de apoyo al Cuadro de clasificación (vocabularios controlados, índices…) Informe de revisión del Cuadro de clasificación

55 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizDescripción CódigoG04/D02/O DefiniciónBuenas prácticas relacionadas con la descripción archivística, en consonancia con las normas internacionales

56 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G04/D02/O Descripción Herramientas por niveles Básico Diseño de instrumentos de descripción Medio Instrumentos de descripción Recursos informativos del archivo Acciones formativas y de consenso Avanzado Plan de Descripción Archivística Política de descripción archivística para todo el sistema

57 Instrumentos para la valoración G05/D01/O Eliminación de documentos G05/D03/O Transferencia de documentos G05/D02/O VALORACIÓN G05/O Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

58 GuíaVALORACIÓN CódigoG05/O Definición Proceso de gestión de documentos que analiza los valores de los documentos para proponer su selección, planificando su conservación permanente, su eliminación y sus plazos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

59 DirectrizInstrumentos para la valoración CódigoG05/D01/O DefiniciónInstrumentos resultantes de la valoración de series documentales que identifican los documentos esenciales, asignando plazos de conservación y normalizando soportes para la conservación

60 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G05/D01/O Instrumentos para la valoración Herramientas por niveles Básico Procedimientos internos para los procesos de valoración Procedimientos para la toma de decisiones Directrices para la determinación de plazos de conservación Criterios de valoración para definir pautas de conservación Medio Capacitación del personal responsable Plazos de vigencia administrativa y plazos de conservación según los valores Comisiones de valoración Directrices sobre criterios de valoración, metodología y normativa Formularios para elaborar propuestas de valoración Índice legislativo que afecta a las actividades de valoración

61 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G05/D01/O Instrumentos para la valoración Herramientas por niveles Avanzado Análisis de riesgos ante la pérdida documental Calendario de valoración Informe de revisión de los planes de valoración

62 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizTransferencia de documentos CódigoG05/D02/O DefiniciónRepasa el procedimiento que ejecuta la transferencia, tanto física como de custodia, de documentos de archivo de acuerdo a los resultados de valoración

63 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G05/D02/O Transferencia de documentos Herramientas por niveles Básico Procedimientos para realizar transferencias Relaciones de entrega / Formularios de transferencia Medio Plan de transferencias Calendario de transferencias Directrices sobre responsabilidades y cometidos durante las transferencias Avanzado Informe de previsión de transferencias Plan anual de transferencias Calendario programado de transferencias

64 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizEliminación de documentos CódigoG05/D03/O DefiniciónRepasa el procedimiento de destrucción de las unidades y series documentales conforme a los plazos establecidos en la valoración, una vez que han perdido su valor y no se prevea que vuelvan a desarrollarlo

65 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G05/D03/O Eliminación de documentos Herramientas por niveles Básico Procedimientos para realizar eliminaciones Medio Control de las series documentales valoradas para eliminación Actas de eliminación Avanzado Revisión de los procedimientos de eliminación Monitorización de los procedimientos de eliminación

66 Análisis de accesibilidad legal G06/D01/O Restricciones y controles de acceso G06/D03/O Gestión de las solicitudes de acceso G06/D02/O CONTROL DE ACCESO G06/O Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

67 GuíaCONTROL DE ACCESO CódigoG06/O Definición Buenas prácticas relacionadas con los procesos técnicos de acceso a la información de las organizaciones desde una triple perspectiva: análisis de las series, control de los procesos reglados y medidas de seguridad Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

68 DirectrizAnálisis de accesibilidad legal CódigoG06/D01/O DefiniciónProceso técnico que identifica los contenidos que pueden causar una restricción de acceso a los documentos, según normativa legal o reglamentaria, y determina los plazos legales de acceso que puedan aplicarse

69 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G06/D01/O Análisis de accesibilidad legal Herramientas por niveles Básico Repertorio legislativo relativo al acceso y seguridad Categorización de la información según su protección Medio Categorización de la información recogida en las series según su protección Avanzado Metodología de análisis de riesgos Reglas de control de acceso por series documentales Tabla de acceso y seguridad Mecanismos de revisión periódica de la Tabla de acceso

70 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizGestión de las solicitudes de acceso CódigoG06/D02/O DefiniciónProceso técnico de gestión de solicitudes que conduce a la posibilidad de acceder a la información pública susceptible de tener contenidos especialmente protegidos, mediante procedimientos reglados

71 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G06/D02/O Gestión de las solicitudes de acceso Herramientas por niveles Básico Material pedagógico y de difusión Informes de asesoramiento sobre las solicitudes de acceso a la documentación Medio Informes sobre datos susceptibles de protección Registro de solicitudes de acceso a la información

72 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizRestricciones y controles de acceso CódigoG06/D03/O DefiniciónEstablecimiento de medidas de seguridad y control de accesos en un sistema de gestión de documentos que garanticen la confidencialidad debida frente accesos no autorizados

