Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

Presentación del tema: "Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,"— Transcripción de la presentación:

1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2  Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

3 Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

4 Actividades realizadas en el 2008  A finales del mes de julio se llevó a cabo la contratación del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora para el desarrollo del proyecto. A finales del mes de julio se llevó a cabo la contratación del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora para el desarrollo del proyecto.  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. 4

5 Actividades realizadas en el 2008  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias.  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Se realizó la baja definitiva de la documentación contaminada, producto de los siniestros naturales en el Centro SCT Tabasco, de acuerdo al procedimiento normativo del Archivo General de la Nación. Se realizó la baja definitiva de la documentación contaminada, producto de los siniestros naturales en el Centro SCT Tabasco, de acuerdo al procedimiento normativo del Archivo General de la Nación. 5

6 Actividades realizadas en el 2008  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo.  Se identificaron 52 cajas que se tenían resguardadas desde 1996, pertenecientes al Órgano Interno de Control, en el archivo de concentración del Centro SCT de Querétaro, misma que se encuentran en proceso de transferencia al área responsable. Se identificaron 52 cajas que se tenían resguardadas desde 1996, pertenecientes al Órgano Interno de Control, en el archivo de concentración del Centro SCT de Querétaro, misma que se encuentran en proceso de transferencia al área responsable. 5

7 Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

8 Resultados Generales Archivo de Concentración  Se llevó a cabo la capacitación del personal del Archivo de Concentración de las Bombas y de los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT. Se llevó a cabo la capacitación del personal del Archivo de Concentración de las Bombas y de los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT.  Se lograron instalar e identificar 24,504 expedientes, contenidos en 1,702 cajas. Se lograron instalar e identificar 24,504 expedientes, contenidos en 1,702 cajas.  Se identificaron y prepararon para el proceso de baja documental a 2,425 expedientes contenidos en 180 cajas. Se identificaron y prepararon para el proceso de baja documental a 2,425 expedientes contenidos en 180 cajas.  Se identificaron un total de 238 series documentales resguardadas en los Archivos de Concentración. Se identificaron un total de 238 series documentales resguardadas en los Archivos de Concentración. 5

9 AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA CENTROS SCT REGION CENTRO PAIS ESTADO TOTAL DE SERIES SERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES SIN REGISTROS 3 DE NOV 200812 DE ENE 20093 DE NOV 200812 DE ENE 2009 HIDALGO527 9 8 10 43 ESTADO DE MEXICO5517 29 38 PUEBLA5523 25 45 69 30 MORELOS5530 60 25 QUERETARO5222 24 48 569 28 TLAXCALA5222 64 30 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

10 Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

11 Acciones 2009

12 51.- CENTRO SCT QUERÉTARO ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Transporte Ferroviario2Control de cuentas3Calidad1 Departamento Radio y Televisión4Estado físico de las carreteras1Capacitación1 Unidad de Plantación y Evaluación1Captación de ingresos1Expedientes de personal externo1 Unidad de Asuntos Jurídicos1Bienes inmuebles1Incidencias de personal1 Oficina de Inspección4Centros de verificación1Juicios de amparo1 Transporte Aéreo1Control vehicular2 Mantenimiento del equipo de computo 1 Obras3 Mantenimiento del equipo de cómputo 2Nómina de pago personal1 Auto Transporte Federal7Expediente clínico1Obra pública23 Medicina Preventiva1 Expediente de personal externo 5Prestaciones de personal1 Comunicación Social1 Expedientes de personal interno 5Servicio social1 Carreteras Alimentadoras8Incidencias de personal2 Sistema de Gestión de C1 Inspección de vías generales de comunicación 2 Conservación2Inventarios1 Subdirección Administrativa21Nómina de pago de personal4 Obra pública4 Permisos y concesiones de grúas 2 Prestaciones al personal2 Protección civil1 Radiocomunicación privada1 Seguimiento de gestión2 Servicio social3 Licencias de operadores518 Síntesis informativa4 Capacitación1 TOTAL57TOTAL569TOTAL32 CENTRO SCT QUERÉTARO Es importante señalar que de 52 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 24 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

13 51.- CENTRO SCT QUERETARO Avances en la elaboración del Inventario General del Archivo de Concentración. ContableAdministrativoLegal Seguimiento de gestión 320061X Obra pública520032XXX Obra pública 23 1995- 1997 7XXX TOTAL 33110 CENTRO SCT QUERÉTARO INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Series documentales Valor documental # CajasAño# Expedientes

14 51.- CENTRO SCT QUERÉTARO Avance en el Inventario de Baja Documental ContableAdministrativoLegal Seguimiento de gestión320061X TOTAL 131 CENTRO SCT QUERETARO INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL Series documentales# ExpedientesAño# Cajas Valor documental

15 Acciones a desarrollar para el 2009 1

16 1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

17 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

18 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.