Gestión del Alcance Gustavo Flouret, PMP

Gestión del Alcance del Proyecto Esta área de conocimiento tiene los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente. Para lograr este objetivo, tiene 3 procesos en planificación y 2 en seguimiento y control.

El alcance y preguntas que ayudan a definirlo ¿Qué necesita el cliente? ¿Qué quiere el cliente? ¿Beneficiará al cliente tener el producto? ¿Puede el cliente realizar el gasto? ¿Hay otros involucrados que necesitan o quieren el producto? ¿Beneficiará a más involucrados?

Gestión del Alcance del Proyecto Se debe distinguir claramente: Alcance del Producto: las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del Proyecto: el trabajo que debe realizarse para entregar el producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Gestión del Alcance del Proyecto Definición de actividades del cronograma Enunciado del Alcance Acta de Constitución WBS Y Diccionario WBS El trabajo del proyecto se debe mantener siempre enmarcado en el Acta de Constitución del Proyecto. Scope Creep: el alcance es inestable y los requerimientos de cambios están descontrolados. Gold Plating:se realizan agregados al alcance porque se creen mejor.

El Alcance del Proyecto, Programa, Portfolio Portfolios Los proyectos tienen objetivos definidos y el alcance se elabora progresivamente a través del ciclo de vida. Los programas tienen un alcance más amplio y proporcionan beneficios más significativos. Los portfolios tienen un alcance que cambia con los objetivos estratégicos de la organización.

Procesos de la Gestión del Alcance Grupos de Procesos Procesos de Planificación Procesos de Seguimiento y control Gestión del Alcance Recolectar requerimientos 5.1 Definir Alcance 5.2 Crear EDT/WBS 5.3 Verificar Alcance 5.4 Controlar Alcance 5.5

Procesos de la Gestión del Alcance Enunciado del Alcance del Proyecto Acta de Constitución Acta de Constitución Registro de Involucrados 2. Definir Alcance 3. Crear EDT/WBS Documentación de Requerimientos 1. Recolectar Requerimientos EDT/WBS Diccionario EDT/ WBS Línea Base del Alcance Documentación de Requerimientos Matriz de Trazabilidad Documentación de Requerimientos Matriz de Trazabilidad Plan de Adm. Proyecto Diccionario WBS/EDT Entregables Validados 5. Controlar Alcance Plan Adm. del Proyecto Inf. de desempeño del trabajo 4. Verificar Alcance Requerimientos de cambios Métricas de desempeño del trabajo Entregables Aceptados Requerimientos de cambios

Gestión del Alcance del Proyecto Proceso :Recolectar Requerimientos Objetivo: consiste en definir y documentar las necesidades de los involucrados en la medida que se relacionan con el cumplimiento de los objetivos del proyecto.Se documentan características del producto y del proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto Proceso :Recolectar Requerimientos Requerimientos: necesidades que los involucrados precisan resolver a través del proyecto. No se debería incluir en el proyecto trabajo sin fundamentos justificados, la idea es que los requerimientos de un proyecto tengan el fin de resolver problemas o alcanzar objetivos. El éxito de un proyecto está muy relacionado a capturar y administrar adecuadamente los requerimientos del producto y del proyecto. Balancear los requerimientos es un aspecto fundamental , muchas veces los requerimientos de un involucrado entran en conflicto con los de otro. El PM puede solicitar apoyo de la alta gerencia para resolver estos conflictos.

Gestión del Alcance del Proyecto Recolectar Requerimientos Entradas Herramientas y Técnicas Salidas Acta de Constitución del Proyecto: Entrevistas Focus Group Workshop Cuestionarios y encuestas Observación Prototipos Documentación de Requerimientos: se documentan .Se establece una línea base de requerimientos cuando son no ambiguos, claros y consistentes. Registro de Involucrados: se utiliza para identificar los involucrados que pueden proveer información detallada de los requerimientos del producto y del proyecto. Técnicas de creatividad(brainstorming,mapas mentales) Técnicas de tomas de decisión Plan de Administración de Requerimientos: como se analizan, documentan y administran a lo largo del proyecto. Matriz de trazabilidad de requerimientos: vincula los requerimientos a sus orígenes y permite realizar el seguimiento a lo largo del proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto Recolectar Requerimientos Alto Importantes Mantenerlos satisfechos Claves Administrarlos de cerca Impacto Otros Monitorearlos Afectados Informarlos Bajo Baja Alta Influencia

Gestión del Alcance del Proyecto Recolectar Requerimientos Ejemplo de Matriz de Trazabilidad

Gestión del Alcance del Proyecto Proceso :Definir Alcance Objetivo: consiste en crear la Enunciado del Alcance del Proyecto, documento que define el alcance del producto y del proyecto y pasa a formar parte de la línea de base del alcance.

