Modelos de Oficinas de Proyectos ¿Cuál es la adecuada para mi organización? Porfirio Chen Chang, PMP, PgMP

Experiencia en el Tema Presidente y Gerente General Mas de 20 años de experiencia en el campo de Administración de Proyectos y Programas PMP (1999) y PgMP (2009) Presidente Fundador del PMI- Capitulo de Panamá (2004) 18 años como Educador Primer Gerente de la Oficina de Proyectos de Copa Airlines (2002) +15 años de consultor de Oficinas de Proyectos Asesor Estratégico de Programa de la Dirección Ejecutiva de Apoyo (DEA) de la JMJ 2019

Nuestra Empresa www.pmconsultant.com +9 años en el mercado panameño 1era empresa en ofrecer Servicios y Producto de Administración de Proyectos 1era empresa panameña en obtener la credencial REP del PMI Equipo multidisciplinario de +25 especialistas en administración de proyectos de diferentes industrias Servicios de Administración de Proyectos y Programas Administración de Construcción Capacitaciones Consultorías Especializadas Gestión del Cambio de Proyectos

Agenda Definición de una Oficina de Proyecto (PMO) Estudios de PMOs realizado por el PMI Experiencias de Oficinas de Proyectos en Panamá Conclusiones y Recomendaciones

¿Qué es una PMO? Una Oficina de Dirección de Proyectos / Project Management Office (PMO) es: Una estructura de administración que estandariza los procesos de gobernabilidad relacionados a proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Principal propósito de una PMO Estandarizar los procesos de administración proyectos y asegurar el cumplimiento de los mismos en los proyectos y de esta manera contribuir a la realización del plan estratégico de la organización.

Significado de la siglas…. PMO Project Management Office Program Management Office (PgMO) Portfolio Management Office (PfMO)

Project Management Office (PMO) vs Project Office (PO) División Departmento Departamento Proyecto 1 Proyecto 2 Múltiples Proyectos PMO PO Un Proyecto PO

Dimensiones de una PMO Departamental / Estratégica (desde una perspectiva organizacional) Interna / Externa (desde una perspectiva operacional o el cliente) Temporal / Permanente (en función de su vigencia)

Tipos de Oficinas de Proyectos Supportive (Apoyo): rol consultivo que provee herramientas, mejores practicas, capacitaciones, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. El grado de control de la PMO (en proyectos) es bajo. Controlling (Control): provee soporte y requiere cumplimiento a través de varios medios. Cumplimiento puede involucrar adoptar el marco de referencia o metodologías de administración de proyectos, usando plantillas, formularios, herramientas y cumplimiento de gobernanza. El grado de control de la PMO (en proyectos) es moderado. Directive (Directivo): son oficinas que toman control de proyecto dirigiendo y asignando recursos a los proyectos. El grado de control de la PMO (en proyecto) es Alto. Fuente: “Leading Succesful PMOs “ por Peter Taylor, 2010

Fuentes de Estudios de Oficinas de Proyectos de PMI Estudio realizado por PMI en el año 2012 para entender como se crean, gestionan y operan las Oficinas de Proyectos en PYMES. Estudio consistió en identificar los marcos de referencias o trabajo de oficinas de proyectos/programas/portafolios mas usadas Las PMOs evaluadas se compararon en términos de métodos, servicios y procesos para poder lograr a una definición de los tipos de oficinas. Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks, 2013 de PMI.

