1 12/2003 Avanzar Con Éxito Reunión de Inicio de Período 3

2 12/2003 Avanzar Con Éxito ÍNDICE DE LA PRESENTACIÓN: 1.¿Porqué queremos establecer la reunión de Inicio de Período? 2.¿ Qué queremos cambiar ? 3.¿ Qué es una reunión de Inicio de Período? 4.¿ Cómo vamos a hacerlo ? 5.¿ Quién participará ? 6.¿ Con qué plazo lo introduciremos ?

3 12/2003 Avanzar Con Éxito 1.¿ POR QUÉ QUEREMOS ESTABLECER LA REUNION DE INICIO DE PERÍODO ? 1- Por conocer cuál es la evolución del trabajo que estamos realizando 2- Por conocer los Objetivos y las Demandas de los clientes. 3- Por definir un lugar donde periódicamente se pueda compartir y comunicar información. 4- Por potenciar la Participación en una actividad de equipo. 5- Por ganar el compromiso de todos los participantes frente a las acciones propuestas.

4 12/2003 Avanzar Con Éxito 2. ¿ QUÉ QUEREMOS CAMBIAR ? 1- Cambiar la cultura para focalizarnos en Calidad y Satisfacción del Cliente 2- Dar un gran énfasis a la mejora continua : - En cada proceso - Haciendo benchmarking interno y externo. 3- El sistema de comunicación para facilitar la responsabilización 4- Incrementar la participación en la toma de decisiones a nivel de mandos intermedios. 5- Mejorar la Calidad y el nivel de Cumplimiento de nuestra Organización. ANTES DESPUÉS

5 12/2003 Avanzar Con Éxito 3. ¿QUÉ ES UNA REUNIÓN DE INICIO DE PERÍODO?  Es una reunión de todos los miembros de un equipo, con una duración limitada, realizada periódicamente y con unos objetivos de mejora continua concretos.  Las reuniones de inicio tendrán diferente periodicidad dependiendo del nivel de que se trate. Así por ejemplo: FUNCIÓNPERIODICIDAD ESTANDAR -LíneaCada turno -SecciónDiaria -Planta Semanal + diaria -Compras u otra funciónSemanal -División u otros comités transversalesMensual -Comité EjecutivoMensual (Ver el Manual de Comunicación Interna)

6 12/2003 Avanzar Con Éxito Estructura …  La reunión debe realizarse con la periodicidad establecida (turno, día, semana, mes,…) independientemente de la asistencia de todos sus miembros.  Dada su periodicidad, es importante mantener rigor en las horas de inicio y final, para convertirlas en un hábito.  Para las reuniones con periodicidad inferior a 1 día (reuniones inicio turno ó reuniones inicio jornada), la estructura debe ser la siguiente:  Inicio : Comunicar las informaciones relevantes de la empresa a todo el equipo (2 Min.).  Compromiso del día : Revisar el plan de acciones y los programas de cliente a cumplir para cada área de trabajo (2 Min.).  Revisión de los Indicadores : Actualizar e identificar en los Paneles Visuales cualquier variación con los objetivos y definir las acciones siguientes (3 Min.).  Propuestas : Recoger las propuestas del equipo de trabajo (3 Min.).

7 12/2003 Avanzar Con Éxito  Es vital ceñirse estrictamente al guión: no es una reunión consultiva. Es a la vez una reunión informativa y de “ manos a la obra “.  La reunión debe estar siempre liderada por la misma persona que será el máximo responsable del equipo correspondiente. Únicamente en caso de falta de dicho líder, la reunión será dirigida por otro miembro del grupo.  Las condiciones mínimas que debe respetar cualquiera de estas reuniones: - No basta la buena voluntad, se deben preparar. - Escuchar a otros miembros. - No permitir expresiones de ataque, represión o contraataque. - Dirigir el diálogo hacia la resolución de problemas. - Evitar que alguno de los temas tratados se atrofie. - Animar a que todo el mundo participe. - Mantener un ritmo constante sin interrupciones. - No hacer conclusiones sin contar con los especialistas.  El formato que se debe utilizar es el que se muestra en la siguiente página de este fichero.  Para agilizar la reunión, el formato debe rellenarse a mano y mantener el historial archivado en una carpeta, en el mismo lugar de trabajo del equipo. Características …

8 12/2003 Avanzar Con Éxito El formato ….

9 12/2003 Avanzar Con Éxito  Formando a los líderes de mejora continua establecidos en cada Planta o Función.  Verificando que los líderes extienden la sistemática a todos los niveles de la organización.  Utilizando la sistemática de Deming (P-D-C-A) que se muestra a continuación.  Estableciendo un formato estándar de seguimiento de dichas reuniones.  Evaluando la realización de esta actividad, como uno más de los puntos de mejora continua del Programa FICOSA. 4. ¿CÓMO VAMOS A HACERLO? PLAN DO CHECK ACT

10 12/2003 Avanzar Con Éxito Con las periodicidades establecidas 5. ¿ QUIÉN PARTICIPARA ? PLANTA A Sección Soplado Línea aLínea nLínea b Sección Montaje Oficinas ProcesosLogística TODOS “Comité Dirección Planta” “Comité de Compras” ”Reunión Dpto. Procesos” ”Reunión línea A” ”Reunión Sección Soplado”

11 12/2003 Avanzar Con Éxito 6. ¿ CON QUÉ PLAZO LO INTRODUCIREMOS ? En las Plantas Piloto : Inmediatamente. Desde Mayo/2003 En el resto de Plantas : Paralelamente dentro del 2003

12 12/2003 Avanzar Con Éxito 7. ACTIVIDADES NECESARIAS Antes de 15 días : Presentar herramienta en detalle, a todos los empleados del Centro, en cascada. Apoyar la explicación en cascada de los niveles inferiores. Definir si la implantación se hace de manera completa ó se escoge una sección interna piloto. Definir un plan de implantación de las reuniones de inicio de periodo en todo el Centro. (proponemos que se inicie de manera completa) Preparar tablero Velleda preimpreso de datos de reunión. Preparar carpeta de archivo de las informaciones relativas a días anteriores. Explicar específicamente a cada persona que aporta ó maneja datos, ó que está implicada en la resolución de la problemática (Calidad, Procesos, Control,…), cual es su rol en todo este proceso. Antes de 30 días : No dejar de hacer la reunión por ninguna razón, a pesar de que parezca repetitiva. Hacer un seguimiento, diario al principio y más prolongado progresivamente, de los resultados de dicha reunión.