UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Actualización Modelo Estándar de Control Interno Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 Dirección de Control Interno y.

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1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Actualización Modelo Estándar de Control Interno Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión 2015

2 CONTENIDO Introducción 1. Objetivo 2. Alcance 3. Nueva Estructura de Control 4. Fase de Conocimiento 5. Fase de Diagnóstico 6. Fase de Planeación de la actualización 7. Fase de Ejecución y Seguimiento 8. Fase de Cierre

3 INTRODUCCIÓN El Modelo Estándar de Control Interno-MECI, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. Este surge a partir de la estructura establecida por la Ley 87 de 1993 para el Sistema de Control Interno. El Gobierno Nacional ha considerado que los Sistemas de Control Interno evolucionan con el tiempo y habiendo pasado ocho años de su implementación ha visto la necesidad de actualizar el Modelo facilitando la comprensión y una más efectiva operación. Por lo anterior, el Departamento administrativo de la Función Pública expide el Decreto No. 943 del 21 de mayo de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI, así como el Manual Técnico del Modelo. Éste se sustenta en los tres principios esenciales: Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, siendo éstos la base para un control efectivo en la administración pública. En cumplimiento a la normatividad vigente, la Universidad Industrial de Santander realizó los ajustes necesarios para adaptarse a los cambios surtidos en el nuevo MECI. En cumplimiento de las cinco fases establecidas para su implementación, se elabora un diagnóstico al interior de la Universidad el fin de realizar una autoevaluación con respecto al estado del Modelo, cuyo resultado es el que se muestra en el presente documento. Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI-2014.

4 1. OBJETIVO La actualización de los componentes y elementos del MECI en la Universidad Industrial de Santander tiene como finalidad fortalecer el Sistema de Control Interno de acuerdo a la Ley 87 de 1993 y garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y corregir las posibles debilidades que se presenten logrando a cabalidad un ambiente de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación. 2. ALCANCE Aplica al Sistema de Control Interno a través de una adecuada Implementación del MECI en cada uno de los procesos de la Universidad Industrial de Santander.

5 3. Estructura de Control Dos (2) módulos : Módulo de Control de Planeación y Gestión, Modulo de Control de Evaluación y Seguimiento. Seis (6) componentes: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo, Autoevaluación Institucional, Auditoria Interna, Planes de Mejoramiento, Trece (13) elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, Desarrollo del Talento Humano, Planes, Programas y Proyectos, Modelo de Operación por Proceso, Estructura Organizacional, Indicadores de Gestión, Políticas de Operación, Políticas de administración del Riesgo, Análisis y Valoración del Riesgo, Autoevaluación del Control y Gestión, Auditoría Interna, Plan de Mejoramiento Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI-2014

6 Auditoría Interna con integración de criterios Autoevaluación Institucional Planes de Mejoramiento Talento Humano Direccionamiento Estratégico ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO * Manual Gestión del Riesgo UIS * Planes de Acción y/o mejora Gráfica tomada del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 3. Estructura de Control MECI - UIS

7 3. Estructura de Control MECI Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

8 4. Fase de Conocimiento La Dirección de Control Interno, lideró el reto de socializar en los funcionarios públicos la estructura del nuevo modelo, dándolo a conocer en su pagina web, al igual que la difusión a través de una Circular entregada a cada miembro de la Comunidad Universitaria.

9 5. Fase de Diagnóstico Comprende la identificación de los principales cambios surtidos en el proceso de actualización y de la autoevaluación con respecto al estado del Sistema actual, con el fin de establecer lo que se ha adelantado en la implementación y lo que debe actualizarse según sea el caso, para lo anterior la Universidad Industrial de Santander aplicó el formato del Manual Técnico para la fase de diagnóstico sugerido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, arrojando los siguientes resultados:

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22 FASE DE DIAGNÓSTICO- ACTUALIZACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO 2014 Elemento de Control Productos Mínimos ESTADO No existe Se encuentra en proceso Está documentado Evaluado / Revisado Evidencia encontrada Información y comunicación interna Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios xxhttps://www.uis.edu.co/sipqrsPublico/home.seam tablas de retención documental xx https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/tablasRet encionDocumental/Rectoria/TRD%20Direccion%20De%20Cer tificacion%20y%20Gestion%20Documental.pdf Fuentes internas de información: Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos, de fácil acceso y sistematizados. xxhttps://www.uis.edu.co/intranet/calidad/calidad.html Política y Plan de Comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios. x La universidad no cuenta con dicha política Matriz de responsabilidadesx La universidad no cuenta con una matriz de responsabilidades Otro No aplica

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24 6. Fase de Planeación de la actualización Fecha de inicio: mayo de 2014 Fecha final prevista: diciembre de 2014 Responsables Representante Legal: Álvaro Ramírez García Representante de la Alta Dirección: Luis Eduardo Becerra Ardila Equipo MECI: Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

25 FASEACTIVIDADRESPONSABLE FECHA DE INICIOFECHA DE FIN CONOCIMIENTO Lectura de documentoEquipo MECI05-2014 apropiación de los conocimientosAsistente06-201407-2014 sensibilización a los servidores públicosEquipo DCIEG08-2014 DIAGNOSTICO identificación de los cambios en el ModeloEquipo DCIEG09-2014 Diseño del diagnosticoAsistente09-2014 Aplicación del diagnóstico Equipo DCIEG09-2014 Analisis del diagnosticoEquipo DCIEG09-2014 Identificación de puntos criticosEquipo DCIEG09-2014 Identificación de victorias tempranasEquipo DCIEG10-2014 PLANEACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN Identificación de actividades a realizarEquipo DCIEG10-2014 Identificación de los responsables de ejecución de las actividadesEquipo DCIEG10-2014 definición de fechas de inicio y finales de las actividadesEquipo DCIEG10- 2014 seguimiento de las actividadesEquipo DCIEG11-2014 SEGUIMIENTORealización de correccionesEquipo DCIEG11-2014 CIERRE compilacion de resultadosEquipo DCIEG Fase En construcción presentación de los resultados finalesEquipo DCIEG Realización de jornadas de actualizaciónEquipo DCIEG Realización del nuevo DiagnosticoEquipo DCIEG Análisis de los resultados del diagnosticoEquipo DCIEG 6. Fase de Planeación de la actualización Como resultado del diagnóstico realizado en la Institución, se hizo necesario plantear el siguiente plan de actualización: Plan de Trabajo de Actualización MECI *DCIEG: Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

26 7. FASE DE EJECUCION Y SEGUIMIENTO Después de realizado el diagnóstico, se evidenció que la UIS no cuenta con: Elemento de ControlProductos Mínimos Administración del riesgoMapa Institucional de Riesgos Información y comunicación interna Política y plan de comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios

27 7. FASE DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO Al respecto se realizarán las siguientes actividades con el fin de subsanar las debilidades encontradas: HallazgosResponsableActividad Mapa Institucional de Riesgos DCIEGLa Universidad cuenta con Mapas de Riesgos por proceso. Actualmente existe una propuesta borrador para revisión por parte del Representante del Sistema de Gestión de Calidad. Política y plan de comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios TELEUISLa Universidad se encuentra trabajando en una propuesta de Política de Comunicaciones, pendiente por surtir las respectivas revisiones.

28 8. Fase de Cierre En construcción