Los Cinco Modelos de PMOs

1.PMO de Unidad Organizativa/ / DIVISION/ Departamento Dept TI Infraestructura PMO Sistemas Oficina que ofrece soporte de proyecto a unidades de negocio, división o departamentos. Las responsabilidades varían desde dirección de proyectos, metodologías, gestión de portafolios, asignación eficiente de recursos y control de proyectos. 1. Departmental PMO Departmental PMOs, often also called Business Unit or Divisional PMOs, offer project support to a specific business unit or department in the organization. The responsibilities of the Departmental PMO include portfolio management, project support (e.g. training), efficient resource allocation, and project controlling. 2. Project-specific PMO Just as the name implies, Project-specific PMOs are specifically established to support a specific project. When the project is finished, the PMO will also be dissolved. The main functions of the Project-specific PMO is to provide services to support the project team, such as administrative tasks, data management, controlling, reporting and monitoring. 3. Project Support PMO The Project Support PMO’s main function is to establish standardized processes and procedures to support project teams across the entire organization. This includes training on practices, methodologies and software tools, but also administrative services for project teams. 4. Enterprise PMO Enterprise PMOs have the most control and responsibilities out of all five PMO types and they report directly to the CEO or president of the organization. Enterprise PMOs make sure that projects align with the organizational strategy and objective. To achieve this, Enterprise PMOs have the authority to make strategic and tactical plans for all projects (see Portfolio Management). 5. Center of Excellence The Center of Excellence is kind of a Knowledge Management center, helping project managers and teams deliver successful projects by providing them with the right standards, procedures, methods and tools (see Project Management Best Practices). Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

2.OFICINA DE APOYO/CONTROL (PROJECT SUPPORT) PMO Equipo de Proyecto 1 Equipo de Proyecto 2 Equipo de Proyecto 3 Oficina cuya función principal es establecer procesos y procedimientos estandarizados para apoyar los equipos de proyectos en toda la organización. Estos incluyen entrenamientos, metodologías, herramientas y servicios administrativos. 1. Departmental PMO Departmental PMOs, often also called Business Unit or Divisional PMOs, offer project support to a specific business unit or department in the organization. The responsibilities of the Departmental PMO include portfolio management, project support (e.g. training), efficient resource allocation, and project controlling. 2. Project-specific PMO Just as the name implies, Project-specific PMOs are specifically established to support a specific project. When the project is finished, the PMO will also be dissolved. The main functions of the Project-specific PMO is to provide services to support the project team, such as administrative tasks, data management, controlling, reporting and monitoring. 3. Project Support PMO The Project Support PMO’s main function is to establish standardized processes and procedures to support project teams across the entire organization. This includes training on practices, methodologies and software tools, but also administrative services for project teams. 4. Enterprise PMO Enterprise PMOs have the most control and responsibilities out of all five PMO types and they report directly to the CEO or president of the organization. Enterprise PMOs make sure that projects align with the organizational strategy and objective. To achieve this, Enterprise PMOs have the authority to make strategic and tactical plans for all projects (see Portfolio Management). 5. Center of Excellence The Center of Excellence is kind of a Knowledge Management center, helping project managers and teams deliver successful projects by providing them with the right standards, procedures, methods and tools (see Project Management Best Practices). Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

3.PMO GLOBAL ESTRATEGICA / CORPORATIVA / EPMO Gerencia General Finanzas PMO Comercial Oficina con el mayor rango en una organización y generalmente reportan al CEO o Presidente. Su principal función es asegurar que los proyectos se alinean con la estrategia de negocios. 1. Departmental PMO Departmental PMOs, often also called Business Unit or Divisional PMOs, offer project support to a specific business unit or department in the organization. The responsibilities of the Departmental PMO include portfolio management, project support (e.g. training), efficient resource allocation, and project controlling. 2. Project-specific PMO Just as the name implies, Project-specific PMOs are specifically established to support a specific project. When the project is finished, the PMO will also be dissolved. The main functions of the Project-specific PMO is to provide services to support the project team, such as administrative tasks, data management, controlling, reporting and monitoring. 3. Project Support PMO The Project Support PMO’s main function is to establish standardized processes and procedures to support project teams across the entire organization. This includes training on practices, methodologies and software tools, but also administrative services for project teams. 4. Enterprise PMO Enterprise PMOs have the most control and responsibilities out of all five PMO types and they report directly to the CEO or president of the organization. Enterprise PMOs make sure that projects align with the organizational strategy and objective. To achieve this, Enterprise PMOs have the authority to make strategic and tactical plans for all projects (see Portfolio Management). 5. Center of Excellence The Center of Excellence is kind of a Knowledge Management center, helping project managers and teams deliver successful projects by providing them with the right standards, procedures, methods and tools (see Project Management Best Practices). Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

