Identificación de entradas, salidas y herramientas de procesos de gestión del PMI Jairo A. Orozco L.

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1 Identificación de entradas, salidas y herramientas de procesos de gestión del PMI
Jairo A. Orozco L.

2 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos.

3 Acta de Constitución del Proyecto El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto Entradas Enunciado del trabajo del proyecto (SOW) Factores ambientales de la empresa Acuerdos Caso de negocio Activos de los procesos de la organización Herramientas Técnicas de facilitación Juicio de expertos Salidas Acta de constitución del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para PDP, Gestión de Alcance, Recopilar requisitos, Definir Alcance, Planificar Gestión Cronograma, Planificar Gestión Costos, Planificar Gestión Riesgos e Identificar Interesados.

4 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto Entradas • Plan de gestión de las comunicaciones • Plan de gestión de los costos • Plan de gestión de los recursos humanos • Plan de gestión de las adquisiciones • Plan de mejoras del proceso • Plan de gestión de la calidad • Plan de gestión de los requisitos • Plan de gestión de los riesgos • Plan de gestión del cronograma • Plan de gestión del alcance • Plan de gestión de los interesados • Línea base de costos • Línea base del cronograma • Línea base del alcance • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto ) Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Acta de constitución del proyecto Salidas de otros procesos ( Herramientas Técnicas de facilitación Juicio de expertos Salidas Plan para la dirección del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para todos los demás procesos de la gestión de proyectos. Las salidas de otros procesos, para casos prácticos o proyectos pequeños, pueden hacer parte del plan integral y no como planes separados. Cualquier salida que sea un plan o una línea base de otros procesos, es entrada para este proceso.

5 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo del proyecto. Entradas Factores ambientales de la empresa Solicitudes de cambio aprobadas Plan para la dirección del proyecto Activos de los procesos de la organización Herramientas Reuniones Sistema de información para la dirección de proyectos Juicio de expertos Salidas Entregables Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Solicitudes de cambio Datos de desempeño del trabajo Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para todos los procesos de monitoreo y control, en especial para el control de cambios y para el plan para la dirección del proyecto.

6 Este proceso retroalimenta todos los procesos de planificación.
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto El monitoreo continuo permite al equipo de dirección del proyecto conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial. El control incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas, o la modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeño Entradas Plan para la dirección del proyecto Pronóstico del cronograma Información de desempeño del trabajo Cambios validados Pronósticos de costos Activos de los procesos de la organización Factores ambientales de la empresa Herramientas Sistema de información para la dirección de proyectos Técnicas analíticas Juicio de expertos Reuniones Salidas Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de monitoreo y control. Este proceso retroalimenta todos los procesos de planificación. De los informes presentados se obtienen las solicitudes de cambio del proyecto.

7 Realizar el Control Integrado de Cambios Realizar el Control Integrado de Cambios es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa todas las solicitudes de cambio o modificaciones a documentos del proyecto, entregables, líneas base o plan para la dirección del proyecto y aprueba o rechaza los cambios Entradas Plan para la dirección del proyecto Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Activos de los procesos de la organización Factores ambientales de la empresa Herramientas Reuniones Herramientas de control de cambios Juicio de expertos Salidas Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Registro de cambios Solicitudes de cambio aprobadas Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de control de calidad y adquisiciones y gestionar interesados y además para la actualización de todos los planes del proyecto. Existe una relación directa con los procesos de dirigir y gestionar el trabajo y con monitorear y controlar el trabajo del proyecto

8 Cerrar el Proyecto o Fase Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos para analizar y documentar las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por terminado antes de su culminación. Entradas Activos de los procesos de la organización Entregables aceptados Plan para la dirección del proyecto Herramientas Reuniones Técnicas Analíticas Juicio de expertos Salidas Transferencia del producto, servicio o resultado final Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Las salidas del proceso son un insumo para la actualización de los activos de los proceso de la organización. Este proceso da fin al proyecto o fase trasladando al cliente la operación del mismo (producto o servicio)

9 GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto.

10 Planificar la Gestión del Alcance Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto Entradas Plan para la dirección del proyecto Acta de constitución del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Herramientas Juicio de expertos Reuniones Salidas Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de planificación del alcance y para los procesos de monitoreo y control del alcance. El plan para la gestión del alcance y los requisitos puede ser un documento individual o hacer parte integral del plan para la dirección del proyecto. Depende del tamaño y complejidad del proyecto

