Sistema Nacional de Información Básica en Materia de Salud

Gestión del Cambio en el Proyecto SINBA El papel de los líderes

Gestión del Cambio Necesidad Humana y Tecnológica El 50% del éxito en las implementaciones de los sistemas de información en salud, dependen del proceso de cambio de las personas. La eficacia del software y la infraestructura, no son suficientes. 20 % Desarrollos Tecnológicos 30 % Procesos y Políticas Necesidad que Atiende la gestión del cambio 50 % Recurso Humano

Retos del Cambio

¿Cómo lograr el cambio?

Proceso para la transición de un estado a otro Entrada Desarrollo Salida Resultado Motivación

Continuo de Conciencia “Cambiar creencia es cambiar la conducta” Factores Humanos que intervienen en el cambio Continuo de Conciencia “Cambiar creencia es cambiar la conducta”

Entendimiento Aceptación Compromiso Nadie Acepta lo que no Entiende y nadie se Compromete con lo que no Acepta

El Cambio será posible cuando la necesidad sea mayor que el miedo Factores humanos que intervienen en el cambio: El Cambio será posible cuando la necesidad sea mayor que el miedo Circulo de la ocupación

Retos a alcanzar: Modificar la cultura interna Cambiar el comportamiento Empoderar al equipo a resolver problemas

Factores humanos que intervienen en el cambio: Motivación Capacidad Personal Motivación individual para hacer o no las cosas: Esfuerzo Visión personal Recompensas y satisfacciones Capacidades individuales: Conocimiento Habilidades Capacidades físicas Social Factores sociales de la motivación: Empuje entre compañeros Líderes comprometidos Reconocimientos y sanciones Apoyo social para adquirir la capacidad: Capacitaciones Apoyo entre compañeros Servicios de soporte

Cadena de Valor

Factores claves de éxito: Premisas - Teoría de los sistemas El sistema de información está compuesto por diferentes elementos. El impacto en uno de ellos afectará en mayor o menor medida al resto. Atender solo algunos de los elementos no es suficiente. La clave del éxito en este proyecto es el trabajo en equipo de líderes de diferentes disciplinas para la atención oportuna de las necesidades.

Necesitamos agentes de cambio que: Desee el cambio para la transformación. Motive a sus compañeros a sus compañeros. Busqué el cómo si ante las dificultades. Sea comprometido. Factores Claves de éxito: Que los involucrados en el proyecto reconozcan su papel como la integración de un todo. Que la captura de la información sea de calidad desde el registro inicial para evitar reprocesos. Que las áreas médicas, de estadística y de informática se integren en la misión compartida del proyecto. Que los responsables del proyecto y las autoridades sea los principales promotores y facilitadores del mismo.

Metodología de Comunicación y Capacitación para implementar SINBA

Metodología de la DGIS para la Implementación del SINBA PLANEACIÓN PREPARACIÓN VERIFICACIÓN CAPACITACIÓN SEGUIMIENTO Análisis de impacto en la operación. Definición de metas e indicadores de adopción. Detección de necesidades de comunicación y capacitación. Cronograma de actividades. Preparación de los materiales de capacitación y comunicación. Reuniones con los líderes de los involucrados. Asignación de roles y responsabilidades. Aseguramiento de los requisitos mínimos: Software Infraestructura Datos Procesos Lineamientos Comunicación y gestión del cambio. Ejecución de capacitaciones estatales Presencial E-learning Asesorías presenciales estratégicas en la etapa inicial de producción (acompañamiento en sitio). Monitoreo de la producción y detección de riesgos. Soporte remoto para atender dudas e incidencias. Visitas de seguimiento

A B C C

Plan de implementación estatal Actividad Clave Sub-actividad Difusión del proyecto Realizar la comunicación del proyecto a todos los involucrados en el estado en todos los niveles de operación. (Incluir área médica, programas, epidemiología, seguro popular, entre otros). Definir todas las audiencias Detectar los mensajes estratégicos Realizar matriz de comunicación Ejecutar el plan de comunicación

Matriz de comunicación Premisas para la comunicación Definir audiencias Definir etapas Definir tipo de comunicación Matriz de comunicación Etapa Audiencia Objetivo Mensaje Estratégico Pieza Comunicacional Cuándo

