Sensibilización sobre Control Interno Dirección de Sistemas Administrativos

Contenido Riesgos Objetivos Agenda Lineamientos Procesos Control Integrado Agenda Contenido Lineamientos Rediseño Procesos Riesgos

CONTENIDO HORA Apertura 7:30 a.m. Hacia un Modelo Integrado de Control de Gestión Institucional 8: 00 a.m. Receso 9:30 a.m. Levantamiento y documentación de procesos 9:50 a.m. Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) por procesos 10:50 a.m. Almuerzo 12:00 m.d. 1:00 p.m. Rediseño de procesos 2:00 p.m.

Objetivos Mostrar el control interno como un sistema de gestión integrado Comunicar los lineamientos para el cumplimiento de las unidades en el 2008 Retomar el levantamiento y documentación de procesos como una herramienta de gestión Capacitar a los funcionarios con respecto a la valoración de riesgos por procesos Dar a conocer la metodología para el rediseño de procesos Sensilizar a los funcionarios con respecto a la Ley de protección al ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos (8220)

Hacia un Modelo Integrado Control de Gestión Institucional

de Gestión del Conocimiento Sistema Integrado de Control Interno Subsistema de Control de Evaluación. Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control de Gestión Subsistema de Gestión del Conocimiento

Control de la Gestión Mapa de riesgos Institucional Direccionamiento Estratégico: Políticas, Estrategias Valoración riesgos PAO Proceso Proceso Proceso Valoración riesgo por proceso Control de la Gestión Autoevaluación Evaluación externas Planes de mejora de la gestión

Principios de una buena gestión AUTOEVALUACIÓN AUTOREGULACIÓN AUTOCONTROL AUTOGESTION

Lineamientos

Lineamientos Generales Procesos Enviar de listado de Procesos Sustantivos documentados SEVRI por PAO Dar seguimiento al Plan de Tratamiento del riesgo. SEVRI por proceso Enviar el Mapa de Riesgo de un proceso sustantivo, por titular subordinado Rediseño Enviar listado de proceso sustantivo rediseñado, por titular subordinado Diciembre 2008

La Caja Costarricense de Seguro Social en su labor de mejora continua de la calidad de sus servicios busca: Levantar y Documentar sus procesos Valoración de riesgo por proceso Rediseño de procesos

Levantamiento y documentación de procesos

Levantar y Documentar sus procesos Valoración de riesgo Rediseño de procesos

Qué debo cumplir para este año?

Lineamientos procesos Todos las Unidades de la Institución deben documentar sus procesos sustantivos Se debe contar con: El listado de procesos sustantivos documentados Según la capacidad de cada Unidad

B.3.6 Visión desde la perspectiva organizacional: ….. para el año 2025, el modelo organizacional de la CCSS se caracterizará, entre otras cosas, porque: • Todos los procesos sustantivos y de apoyo están claramente identificados, diagramados, documentados y categorizados de acuerdo a su contribución en la satisfacción de las necesidades de los usuarios y buscando fortalecer el Sistema de Control Interno y la valoración de los riesgos institucionales

Levantamiento y Documentación de procesos Mejora continua del desempeño de la Institución eficacia y eficiencia de los procesos unidad para obtener resultados provechosos

“Diagrama de Enfoque de Procesos de la C.C.S.S” Sustantivo Apoyo Complementario Necesidad y Expectativa Usuario del Satisfacción del Usuario Mejoramiento Continuo

Gerencia Administrativa Gerencia Financiera Gerencia Administrativa Gerencia Logística y Abastecimiento Gerencia Medica Gerencia de Infraestructura y Equipamiento Gerencia Pensiones y Presidencia Ejecutiva JD

Sustantivos Complementarios Apoyo Gerencia Financiera

Adquisición de bienes y/o servicios por compra directa Ejemplo Aplicado Adquisición de bienes y/o servicios por compra directa

Procesos Proceso Sustantivo: Razón de ser Proceso Apoyo Proceso Recepción de la necesidad Elaboración del cartel Recepción del Bien y/o servicio Modificación Presupuesto Proceso Apoyo Modificación del Pao Proceso Complementario: Agrega información

Cuál metodología es la que se utiliza para documentarlos?

Guía para el levantamiento, documentación y rediseño de procesos Recomendada ( Versión 1 y 2) Otra Se puede utilizar otra que la Unidad considera, pero con los requerimientos de la guía recomendada

Qué se espera del levantamiento y documentación de procesos?