PMO 4. CENTRO DE EXCELENCIA EQUIPO DE PROYECTO 1 EQUIPO DE PROYECTO 2 Esta es una Oficina que funge como un Centro de Gestión de Conocimiento ayudando a los Administradores de Proyectos y sus equipos entregar sus proyectos mediante la provisión de los estándares, procedimientos, métodos y herramientas. 1. Departmental PMO Departmental PMOs, often also called Business Unit or Divisional PMOs, offer project support to a specific business unit or department in the organization. The responsibilities of the Departmental PMO include portfolio management, project support (e.g. training), efficient resource allocation, and project controlling. 2. Project-specific PMO Just as the name implies, Project-specific PMOs are specifically established to support a specific project. When the project is finished, the PMO will also be dissolved. The main functions of the Project-specific PMO is to provide services to support the project team, such as administrative tasks, data management, controlling, reporting and monitoring. 3. Project Support PMO The Project Support PMO’s main function is to establish standardized processes and procedures to support project teams across the entire organization. This includes training on practices, methodologies and software tools, but also administrative services for project teams. 4. Enterprise PMO Enterprise PMOs have the most control and responsibilities out of all five PMO types and they report directly to the CEO or president of the organization. Enterprise PMOs make sure that projects align with the organizational strategy and objective. To achieve this, Enterprise PMOs have the authority to make strategic and tactical plans for all projects (see Portfolio Management). 5. Center of Excellence The Center of Excellence is kind of a Knowledge Management center, helping project managers and teams deliver successful projects by providing them with the right standards, procedures, methods and tools (see Project Management Best Practices). Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

5. PMO específica a Proyecto / Programa Equipo de Trabajo Proveedor 1 Proveedor 2 Oficina establecida para apoyar un proyecto especifico. También se le conoce como Project Office (PO). 1. Departmental PMO Departmental PMOs, often also called Business Unit or Divisional PMOs, offer project support to a specific business unit or department in the organization. The responsibilities of the Departmental PMO include portfolio management, project support (e.g. training), efficient resource allocation, and project controlling. 2. Project-specific PMO Just as the name implies, Project-specific PMOs are specifically established to support a specific project. When the project is finished, the PMO will also be dissolved. The main functions of the Project-specific PMO is to provide services to support the project team, such as administrative tasks, data management, controlling, reporting and monitoring. 3. Project Support PMO The Project Support PMO’s main function is to establish standardized processes and procedures to support project teams across the entire organization. This includes training on practices, methodologies and software tools, but also administrative services for project teams. 4. Enterprise PMO Enterprise PMOs have the most control and responsibilities out of all five PMO types and they report directly to the CEO or president of the organization. Enterprise PMOs make sure that projects align with the organizational strategy and objective. To achieve this, Enterprise PMOs have the authority to make strategic and tactical plans for all projects (see Portfolio Management). 5. Center of Excellence The Center of Excellence is kind of a Knowledge Management center, helping project managers and teams deliver successful projects by providing them with the right standards, procedures, methods and tools (see Project Management Best Practices). Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

5 Tipos de Oficinas de Proyectos PMO de Unidad Organizativa/Unidad de Negocios/DIVISION/Departamento 54% OFICINA DE APOYO/CONTROL (PROJECT SUPPORT) 44% PMO GLOBAL ESTRATEGICA / CORPORATIVA/ EPMO 39% CENTRO DE EXCELENCIA 35% PMO ESPECIFICO A PROYECTO/PROGRAMA 31% Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

9 Dominios de Trabajo de la PMO Estándares, Metodologías y procesos Gestión de entregas de proyectos y programas Gestión de Portafolios Gestión de Talentos Gestión de la Gobernanza y el Desempeño Gestión de Cambio Organizacional Administración y Apoyo Gestión del Conocimiento Planificación Estratégica DOMINIO DE TRABAJO SET DE SERVICIOS Nota: Dominios de Trabajo significa que son áreas de trabajo que los encuestados alinearon a sus flujos de trabajo primerio y secundario que la PMO hace. Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks, 2013 de PMI.

