Teddy Sánchez Gómez Especialista en Archivos Oficina de Administración de la Información Secretaría General de ESSALUD ¿CÓMO ORGANIZAR Y DESCRIBIR DOCUMENTOS.

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1 Teddy Sánchez Gómez Especialista en Archivos Oficina de Administración de la Información Secretaría General de ESSALUD ¿CÓMO ORGANIZAR Y DESCRIBIR DOCUMENTOS PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL?

2 PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 073-85-AGN/J, APRUEBA LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y DETALLA EN ELLA LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS: SNA 02 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS SNA 03 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SNA 04 SELECCIÓN DOCUMENTAL SNA 05 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SNA 06 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

3 PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

4 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO INTIMAMENTE RELACIONADO CON LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, PUES NO EXISTE UNA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE CULMINE CON LA ELABORACIÓN DE UN AUXILIAR O INSTRUMENTO DESCRIPTIVO: EL INVENTARIO DE DOCUMENTOS.

5 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? LA SELECCIÓN DOCUMENTAL ES UN PROCESO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN IDENTIFICAR, ANALIZAR Y EVALUAR TODAS LAS SERIES DOCUMENTALES DE CADA ENTIDAD PARA PREDETERMINAR SUS PERIODOS DE RETENCIÓN, EN BASE A LOS CUALES SE FORMULARÁ EL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS. RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 0-2018/AGN-J, DIRECTIVA N°01-2018-AGN/DAI

6 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? ES UN PROCEDIMIENTO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN EL TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DE UN ARCHIVO A OTRO AL VENCIMIENTO DE LOS PERÍODOS DE RETENCIÓN. RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 173-86-AGN-J

7 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS?

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO N°

9 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS?

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11 ÓRGANO MES ENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIOAGOSTOSETIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRE CONSEJO DIRECTIVO PRESIDENCIA EJECUTIVA GERENCIA GENERAL SECRETARÍA GENERAL OFICINA DE DEFENSA NACIONAL OFICINA DE COORDINACIÓN TÉCNICA OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA JURÍDICA GERENCIA CENTRAL DE GESTIÓN DE LAS PERSONAS DEFENSORÍA DEL ASEGURADO GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES DE SALUD GERENCIA CENTRAL DE ASEGURAMIENTO GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA GERENCIA CENTRAL DE LOGÍSTICA GERENCIA CENTRAL DE FINANZAS OFICINA CENTRAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES OFICINA DE RELACIONES INSTITUCIONALES OFICINA CENTRAL DE PROMOCIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS DE INVERSIONES TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DOCUMENTO QUE PROGRAMA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS E INCLUYE LAS INSTRUCCIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL MISMO. EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ES REMITIDO A LOS DIFERENTES ÓRGANOS CENTRALES MEDIANTE MEMORANDUM O CARTA CIRCULAR.

12 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INVENTARIO – REGISTRO) 1. Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe la serie documental. 2. Nombre o denominación de la unidad de organización que emite o recibe la serie documental. 3. Nombre del personal encargado de elaborar el inventario. 4. Registra el número de caja. 5. Registra el número de paquete, tomo o fólder, comenzando desde el 01 y continuando de manera correlativa por serie documental y año. 6. Registra el nombre de la serie documental. 7. Registra la numeración extrema de los documentos. 8. Registra la fecha extrema del documento. 9. Registra la cantidad de folios contenida en paquete, fólder o tomo. Dicha foliación sea requerida en comprobantes de pago, expedientes judiciales, licitaciones públicas, entre otros. 10. Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos (Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central). 11. Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes, entre otros).

13 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL INVENTARIO DE TRASFERENCIA DE DOCUMENTOS

14 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL 1. Nombre o denominación del sector al cual depende la entidad. 2. Nombre o denominación de la Entidad: 3. Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe el documento. 4. Nombre de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir. 5. Datos de la emisión: 5.1. Año en el que se realiza la transferencia. 5.2. Número de transferencia que se realiza en el año al Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central, según corresponda. 6.Señala las series documentales y sus fechas extremas. 7.Registra la totalidad de metros lineales de la transferencia realizada y el total de unidades de archivamiento a transferir. 8.Registra el lugar y la fecha de procedencia de la transferencia, firmada por el encargado del archivo de unidad orgánica o Jefe inmediato. 9.Registra el lugar y la fecha de recepción de la transferencia, firmada por el responsable de transferencia de documentos en el Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central, según corresponda.

15 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL

16 RÓTULO DE PAQUETE EL PAQUETE SERÁ SUJETADO CON UN NUDO DESLIZABLE, UTILIZANDO PARA ELLO PABILO DE ALGODÓN N°20. EN CASO QUE LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTREN EMPASTADOS EN TOMOS NO SE CONSIDERARÁ ESTA ACCIÓN.

17 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL SE REALIZARÁ EN CAJAS ARCHIVERAS, ADQUIRIDAS POR CADA UNIDAD ORGÁNICA, SEGÚN LAS MEDIDAS QUE SE INDICAN.

18 INADECUADA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

19 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A LOS ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

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21 ¡GRACIAS!