73 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G06/D03/O Restricciones y controles de acceso Herramientas por niveles Básico Directrices sobre acceso parcial a la documentación Condiciones generales de acceso y reproducción Medio Registro del personal con acceso Avanzado Registro de permisos de usuario

74 Plan Integrado de conservación G07/D01/O Gestión de contingencias G07/D03/O Custodia y control de las instalaciones G07/D02/O CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN G07/O Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

75 GuíaCONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN CódigoG07/O Definición Recomendaciones técnicas para un adecuado control físico y conservación de los documentos y define los resultados que deberían alcanzarse siempre dentro del respeto a las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

76 DirectrizPlan Integrado de conservación CódigoG07/D01/O DefiniciónBuenas prácticas para la preservación de la memoria institucional y la puesta a disposición de instrumentos útiles para la toma de decisiones en esta materia a través de los centros que la custodian

77 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G07/D01/O Plan Integrado de conservación Herramientas por niveles Básico Listado de los formatos de los fondos documentales Relación de depósitos y ubicaciones documentales Relación de peligros de siniestros Análisis de factores de riesgo Informes sobre funcionamiento de equipos de protección (sistemas de detección de incendios) Medio Plan de conservación preventiva Informe de evaluación de variables medioambientales Directrices sobre seguridad de los documentos en los depósitos Avanzado Sistemas de autoevaluación sobre conservación preventiva

78 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizCustodia y control de las instalaciones CódigoG07/D02/O DefiniciónEvaluación de las necesidades de una organización en materia de conservación, mediante la elaboración de estudios sobre el estado de sus fondos y la situación ambiental de sus instalaciones, como base de un plan de preservación

79 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G07/D02/O Custodia y control de las instalaciones Herramientas por niveles Básico Señalización de los espacios públicos y privados del archivo Programa de conservación preventiva Instrumentos de control medioambiental Medio Informes de inspección sobre el bio-deterioro Avanzado Plan de preservación

80 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizGestión de contingencias CódigoG07/D03/O DefiniciónRecomendaciones técnicas para el diseño, la elaboración y la implementación de un plan de gestión de contingencias, como prioridad para la adecuada preservación y protección de los fondos custodiados.

81 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G07/D03/O Gestión de contingencias Herramientas por niveles Básico Comité de contingencias Medio Mapa de riesgos Plan de gestión de contingencias Rutinas de inspección Inventarios topográficos para la recuperación de la documentación Avanzado Medidas y protocolos ante desastres

82 Atención a la Administración G08/D01/O Difusión G08/D03/O Atención al público: servicio de referencia G08/D02/O GUÍA DE SERVICIOS DE ARCHIVO G08/O Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

83 GuíaSERVICIOS DE ARCHIVO CódigoG08/O Definición Buenas prácticas relacionadas con los servicios proporcionados por el Archivo, que deben ajustarse a la política de información establecida en la organización y a sus labores de difusión, formación y atención al ciudadano y a la Administración Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

84 DirectrizAtención a la Administración CódigoG08/D01/O DefiniciónServicio de atención a las oficinas productoras y a la administración en general ofreciendo información sobre la documentación custodiada en el archivo para permitir el desarrollo normal de sus funciones

85 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G08/D01/O Atención a la Administración Herramientas por niveles Básico Informes sobre viabilidad de planes relacionados con la gestión documental Solicitudes de préstamo Medio Actividades formativas y de concienciación a las administraciones Avanzado Sistema de control de documentos en préstamo Plan de difusión integral Indicadores de calidad del servicio de archivo

86 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizAtención a la Administración CódigoG08/D02/O DefiniciónServicio del archivo que actúa como intermediario entre los usuarios y los documentos y la información archivística, tanto de forma presencial como, especialmente, de forma no presencial

87 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G08/D01/O Atención a la Administración Herramientas por niveles Básico Categorización de usuarios Medio Material explicativo para usuarios externos Normas de acceso y consulta Indicadores de atención al público Cartas de servicios Avanzado Encuestas de satisfacción Política integral sobre atención a los usuarios

88 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA DirectrizDifusión CódigoG08/D03/O DefiniciónDifusión del contenido informativo de un centro para concienciar al ciudadano y a la sociedad sobre la importancia de los archivos, su utilidad y los servicios que ofrecen en beneficio de la comunidad

89 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Directriz G08/D01/O Atención a la Administración Herramientas por niveles Básico Material y actividades de difusión Estrategias de difusión Canal de comunicación Medio Plan de difusión integral Avanzado Análisis e informe final del cumplimiento del Plan de difusión integral

90 Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Herramientas transversales Programa de Capacitación de la organización Canales de comunicación de la organización

91 ANEXO I DIAGNÓSTICO POR PAÍS. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS ANEXO II CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN ANEXO III GLOSARIO Documentos técnicos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

92 Muchas gracias por su atención