Réplica de la capacitación nacional Plan de implementación estatal Actividad Clave Sub-actividad Réplica de la capacitación nacional Realizar la réplica de la capacitación de temas técnicos (instalación y configuraciones). Realizar la réplica de la capacitación de temas funcionales (por perfil) Definir el esquema de capacitación estatal. Asignar los participantes para cada curso Definir periodos de capacitación, fechas, sedes y horarios Hacer convocatoria y ratificar asistencia Elaborar lista de actividades logísticas Adecuar la carta descriptiva de las capacitaciones Ejecutar las capacitaciones Identificar al universo de participantes por curso (técnico y funcional) Difundir el e-learning SINBA Aplicar evaluaciones (incluidas en e-learning SINBA)

Capacitación El servicio comprende la transmisión de conocimientos teóricos y prácticos, para el desarrollo integral de los involucrados en el cambio La capacitación además de apuntar a la adopción de herramientas tecnológicas, promueve la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes que contribuyen al crecimiento humano y de la secretaría de Salud.

Capacitación Objetivos de la identificación de Necesidades de Capacitación • Contribuir en el crecimiento de los individuos, como consecuencia del desarrollo organizacional que implicará la implementación del cambio tecnológico. • Acercar conocimientos técnicos que permitan a los participantes lograr el correcto manejo de la herramienta, favoreciendo así su adopción. • Exponer las líneas de interacción entre los diversos involucrados en el sistema, a través del entendimiento de su rol como parte de un todo, para llevarlos al cumplimiento de un objetivo en común.  

Capacitación Factores Claves de éxito en la capacitación • Conocimiento de los beneficios del cambio tecnológico. • Percepción positiva de costo-beneficio. • Sensibilización hacia la Adopción de Tecnología. • Identificación de cambios puntuales en el modelo operativo. • Planeación adecuada. • Identificación de necesidades de infraestructura, datos, normas y políticas. • Competencias identificadas.  

Capacitación Presencial Es la Modalidad de Capacitación tradicional, permite establecer la interacción entre instructor y participantes de manera directa, incorporando diferentes métodos didácticos (expositivos, participativos, reflexivos y demás). Entre las principales ventajas que presenta, es recibir una retroalimentación inmediata de los participantes, lo que permite al Capacitador valorar algún cambio o adecuación en tiempo real.

Capacitación a Distancia Ideal para aquellas instituciones que ya cuenten con experiencia en el manejo de aplicativos y que requieran una actualización en sus procesos. Entre las principales características de esta Modalidad, se encuentran el facilitar el avance a las necesidades de los usuarios, permite crear comunidades de aprendizaje por medio del uso de la tecnología y busca una relación costo-beneficio. En cuanto al uso y administración de una plataforma de aprendizaje permite al usuario, el recibir retroalimentación por un tutor experto en el contenido, combinar actividades síncronas y asíncronas, para concentrarse en un aprendizaje centrado en el participante. Además, se puede contar con Soporte Técnico en Línea, si el cliente así lo requiere.

Capacitación Semi presencial Entre las principales características de esta modalidad destacan su flexibilidad, la posibilidad de la combinación de las actividades en línea con otras presenciales de forma sistematizada, además de combinar las ventajas de las modalidades presenciales y virtuales, lo que también requiere la consideración de un equipo para la fase presencial y para la fase en Línea.

Capacitación Formación de formadores Esta Modalidad de Capacitación está dirigida al personal interno de la Institución, en ella se promueve la productividad y el crecimiento de la organización desde el nivel interno, dado que son los mismos integrantes de la institución sean quienes se apropian del entrenamiento y liderazgo, logrando la transmisión del conocimiento como un proceso activo de la organización. La Institución selecciona a sus agentes de cambio internos, a través del servicio se forma al capacitador interno en las competencias necesarias para comprender y propiciar la adopción a la transformación que implica el proyecto. Se incluyen cursos de elementos Formativos, de manejo de objeciones, de liderazgos e inteligencia emocional.

Tipos de Comunicación Expectación Actividades de difusión del proyecto en todos los niveles de la Secretaría de Salud para general el compromiso de los líderes federales y estatales Expectación Actividades de difusión del proyecto a mandos medios, sensibilización de los responsables de la operación y exposición de los planes de trabajo, roles y funciones de los involucrados. Atención a dudas de gestión del proyecto Ejecución del plan de mitigación de riesgos, formación de entrenadores, capacitaciones a usuarios, soporte presencial y remoto. Atención inmediata de incidencias Seguimiento a las metas e indicadores de adopción, celebración de logros y ejecución de acciones de mejora y acciones correctivas