11 Recopilar Requisitos Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto. El éxito del proyecto depende directamente de la participación activa de los interesados en el descubrimiento y la descomposición de las necesidades en requisitos, y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto. Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permita incluirlos en la línea base del alcance y medirlos una vez que se inicie el proyecto. Entradas Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Plan de gestión de los interesados Acta de constitución del proyecto Registro de interesados Herramientas Entrevistas Grupos focales Talleres facilitados Técnicas grupales de creatividad Técnicas grupales de toma de decisiones Cuestionarios y encuestas Observaciones Prototipos Estudios comparativos Diagramas de contexto Análisis de documentos Salidas Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Muchas organizaciones clasifican los requisitos en diferentes tipos, tales como soluciones de negocio y técnicas, las primeras referidas a las necesidades de los interesados y las segundas al modo en que se implementarán dichas necesidades. Los requisitos pueden agruparse en categorías para permitir un mayor refinamiento y nivel de detalle a medida que se elaboran los requisitos. Estas categorías incluyen: Requisitos de negocio, que describen las necesidades de alto nivel de la organización en su conjunto, tales como los problemas u oportunidades de negocio y las razones por las que se ha emprendido un proyecto. Requisitos de los interesados, que describen las necesidades de un interesado o grupo de interesados. Requisitos de las soluciones, que describen las prestaciones, funciones y características del producto, servicio o resultado que cumplirán los requisitos de negocio y de los interesados. Los requisitos de las soluciones se agrupan asimismo en requisitos funcionales y no funcionales: Los requisitos funcionales describen los comportamientos del producto. Entre los ejemplos se incluyen procesos, datos e interacciones con el producto. Los requisitos no funcionales complementan a los funcionales y describen las condiciones ambientales y las cualidades necesarias para que el producto sea eficaz. Entre los ejemplos se pueden citar: fiabilidad, seguridad, desempeño, nivel de servicio, capacidad de soporte, retención/depuración, etc. Los requisitos de transición describen capacidades temporales, tales como la conversión de datos y los requisitos de capacitación, necesarias para pasar del estado actual “como es” al estado futuro “como será”. Requisitos del proyecto, que describen las acciones, los procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir. Requisitos de calidad, que recogen las condiciones o criterios necesarios para validar la finalización exitosa de un entregable del proyecto o el cumplimiento de otros requisitos del proyecto. Los requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndose gradualmente en requisitos más detallados, conforme se va conociendo más acerca de ellos. Antes de ser incorporados a la línea base, los requisitos no deben ser ambiguos (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave. Los componentes de la documentación de requisitos incluyen, entre otros: • Requisitos del negocio, incluyendo: ○ Objetivos del negocio y del proyecto, para su trazabilidad; ○ Reglas de negocio para la organización ejecutora; y ○ Principios rectores de la organización. • Requisitos de los interesados, incluyendo: ○ Impactos sobre otras áreas de la organización; ○ Impactos sobre otras entidades dentro o fuera de la organización ejecutora; y ○ Requisitos de los interesados en relación con la comunicación y presentación de informes. • Requisitos de soluciones, incluyendo: ○ Requisitos funcionales y no funcionales; ○ Requisitos de tecnología y cumplimiento de los estándares; ○ Requisitos de apoyo y capacitación; ○ Requisitos de calidad; y ○ Requisitos de presentación de informes, etc. (los requisitos de soluciones se pueden documentar de manera textual, por medio de modelos, o de ambas formas). • Requisitos del proyecto, tales como: ○ Niveles de servicio, desempeño, seguridad, cumplimiento, etc., y ○ Criterios de aceptación. • Requisitos de transición. • Supuestos, dependencias y restricciones de los requisitos. La matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen. La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto. Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Por último, proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto. En la matriz de trazabilidad de requisitos se pueden registrar los atributos asociados con cada requisito. Estos atributos ayudan a definir la información clave acerca de cada requisito. Los atributos típicos utilizados en la matriz de trazabilidad de requisitos pueden incluir: un identificador único, una descripción textual del requisito, el fundamento de su incorporación, el responsable, la fuente, la prioridad, la versión, el estado actual (tal como vigente, cancelado, aplazado, agregado, aprobado, asignado, completado) y la fecha del estado registrado. Además, para cerciorarse de que el requisito ha satisfecho a los interesados, pueden incluirse otros atributos, tales como: estabilidad, complejidad y criterios de aceptación. Las salidas del proceso son un insumo para la definición del alcance, crear la EDT y su diccionario y adicionalmente su utiliza para planificar la gestión de la calidad y de las adquisiciones.

12 Definir el Alcance Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto. Entradas Plan de gestión del alcance Acta de constitución del proyecto Documentación de requisitos Activos de los procesos de la organización Herramientas Juicio de expertos Análisis del producto Generación de alternativas Talleres facilitados Salidas Enunciado del alcance del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión del tiempo y los documentos del proyecto.