Gestión del Alcance del Proyecto Definir Alcance Entradas Herramientas y Técnicas Salidas Acta de Constitución del Proyecto: Juicio de Expertos Enunciado del Alcance del Proyecto: contiene. Descripción del alcance del producto. Criterios de aceptación del producto. Entregables del proyecto. Exclusiones del proyecto. Restricciones del proyecto. Supuestos del proyecto. Workshop Documentación de los requerimientos Análisis de productos: se analizan los objetivos y descripción del producto como los enunció el cliente para convertirlos en entregables tangibles. Identificación de Alternativas se trata de descubrir distintas formas de lograr los objetivos del proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto Proceso :Crear EDT/WBS Objetivo: consiste en bajar a detalle y desagregar en componentes más pequeños los entregables que conforman el trabajo del proyecto, creando como resultado la EDT/WBS , su diccionario que junto con la Enunciado del Alcance forman la línea de base del alcance. EDT Estructura de Desglose de Trabajo WBS Work Breakdown Structure Línea de Base EDT+Diccionario EDT+Enunciado del Alcance

Gestión del Alcance del Proyecto Crear EDT/WBS Entradas Herramientas y Técnicas Salidas Enunciado del Alcance del Proyecto Descomposición EDT/WBS Documentación de los requerimientos Diccionario de la EDT Línea Base del Alcance

Gestión del Alcance del Proyecto Ejemplo de una EDT/WBS El PMBOK® recomienda descomponer el trabajo basándose en los entregables que tiene que producir el proyecto. Esto apunta a que el análisis del alcance sea lo más concienzudo posible, facilita la estimación de tiempos y costos de las actividades necesarias para completar cada entregable y permite la clara verificación de que el alcance del proyecto haya sido completado una vez que éste termina.

Gestión del Alcance del Proyecto Alcance del Producto y del Proyecto La WBS debe cubrir todo el trabajo requerido para completar el proyecto. Por lo tanto, incluye entregables relacionados con el alcance del producto (funcionalidades y características) y entregables que son resultado de otras tareas que se deben llevar a cabo como parte del proyecto.

Niveles de la EDT/WBS Rolling Wave Planning: es una forma de elaboración progresiva que permite al equipo dejar para más adelante la definición de aquellos entregables de los cuales no se tiene suficiente información en el momento, representándolos en un nivel alto de la wbs. Los componentes en el nivel más bajo de la WBS se denominan work packages. Su descomposición lleva directamente a la definición de actividades, por lo que representan el trabajo en un nivel cuyo esfuerzo puede ser estimado en cuanto a tiempos y costos, es asignable a miembros del equipo y ,puede ser monitoreado y controlado.

Gestión del Alcance del Proyecto Plantilla de un Diccionario de la EDT/WBS Código de Cuenta Denominación del componente Organización Responsable Descripción del componente: Criterios de aceptación: Supuestos asociados (si los hay) Restricciones asociadas (si las hay) Actividades de este componente (sólo para el nivel de work Package) Recursos Necesarios (sólo para el nivel de work Package) Lista de hitos asociados (si los hay) Duración estimada Costo estimado Se aconseja utilizar el enfoque top down cuando: El equipo de proyectos y el PM no tienen suficiente experiencia en desarrollar WBS. La naturaleza de los productos o servicios del proyecto no está bien entendida. La naturaleza del ciclo de vida del proyecto no es familiar. No existen en la organización WBS estándares o templates. Se aconseja utilizar el enfoque bottom up cuando: La naturaleza de los productos o servicios del proyecto está bien entendida. La naturaleza del ciclo de vida del proyecto es familiar. Existen en la organización WBS estándares o templates. En general cuando en la organización existen estándares y templates deberían ser utilizados .

Gestión del Alcance del Proyecto Creación EDT/WBS Pasos en la descomposición : Identificar los entregables y trabajo relacionado. Estructurar y organizar el trabajo en la EDT/WBS. Esto puede hacerse de distintas maneras. Descomponer los niveles superiores en componentes detallados de niveles inferiores. Desarrollar y asignar códigos de identificación para los componentes de la EDT/WBS. Estos códigos se conocen también como “code of accounts” y lo que se busca es tener una codificación única que permita identificar cada work package en forma unívoca.

Gestión del Alcance del Proyecto Creación EDT/WBS Reglas Básicas para crear una EDT/WBS: se crea con la ayuda del equipo de trabajo. incluye el trabajo necesario para crear los entregables. el nivel más alto es el título del proyecto. el desglose del trabajo se hace hasta el nivel de paquete de trabajo(work packages) tal que: puede ser estimado confiablemente. no puede ser más lógicamente dividido. puede ser tercerizado. puede ser completado sin interrupciones o sea sin mayor información.

Gestión del Alcance del Proyecto Crear EDT/WBS Regla del 100%: la EDT/WBS incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto. captura todos los entregables (internos, externos , intermedios) en términos de trabajo a ser completado (se incluye el trabajo de administración del proyecto). está construida de tal forma que cada nivel de descomposición contiene el 100% del trabajo en el nivel padre (la suma del trabajo de los “hijos” debe ser igual al 100% del trabajo representado por el padre.

Gestión del Alcance del Proyecto Crear EDT/WBS Algunos beneficios de utilizar una EDT/WBS: provee al equipo de proyecto comprensión sobre donde poner los esfuerzos. facilita la comunicación y cooperación entre el equipo y el resto de los involucrados. ayuda a prevenir cambios. Impide el “scope creep”. provee una base para la estimación de tiempo, costos riesgos , tipos de recursos y contrataciones. durante le ejecución del proyecto ayuda a: realizar cambios cuando se aprueban o medir el impacto cuando se solicitan cambios. controlar el alcance del proyecto. comunicarse y mantener a los integrantes del equipo en sus roles.

Gestión del Alcance del Proyecto Otros elementos de la EDT/WBS Código de Identificación, Code of Accounts: es una codificación única que permite identificar cada work package en forma unívoca. Cuenta de Control , Unidad de Costos, Control Accounts: es un punto de administración de control donde la integración de presupuesto, cronograma y alcance tiene lugar y donde las medidas de avance o desempeño serán tomadas. Se ubican en puntos seleccionados de administración de la EDT/WBS. Planning Package: cuando para algunos componentes de la EDT/WBS no hay suficiente información se dejan sin descomponer. Los planning package requieren un nivel alto o medio de estimación del esfuerzo el cual se traslada a estimaciones de costo y tiempo que son utilizadas en el proceso de de planificación. Avanzar mientras se tiene partes desconocidas del alcance puede conllevar a riesgos.

Gestión del Alcance del Proyecto Proceso :Verificar el Alcance Objetivo: consiste en verificar que los entregables generados por el trabajo del proyecto cumplen con lo especificado en la línea de base del alcance y lograr la aceptación del cliente.

Gestión del Alcance del Proyecto Verificar el Alcance Entradas Herramientas y Técnicas Salidas Plan de Adm.del Proyecto Inspección incluye actividades como mediciones, exámenes y verificaciones para determinar si los entregables cumplen con los criterios de aceptación. Entregables Aceptados: los entregables que cumplen con los criterios de aceptación se aceptan formalmente por el cliente. Documentación de los requerimientos Requerimientos de Cambios: el cliente acepta o rechaza los entregables. Los motivos de la no aceptación se documentan. Los requerimientos de cambios que se originen deben ser evaluados en el proceso Realizar Control integrado de Cambios. Matriz de Trazabilidad de requerimientos Entregables validados

Gestión del Alcance del Proyecto IMPORTANTE La verificación del alcance se realiza al final de cada fase del proyecto y durante el grupo de proceso de Seguimiento y Control. También se realiza cuando un proyecto es terminado o cancelado, para determinar el grado de completitud. Generalmente, se realiza después del proceso Realizar el Control de Calidad , ya que es mejor asegurarse que el trabajo cumple con los requerimientos de calidad antes de sentarse con el cliente, aunque podrían ocurrir en paralelo.

Gestión del Alcance del Proyecto IMPORTANTE El alcance del Producto: se mide comparando con los requisitos del producto. El alcance del Proyecto: se mide comparando con el plan de proyecto, enunciado del alcance, la EDT y el diccionario de la EDT.

Gestión del Alcance del Proyecto Proceso :Controlar el Alcance Objetivo: se ocupa de controlar los cambios en el alcance para que sólo los cambios aprobados en el proceso Realizar Control Integrado de Cambios se concreten.

Gestión del Alcance del Proyecto Controlar el Alcance Entradas Herramientas y Técnicas Salidas Plan de Adm.del Proyecto Análisis de variaciones consiste en revisar las mediciones de desempeño del proyecto para determinar si hay variaciones en el alcance del proyecto y cuál es su magnitud. Métricas del avance del trabajo: las mediciones pueden incluir desempeño técnico real vs. Planeado así como otras mediciones vinculadas al desempeño del alcance. Documentación de los requerimientos Requerimientos de Cambios: cuando se analizan las variaciones se puede solicitar un cambio a la línea de base del alcance u otros componentes del Plan de Adm. Del Proyecto. Matriz de Trazabilidad de requerimientos Información de Avance del Trabajo:

Muchas Gracias!