1. PMO de Unidad Organizativa/Unidad de Negocios/Departamento SET DE SERVICIOS Fuente: “The Pulse of the Profession, PMO Frameworks 2013 de PMI.

Cuadro Comparativo de los 3 principales dominios de Trabajo (Servicios) de las PMOs Planificación Estratégica Gestión de la Gobernanza y Desempeño

The Pulse of the Profession 2017 9th Global Project Management Survey 200 Ejecutivos Seniors 3,234 Profesionales de Administración de Proyectos 510 PMOs Europa Norte América Latinoamérica Asia Pacífico Medio Oriente Africa Fuente: The Pulse of the Profession 2017, Project Management Institute

The Pulse of the Profession 2017 9th Global Project Management Survey Fuente: The Pulse of the Profession 2017, Project Management Institute

The Pulse of the Profession 2017 9th Global Project Management Survey Fuente: The Pulse of the Profession 2017, Project Management Institute

Incremento de número de PMOs Fuente: The Pulse of the Profession 2017, Project Management Institute

Conclusiones del Estudio relacionado a las PMOs Mas del 70% de las organizaciones tienen una PMO. Los tipos de PMOs mas comunes son: PMO de unidad organizativa /departamental y Oficina de Proyectos Las PMOs tienen mucha dificultad en implementar metodologías de administración de proyectos que sean efectivas para todo tipo de proyecto. El numero de PMOs ha ido en aumento desde el 2007 a la fecha. Un incremento del 11% de organizaciones mas poseen una PMO. la

Plan de Trabajo para Crear o Fortalecer una PMO

4 Fases para Crear o Fortalecer una PMO 3 a 4 meses Fase 1 Analisis de la Situación Actual de la Gestiòn de Proyectos Fase 2 Diseño del Modelo Gestión de Proyectos Fase 3 Implementar Modelo/Mejoras Fase 4 Programa de Capacitación y Sensibilizaciòn Su propósito es recabar evidencias de como la organización implementa sus proyectos y entender que servicios espera de la PMO. Basado en las evidencias encontradas en la Fase 1, recursos disponibles y plan estratégico, se propone el modelo de PMO. Se implementa las mejoras en políticas y procedimientos incluyendo ajustes a Políticas existentes Se realiza el Plan de Sensibilización y Capacitación

Fases Claves … Fase 1 Entender su día a día y como ejecutan sus proyectos Identificar el “Grado de Madurez” en gestionar sus proyectos Identificar los servicios que esperan de la PMO Fase 2 Alinear expectativa del servicio de las áreas / departamentos Se propone uno o varios modelos que sean “viable a mediano plazo” basado en la capacidad y recursos actuales vs el plan estratégico

Berkeley Project Management Process Maturity Model (PM2)

La Clave es seleccionar el Marco de la PMO y servicios a la medida PMO Departamental Estándares, Metodologías y procesos Gestión de entregas de proyectos y programas Gestión de Portafolios Gestión de Talentos Gestión de la Gobernanza y el Desempeño Gestión de Cambio Organizacional Administración y Apoyo Gestión del Conocimiento Planificación Estratégica Centro de Excelencia PMO Apoyo PMO Especifica EPMO

Modelos de Oficinas de Proyectos en Panamá

Experiencias en 9 Oficinas de Proyectos en Panamá 2009-2016 4 Instituciones Financieras Aseguradora Operadora Telco Servicios Logisticos 2 Instituciones del Sector Público

Perfil de las PMOs Numero de miembros de la PMO oscilan entre 4 a 15 incluyendo al Gerente de la PMO. El Rango de Monto de Proyectos varia según cada organización. En términos de ámbito de responsabilidad, pueden tener “algún” grado de responsabilidad en proyectos desde $50,000 hasta $5 MM. El perfil de sus miembros son mandos medios que oscilan entre 27 a 45 años. La gran mayoría (> 90%) no cuentan con la certificación PMP o cualquiera otra certificación profesional en administración de proyectos.