13 Crear la EDT/WBS Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Entradas Plan de gestión del alcance del proyecto Enunciado del alcance del proyecto Documentación de requisitos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Herramientas Descomposición Juicio de expertos Salidas Línea base del alcance Actualizaciones a los documentos del proyecto La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. La EDT/WBS organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado y vigente. El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT/WBS, denominados paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades donde el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma. Los estándares de EDT/WBS específicos de la industria, pertinentes a la naturaleza del proyecto, pueden servir como fuentes de referencia externa para la creación de la EDT/WBS. Los proyectos de ingeniería, por ejemplo, pueden consultar ISO/IEC acerca de Ingeniería de Sistemas – Procesos del Ciclo de Vida del Sistema [6], para crear una EDT/WBS para un proyecto nuevo. l nivel de detalle para los paquetes de trabajo varía en función del tamaño y la complejidad del proyecto. La descomposición de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo generalmente implica las siguientes actividades: • Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado; • Estructurar y organizar la EDT/WBS; • Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes detallados de nivel inferior; • Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/WBS; y • Verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado. La descomposición de los componentes del nivel superior de la EDT/WBS requiere subdividir el trabajo para cada uno de los entregables o componentes de nivel inferior en sus elementos más fundamentales, hasta el nivel en que los componentes de la EDT/WBS representen productos, servicios o resultados verificables La EDT/WBS representa todo el trabajo necesario para realizar el producto y el proyecto, e incluye el trabajo de dirección del proyecto. El total del trabajo correspondiente a los niveles inferiores debería corresponder al acumulado para los niveles superiores, de modo que no se omita nada y que no se efectúe ningún trabajo extra. Esto se denomina en ocasiones la regla del 100%. consulte la publicación titulada Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition [7] (en inglés). Este estándar contiene ejemplos de plantillas para la EDT/WBS, específicas por industria, que se pueden adaptar a proyectos específicos en una determinada área de aplicación. La información del diccionario de la EDT/WBS puede incluir, entre otros: ○ El identificador del código de cuenta, ○ La descripción del trabajo, ○ Los supuestos y restricciones, ○ La organización responsable, ○ Los hitos del cronograma, ○ Las actividades asociadas del cronograma, ○ Los recursos necesarios, ○ Las estimaciones de costos, ○ Los requisitos de calidad, ○ Los criterios de aceptación, ○ Las referencias técnicas, y ○ La información sobre acuerdos. Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión del tiempo, costos y riesgos y los documentos del proyecto. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma.

14 Validar el Alcance Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual. Entradas Plan para la dirección del proyecto Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Entregables verificados Datos de desempeño del trabajo Herramientas Inspección Técnicas grupales de toma de decisiones Salidas Entregables aceptados Solicitudes de cambio Información de desempeño del trabajo Actualizaciones a los documentos del proyecto El proceso Validar el Alcance difiere del proceso Controlar la Calidad en que el primero se ocupa principalmente de la aceptación de los entregables, mientras que el control de calidad se ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los mismos. Por lo general, el proceso Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. Entregables Aceptados: Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente firmados y aprobados por el cliente o el patrocinador. La documentación formal recibida del cliente o del patrocinador que reconoce la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte de los interesados es transferida al proceso Cerrar el Proyecto o Fase Solicitudes de Cambio: Los entregables completados que no han sido aceptados formalmente se documentan junto con las razones por las cuales no fueron aceptados. Esos entregables podrían requerir una solicitud de cambio para la reparación de defectos. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitorear y controlar el trabajo, control integrado de cambios y cierre de fase o proyecto.

15 Controlar el Alcance Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Entradas Plan para la dirección del proyecto Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Datos de desempeño del trabajo Activos de los procesos de la organización Herramientas Análisis de variación Salidas Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El proceso Controlar el Alcance también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra con los otros procesos de control. La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance. Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambios. Plan para la Dirección del Proyecto: Para controlar el alcance se utiliza la siguiente información del plan para la dirección del proyecto: • Línea base del alcance. La línea base del alcance se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o una acción correctiva. • Plan de gestión del alcance del proyecto. Las secciones del plan de gestión del alcance del proyecto describen la manera en que se realizará el monitoreo y el control del alcance del proyecto. • Plan de gestión de cambios. El plan de gestión de los cambios define el proceso para gestionar los cambios en el proyecto. • Plan de gestión de la configuración. El plan de gestión de la configuración define los elementos que son configurables, los que requieren un control formal de cambios, y el proceso para controlar los cambios de estos elementos. • Plan de gestión de los requisitos. Este plan es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto. Análisis de Variación: El análisis de variación es una técnica para determinar la causa y el grado de la diferencia entre la línea base y el desempeño real. Las medidas del desempeño del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la desviación con respecto a la línea base original del alcance. Los aspectos importantes del control del alcance del proyecto incluyen determinar la causa y el grado de desviación con relación a la línea base del alcance y decidir si es necesario efectuar acciones correctivas o preventivas. Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitorear y controlar el trabajo, control integrado de cambios, el plan para la dirección del proyecto y a activos de la organización. La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance