Gestión estratégica de licitaciones (parte 2) Gestión de Abastecimiento Patricio Renner patricio.renner@dyg.cl

Modelo sistémico de gestión de licitaciones

3. Estrategia de licitación

Algunas definiciones en la estrategia de una licitación Definición del producto Ej. Transporte de minerales Chuquicamata Segmentación / Agregación Ej. Zonificación oxígeno Integración / desintegración de la cadena Ej. Servicios de agencia de viajes DIRECON Métodos de negociación Ej. Gobierno del Estado de Sao Paulo, Brasil Manejo político institucional de la licitación Ej. Plantas PSA en el Hospital Van Buren Planes de contingencia ¿Cómo se va a enfrentar el caso en que la licitación quede desierta? Precio razonable ¿Hasta dónde estamos dispuestos a pagar por el servicio? Aplicación: constancia del precio ante notario. Modelo de operación del contrato Procedimientos administrativos Procesos logísticos Política de garantías y multas Aspectos financieros Forma de pago Modelo de reajuste Cambios de regulación

Estrategia: cómo enfrentar monopolios y oligopolios Generar más competencia ¿Existen otros proveedores que puedan integrarse a la licitación? (nacionales/internacionales) ¿Qué ha impedido que participen de licitaciones anteriores? Ej. Trampa de la mosca de la fruta - SAG Existe la factibilidad de desarrollar nuevos productores/oferentes Ej. Producción nacional de repuestos - CODELCO Incrementar el poder de negociación Agregar demanda Desagregar la cadena de servicios Usar métodos de negociación más agresivos Delimitar cuidadosamente las reglas del juego

Métodos de negociación Catálogo Licitación Sobre cerrado primer precio Precio Precalificación técnica / competencia por precio Puntaje ponderado técnico / económico Subasta Número fijo de rondas (2 o 3) Remate a la inversa presencial (número indefinido de rondas) Remate a la inversa virtual (precio dinámico limitado por tiempo) Contrato marco / contrato de suministro

Métodos de negociación II Formas de evaluación y adjudicación Por agregación de productos servicios Total global Total por producto Parcial por producto / zona Por modalidad de evaluación Precio (unitario / total) Puntaje (polinomio de evaluación: precio, calidad, etc.) Licitación combinatorial Ej. el menor precio posible en una lista de 200 prods., adjudicados a no más de 3 proveedores. Licitación por zonas con adjudicación parcial, y restricciones interzona

Análisis de riesgos Objetivos Método Definir en qué forma serán abordados los riesgos en el proceso de licitación y en la ejecución del contrato Método Identificar fuentes de riesgo Evaluar sus posibles impactos/consecuencias Definir medidas de mitigación Analizar responsabilidades Mandante Proveedor Establecer los requerimientos al proveedor

4. Especificar la necesidad

RFI Request for information Mecanismo que se usa durante los estudios pre-licitatorios, para realizar consultas públicas y abiertas a los posibles proveedores de una licitación Usos de la RFI Conocer nuevas soluciones que está ofreciendo el mercado Dar espacio a los proveedores para que propongan modelo de negocios, que den eficiencia a la licitación Mejorar la redacción de las bases de licitación Ejemplos de RFI Licitación de la plataforma ChileCompra Licitación de la ruta 5D Licitación del Registro Nacional de Proveedores Licitación sistema clínico y financiero Integramédica

Especificación del trabajo: Fundamentos Objetivos Describir los requerimientos en función de los resultados que se quieren obtener y no de la forma de obtenerlos. Realizar un análisis en profundidad de los requerimientos, que permita caracterizar los resultados deseados. Desarrollar una estructuración del problema que asegure el cumplimiento de los objetivos anteriores Referencias en la literatura técnica Statement of work Service level agreement

Especificación del trabajo: Proceso Resultados Objetivos Estándares ¿Qué resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos? ¿Qué objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados? ¿Qué indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos? ¿Cuáles son los estándares para cada uno de estos indicadores? ¿Qué tolerancia podemos aceptar?

Especificación del trabajo: Checklist ¿Están los elementos para que los oferentes preparen una buena oferta técnica?¿Están claramente especificados los resultados?¿Son realistas los objetivos y metas? ¿Están los elementos para que los oferentes preparen una oferta económica adecuada? ¿Cuentan con los antecedentes para dimensionar la envergadura del proyecto y los costos asociados? ¿Están los estándares de calidad claramente especificados, de modo que todos los participantes puedan evaluar su performance? ¿Hay restricciones innecesarias? ¿Están claramente definidas las condiciones de entrega? (cantidad, oportunidad, mecanismos de coordinación, tiempos de respuesta) ¿Se ha incluido toda la documentación de referencia necesaria? ¿Se han estudiado e incorporado normas y estándares de calidad para la definición de las especificaciones del trabajo? ¿Se han especificado claramente los requerimientos de información al proveedor, en una sección separada? ¿Se han eliminado o aclarado requerimientos de información extraños o ambiguos?

Evaluación de performance: Fundamentos Objetivo Evaluar en qué medida se están satisfaciendo las condiciones de la especificación del trabajo Plan de evaluación de performance Define la forma en que el personal de la institución evaluará y valorará la performance del proveedor o contratista. Es un documento dinámico, que debe ser revisado o modificado cuando las condiciones lo ameriten. Está basado en la premisa que el proveedor o contratista es responsable por el control de calidad de los servicios entregados. La ejecución de este plan nunca debe ser entregada al contratista. Plan de control de calidad Está orientado a controlar en forma permanente que los servicios se estén entregando en forma adecuada. Debe ser de responsabilidad del proveedor.

Evaluación de performance: Métodos Muestreo aleatorio Muestreo periódico Análisis de tendencias Retroalimentación de los clientes Auditorías de calidad

Evaluación de performance, Contenidos del plan Objetivos Roles y responsabilidades Procedimientos Métodos de evaluación Medidas correctivas Certificación de los servicios Especificación de los reportes de discrepancias Procedimientos de reclamos de clientes y plan de entrenamiento