Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) XXVIII Congreso Archivístico.

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1 Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) XXVIII Congreso Archivístico Nacional 20-22 de julio de 2016, San José-Costa Rica Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar Subdirección General de los Archivos Estatales

2 1.Introducción 2.Red de Transparencia y Acceso a la Información 3.Gestión de Documentos a.Beneficios b.Modelo conceptual 4.Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la RTA a.Principios b.Objeto c.Características d.Metodología Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

3 ¿ Qué es la Red de Transparencia y Acceso a la Información ? Es una red de intercambio entre organismos y/o entidades públicas que desarrollan supervisión en funciones en Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

4 1. Jurisprudencia 2. Capacitación y difusión 4. Archivos 3. Indicadores Creación de un Modelo de Gestión de Archivos con el apoyo de EuroSocial 5. Transparencia activa y datos abiertos Líneas de trabajo prioritarias Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

5 Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centroamérica. Guatemala Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación. Uruguay Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN). México Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público. Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación. Brasil Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Chile Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador Instituto de Acceso a la Información Pública(IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación de Colombia Comisión de Alto Nivel Anticorrupción(CAN) y Archivo General de la Nación de Perú Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE/MECD. España) y Organización de los Estados Americanos (OEA) Red de transparencia y acceso a la información pública (RTA) Vice Ministerio de Asuntos Políticos y Ciudadanos del Ministerio de la Presidencia y Archivo Nacional. Costa Rica

6 ¿Qué es la gestión documental? Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

7 Definición 1988. Diccionario de Terminología Archivística, del Consejo Internacional de Archivos Gestión de documentos: Área de la gestión administrativa encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

8 Definición 2016. ISO 15489-1:2016. Información y Documentación. Gestión de documentos. Conceptos y principios Gestión de documentos Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para capturar y mantener, en forma de documentos, la información y evidencia de las actividades y operaciones de la organización. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

9 Beneficios de una adecuada gestión documental Para las Administraciones Públicas  Mayor calidad en la gestión: sostenibilidad y continuidad del negocio  Mayor capacidad en el cumplimiento con la legalidad  Gestión de recursos, de control de costes y de adecuación de servicios  Excelente posición ante todo tipo de auditorías  Aumento de la capacidad de toma de decisiones  Mejora en el uso de las infraestructuras tecnológicas  Reducción de información duplicada y solapada, etc. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

10 Beneficios de una adecuada gestión documental Para los ciudadanos  Satisfacción del desarrollo de los derechos de acceso a la información y la cultura  Seguridad jurídica de los ciudadanos  Armonía con la protección de datos y seguridad nacional  Se obtienen respuestas a las peticiones de información en plazo  Confianza en la fiabilidad de los datos públicos, etc. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

11 Política Responsabilidades RequisitosProcesos Instrumentos Mejora GESTIÓN DOCUMENTAL Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

12 Política Las organizaciones deben establecer, mantener y promulgar una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de información y rendición de cuentas. Debe adaptarse y aprobarse en el nivel más alto de la organización y promulgarse en toda la organización. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

13 Responsabilidades ¿Quién hace qué? Archiver@s El diseño, la implementación, y el mantenimiento de sistemas y procedimientos La formación de usuarios Políticos / Ejecutivos TICs / Administradores de sistemas Emplead@s Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

14 Requisitos Principalmente, la creación de documentos:  Auténticos (que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma que lo ha creado o enviado; y que ha estado creando o enviando en el momento que afirma  Fiables (cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa)  Utilizables, documento que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

15 Instrumentos Necesarios para llevar a cabo dichos procesos. Podemos destacar:  Cuadro de clasificación basado en las actividades  Calendario de conservación de series documentales  Tabla de acceso y seguridad  Glosario de vocabularios controlado También hay herramientas no específicas de la gestión documental pero que nos sirven para determinadas operaciones, como por ejemplo:  Análisis del marco normativo  Análisis de riesgos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

16 Mejora A través de la supervisión y la auditoría. Cualquier modelo de gestión se debe poder evaluar para garantizar que los procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos son conformes y se obtienen los resultados previstos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

17 Principios  Una adecuada gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.  Los documentos protegen los derechos e intereses de los ciudadanos y hacen a los empleados públicos responsables de sus acciones  La gestión documental y de Archivos es un proceso transversal en todas las organizaciones  Las políticas de gestión documental y los procesos que conllevan deben ser abordados desde la multidisciplinariedad  Los documentos de conservación permanente van a documentar la historia de nuestras naciones Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