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Ley Control Interno 8292

Hacia un Conocimiento formal Sin Difundir Difusión Sin Codificar Codificado Conocimiento informal Formal Codificación Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la Institución....

La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, Transacción Responsabilidad Delimitada Definida Asignada Formalmente Comunicada La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, Transacción Mediante Manuales Disponible a todo el personal Instrucciones Escritas Procedimientos Manual Puestos Transacciones

Ejemplo aplicado: Responsabilidad en manual

Prácticas y medidas de control La administración debe diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control interno que se adapten: a nuestros procesos , recursos disponibles , estrategias definidas para el enfrentamiento de riesgos. La Medida de Control debe ser: Beneficios esperados > Recursos invertidos Conveniente

Supervisión Constante Supervisar constantemente los Procesos, Actividades y Transacciones que realiza la Institución, con el propósito de: asegurarse que las labores se llevan de acuerdo con la normativa y, las disposiciones internas y externas vigentes.

Las medidas de control deben establecerse para: Control Integrado Ley 8292 Las medidas de control deben establecerse para: Ejercer un control previo, durante y posterior en todas las etapas de los procesos y acciones desarrollados por la Institución. Insumos Trasformación Productos y/o Servicio

Ejemplo aplicado: Controles Controles asociados al proceso 1. Recibe oficio de necesidades de adquisición de bienes y/o servicios emitidas por las áreas adscritas a la xx. 2. Registro y actualización del proceso de compras en el Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC), de la Contraloría General de la República. 3. Consulta el presupuesto asignado y el PAO para la adquisición del bien y/o servicio. 4. Consulta la lista de proveedores que brinda la Dirección de Adquisiciones. 5. Consulta las variables de la compra (monto, tipo, modalidad y características técnicas). 6. Revisión de documentos generados en el proceso.

Documentación de Procesos y Transacciones Los Controles vigentes para los diferentes Procesos de la Institución deben documentarse y estar disponibles para su verificación Normativa Interna Manuales de Puestos Circulares Comprobantes de Transacciones y Operaciones Documentos Fuente Disposiciones Planes Estratégicos y Operativos Manuales de Procedimientos Ley 8292

Si al levantar y documentar los procesos conocemos el “hoy “… Si al levantar y documentar los procesos conocemos el “hoy “…. ¿cómo lo mejoramos? Herramientas de gestión Valorando los riesgos del proceso Rediseñando el proceso

Valoración de riesgo Levantar y Documentar sus procesos Rediseño de procesos Procedimiento Hoy

Lineamientos

Lineamientos Todos los titulares subordinados de la Institución implementarán el SEVRI en sus procesos sustantivos documentados Se debe obtener como producto a documentar: Mapa de riesgos Plan de Tratamiento de riesgos

¿Qué se debe entregar como producto? El Mapa de Riesgos ¿A quién se debe entregar el producto?

¿Quién debe realizar la valoración de riesgos? Titular Subordinado Colaborador Otros Consenso

¿Quiénes son titulares subordinados en la CCSS? Los funcionarios en puestos de jefatura que: Sean jefaturas reales y efectivas, Ubicados como tales (jefaturas) dentro de una unidad o estructura organizacional formalmente reconocida y aprobada por la Institución, Designados formalmente y en ejercicio de su cargo. En propiedad o interinos, y Responsables de uno o varios procesos o subprocesos institucionales. Se debe cumplir con todos los requisitos establecidos anteriormente.

Sistema Específico de Valoración de Riesgos Ley General de Control Interno No.8292 CAPÍTULO III SECCIÓN II Sistema Específico de Valoración de Riesgos Artículo 18. Sistema Específico de Valoración de Riesgo Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema

Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE Ámbito de aplicación. Toda institución pública deberá establecer y mantener en funcionamiento un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) por áreas, sectores, actividades o tareas, de acuerdo, como mínimo, con lo establecido en estas directrices generales que serán de acatamiento obligatorio.

26. Fortalecimiento del Sistema de Control Interno y de Valoración de Riesgos Institucionales La CCSS impulsará, en todos los ámbitos de la organización el desarrollo de los conocimientos, destrezas y procedimientos en materia de Control Interno, como parte de un proceso de autoevaluación y autogestión, que debe ser integrado y unificado como un lenguaje común dentro del conjunto de actividades que forman parte de la misión de la Institución, de manera que esté aplicado en los procesos normales de trabajo y se identifique como un proceso continuo y singular.