¿A qué nivel jerárquico están y reportan las PMO? Una organización reporta a la Gerencia de Cumplimiento Una organización reporta a la VP de Proyectos y Procesos 5 organizaciones reportan a la Gerencia de TI Una organización reporta a la VP de Implementación y Proyectos Una organización reporta a la Gerencia de Ingeniería

Distribución de Modelos de Oficinas en las organizaciones en Panamá 78% 11% 11% Modelo 1 PMO 3 Instituciones Financieras Empresa de Servicio Logístico Operadora Telco 2 Instituciones Públicas Modelo 2 1 Institución Financiera Modelo 3 Aseguradora

Modelo de Oficina de Proyectos 1 Gerente de la PMO Asistentes de Proyectos Administradores de Proyectos 3 Principales Servicios  Proveer estándares, metodologías y procesos Gestión de Proyectos y programas  Gestión de la Gobernanza y el Desempeño Dimensiones: Departamental Interna/Externa (cliente) Permanente P M O

Modelo de Oficina de Proyectos 2 P M O Gerente de la PMO Analistas de Proyectos Gerente de Portafolios 3 Principales Servicios  Proveer estándares, metodologías y procesos  Gestión de Portafolios  Gestión de la Gobernanza y el Desempeño Dimensiones: Departamental Interna/Externa (cliente) Permanente

Modelo de Oficina de Proyectos 3 Gerente de la PMO Analistas de Proyectos Analistas de Procesos P M O SERVICIOS  Proveer estándares, metodologías y procesos  Gestión de Proyectos y programas  Gestión de la Gobernanza y el Desempeño Dimensiones: Departamental Interna/Externa (cliente) Permanente

Conclusiones de las Experiencias de las PMOs en Panamá Ninguna de las oficinas de proyectos se crearon basado en un estudio. Las oficinas de proyectos se crean principalmente por dos razones: Dirigir y administrar una cartera de proyectos Proveer “algún” tipo de metodología de administración de proyecto (herramientas y procesos) para gestionar sus proyectos Los departamentos de la organización esperan algún tipo de “apoyo” de las PMOs en sus proyectos. En término de políticas y metodología de administración de proyectos, 7 tenían una pero están desactualizadas o no están alineadas al trabajo en campo y 2 no carecían.

Conclusiones de las Experiencias de las PMOs en Panamá Las plantillas de las metodologías de administración de proyectos que usaban aquellas PMO estaban limitadas. Las oficinas de proyectos tienen alcance de administración de proyectos limitados. Es decir, solo administran un grupo selecto de proyectos. Los recursos que componen una PMO varían en roles desde Asistentes, Analistas, Coordinadores, Administradores de Proyectos y Gerentes de Portafolios. El grado de madurez en gestionar los proyectos por parte de las organizaciones variaban de Nivel 1 (Procesos Básicos) a Nivel 3 (Sistema de Gestionar Proyectos). Basado en el Modelo de Madurez de Gestión de Proyecto de Berkeley.

Recomendaciones Finales Instituir una Oficina de Proyecto en una organización inicia con un entendimiento del propósito que servirá a la misma. “La PMO es de naturaleza estratégica con componentes tácticos.” (“PMO cannot be Built”, Alyce Reopelle, Ago 2017) No existe un modelo de oficinas de proyectos única que encaje perfectamente a una organización. Es mejor adecuar servicios a un modelo de PMO que se seleccione. El éxito de una PMO y que se mantenga sostenible en el tiempo es que continuamente provea valor a la estrategia de la organización. Para ello debe continuamente evaluarse periódicamente contra este objetivo.

Otras Fuentes de Estudios de Oficinas de Proyectos The Global State of the PMO – An analysis for 2015 http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/the-global-state-of-the-pmo-2015/ The State of the Project Management Office (PMO) 2016 http://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016_Research_Report.pdf

Muchas Gracias! Estamos a sus ordenes en www.pmconsultant.com. Calle Primera, Avenida el Paical, Betania Porfirio Chen Chang, PMP, PgMP Edificio Islas Baleares, Oficina 1-A Gerente General Tel: 236-4668 Cel: 6674-6466 info@pmconsultant.com email: pchen@pmconsultant.com