18 Finalidad  Normalizar los procesos de gestión documental y archivo para contribuir y garantizar la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos.  La creación de un marco técnico de referencia que permita orientar políticas, estrategias, procedimientos, sistemas de evaluación y mejora, herramientas, etc., para tratar la información generada en el ejercicio de sus funciones por las distintas organizaciones. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

19 Objeto  Desarrollo de un Modelo de Gestión Documental para la RTA que pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como una contribución a las entidades garantes de acceso a la información y a los archivos.  Establecer dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia archivística y gestión documental. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

20 Objeto El Modelo es de aplicación para:  Todo tipo de documentos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso de sus funciones o actividades  Durante toda la vida del documento y, por tanto, para toda clase de archivos  Cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño, recursos y actividad.  Sistemas y redes de archivos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

21 Objeto  Reflejo y respeto:  De la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales  De las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales  Visión integral de los distintos ámbitos y procesos de la gestión documental:  El sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los mismos  Aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

22 Principales características del Modelo Basado en normas y buenas prácticas Tiene en cuenta las necesidades generales de las instituciones de los países de la región Contempla un modelo de implementación modular, gradual y flexible Abierto y en continua mejora Más orientado a la auto- evaluación de los distintos procesos que a la certificación MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

23 Metodología Talleres generales y talleres (puesta en común y retroalimentación) Encuestas Identificación de Buenas Prácticas Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

24 Metodología  Identificación de modelos internacionales de buenas prácticas  Búsqueda de respuestas a los diferentes tratamientos archivísticos parciales para conseguir un desarrollo general útil a las distintas realidades  Recopilación de información mediante cuatro cuestionarios a las entidades involucradas en el proceso de la gestión documental, diseñados para obtener información de:  órganos rectores de archivos  técnicos de gestión documental y archivos  directivos y alta dirección de la organización  instituciones garantes del acceso  Reuniones: talleres generales y talleres retroalimentación Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

25 RTA. Encuesta sobre procesos archivísticos. Promedio por país Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA 440 encuestas recibidas 10 países: Brasil Chile Colombia Ecuador El Salvador Guatemala México Perú Santa Fe (Argentina) Uruguay

26 RTA. Encuesta sobre procesos archivísticos. Promedio por país Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

27 Primer Taller regional para la construcción del Modelo de Gestión de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) Lugar: Archivo General de la Nación. Bogotá (Colombia) Fecha: 10, 11 y 12 de junio Asistentes: representantes de Argentina, Brasil, Colombia, Chile, Ecuador, El Salvador, España, Guatemala, Méjico, Perú y Uruguay, así como de la OEA y del programa EUROsociAL representado por la Fundación CEDDET.

28 Taller de trabajo para la presentación del Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Lugar: Archivo General de la Nación. México Fecha: 8 y 9 de septiembre

29 Taller de trabajo para la presentación del Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Lugar: Casona del Mariscal Ramón Castilla. Lima (Perú) Fecha: 11 y 12 de septiembre

30 Taller de trabajo para la presentación del Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Lugar: Archivo Nacional de Ecuador. Quito (Ecuador) Fecha: 25 y 26 de septiembre

31 Taller de trabajo para la presentación del Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Lugar: Archivo Nacional de Chile. Santiago (Chile) Fecha: 29 y 30 de septiembre

32 Segundo Taller regional para la construcción del Modelo de Gestión de archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) Lugar: Brasilia (Brasil) Fecha: 3-4 noviembre 2014

33 Declaración de Brasilia PROYECTO EN ALIANZA ÓRGANOS GARANTES Y RESPECTIVOS ARCHIVOS NACIONALES Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA Derecho a la información Derechos y deberes políticos y civiles Derechos humanos Políticas de transparencia

34 Acuerdos pactados Establecer, que la finalidad principal de todos los documentos que componen el MGD para la RTA, es convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental y de archivos de las distintas organizaciones y países miembros de la RTA, así como garantizar la accesibilidad a los documentos. Reafirmar, el compromiso de fortalecer el Proyecto que se ha llevado adelante, en tanto representa una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos. Animar, a sus instituciones y colaboradores a generar mecanismos que permitan una implementación del MGD y sus herramientas, a fin de potenciar el desarrollo de las distintas actividades efectuadas por la RTA. Promover la coordinación de políticas sobre gestión documental entre los organismos estatales responsables para mejorar la administración de los archivos. Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

35 Conclusiones Confianza Derechos humanos Seguridad jurídica Transparencia Rendición de cuentas Estados democráticos Cooperación Modelo de Gestión de Documentos y Archivos de la RTA

36 Muchas gracias por su atención