Jefatura de Apoyo Administrativo - UAA PROYECTO: “CONCEPTUALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN CON DIFERENTES FUENTES DE FINANCIAMIENTO”.

1. Identificación del Proyecto 4. ¿Cómo beneficia el proceso pedagógico? ¿cómo llegará al aula? 5. ¿Cómo cambia o mejora la capacidad de respuesta y la cultura de servicio de los GMM del MINED? 6. ¿Qué aprendizajes y qué retos nos ofrece el proyecto como GMM? CONTENIDO A DESARROLLAR 2. Descripción del Proyecto, En que consiste? 3. ¿Qué es lo innovador? PROYECTO: “CONCEPTUALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN CON DIFERENTES FUENTES DE FINANCIAMIENTO”.

El proyecto se denomina “CONCEPTUALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN CON DIFERENTES FUENTES DE FINANCIAMIENTO”. Responsable Directo:Renzo Uriel Valencia Arana Equipo Técnico Ejecutor:René Francisco Rojas Nelly Jeannette Guevara Sandoval. Rosa Elvira Bautista Coordinación de Procesos de Compra de la Unidad e Apoyo Administrativa de la DNE. Fecha:Inicio: 07/02/05, Finaliza: 07/03/2005 Población Meta:Técnicos y Jefaturas de las diferentes Gerencias de la Dirección Nacional de Educación - DNE. Lugar de Realización:MINED, Nivel Central, San Salvador. Identificación del Proyecto

Descripción del Proyecto, En que consiste? Consiste en diseñar e implementar un CONJUNTO DE HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL (formatos y tablas dinámicas), FLUJO DE PROCESOS Y NORMATIVAS, que juntos constituyen el Sistema de seguimiento y monitoreo de todas las actividades y recursos plasmados en el POA de cada una de las Gerencia de la DNE. El Sistema dará seguimiento y monitoreo a las actividades y recursos que demandan los procesos de:  Adquisiciones.  Presupuestarios (internos y externos - Ministerio de Hacienda y Organismos Cooperantes).  Tesorería.  Servicios Generales (Logística y Bodegaje).  Reprogramación de POA, PAC, PEP.  Recepción de Bienes y Servicios por parte de as Unidades Técnicas, Direcciones Departamentales, CDPD y Centros Escolares.

Descripción del Proyecto, En que consiste? POA DNE PAC-UACI EJECUCIÓN DEL PROCESO HASTA LA FIRMA DEL CONTRATO PRESUPUESTO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PAGOS PROGRAMADOS EN CONTRATO (TESORERÍA) RECEPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO (UNIDAD TÉCNICA) CENTROESCOLAR CON EL BIEN O SERVICIO RECIBIDO UAA-DNE ELABORA INFORMES DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Descripción del Proyecto, en qué consiste? Resolverá la falta de una conceptualización clara, de las etapas y procesos de un sistema de seguimiento y monitoreo de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios, que demandan las diferentes unidades de la Dirección Nacional de Educación. Conjugará los diferentes requerimientos y políticas exigidas por los organismos cooperantes y financiadores de proyectos de Préstamos y Donaciones (BIRF, BID, Luxemburgo, Excell-USAID, AECI, FORGAES, otros). Conjugará también aquellos procesos financiados con los fondos GOES, que están plasmados en la Ley de Presupuesto de cada año fiscal (Presupuesto de funcionamiento de la DNE); aplicando la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública – LACAP.

Descripción del Proyecto, En que consiste? Retoma todos los procesos y normativas que aplica la UACI, así como la información generada por diversos susbistemas informatizados, con el fin de contar con un panorama integrado, para la toma de decisiones. Nos permitirá contar con un análisis financiero exhaustivo para la reorientación de los saldos de cada uno de los proyectos que se están ejecutando. Nos dará la oportunidad de realizar un análisis de aquellas actividades que se encuentran desfinanciadas, para asignarle fondos. Actividades surgidas en el desarrollo de los nuevos programas (COMPRENDO, COMPITE, REDES, MEGATEC, otros) y líneas del Despacho y de la Dirección Nacional de Educación.

El Sistema es INTEGRADO, es decir, conecta directamente, el POA, con el PAC, el Presupuesto y su PEP, para cada uno de los Proyectos.INTEGRADO Los técnicos de la Unidad de Apoyo Administrativo de la DNE, PODRÁN DARLE SEGUIMIENTO A CADA UNO DE LOS PASOS DE LAS MACRO TAREAS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES, facilitando un acercamiento eficaz entre la Unidades Técnicas de la DNE con la UACI, UFI, y Centros Escolares meta, y garantizando que las compras se efectúen en los tiempos programados.PODRÁN DARLE SEGUIMIENTO A CADA UNO DE LOS PASOS DE LAS MACRO TAREAS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Permite tener una VISIÓN GLOBAL DE CADA PROCESO INDIVIDUAL DEL PAC, en una sola matriz de reporte (un solo reporte ejecutivo).VISIÓN GLOBAL DE CADA PROCESO INDIVIDUAL DEL PAC ¿Qué es lo innovador?

El personal técnico de la UAA y de las diferentes Gerencias y Jefaturas conocen los pasos o MACRO TAREAS Y SUS TIEMPOS (CONSULTORIAS, BIENES Y OBRAS), que cada método de adquisiciones tiene definido por las NORMATIVAS DE CADA COOPERANTE.MACRO TAREAS Y SUS TIEMPOS(CONSULTORIAS, BIENES Y OBRAS) Procesos GOES, tiempos y montos.Procesos GOES, tiempos y montos Unificación de Normativas emitidas por la UACI.Unificación de Normativas emitidas por la UACI Unificación de formatos para presentar TOR´s y especificaciones técnicas de la UACI.Unificación de formatos para presentar TOR´s y especificaciones técnicas de la UACI.

4. ¿Cómo beneficia el proceso pedagógico? ¿cómo llegará al aula? Los Bienes y Servicios llegan con calidad (Podemos verificar la calidad con el proveedor). Llegan en los tiempos previstos y simultáneos al momento que el docente los requiere (PEI, POA, PCC). Las niñas y niños cuentan con sus libros de trabajo, calendario escolar, alimentación, materiales didácticos, materiales gastables, otros, cuando realmente los necesitan y es exigido por el proceso de aprendizaje y desarrollo de sus competencias.

5. ¿Cómo cambia o mejora la capacidad de respuesta y la cultura de servicio de los GMM del MINED? La GMM del MINED toma decisiones sobre los PROCESOS DE ADQUISICIONES, PRESUPUESTO Y DAN RESPUESTA A LAS ACTIVIDADES PROGRAMAS Y A LAS QUE SE ENCUENTRAN DESFINANCIADAS. A partir de la Matriz de Seguimiento y Monitoreo, elaborada por los Técnicos de la UAA, en coordinación con la UACI, la DIRECCIÓN y las GERENCIAS pueden ajustar los tiempos de llegada de los Bienes Servicios al C.E., y por tanto, no atrasar los PROCESOS PEDAGÓGICOS EN EL AULA, garantizando QUE SE CUMPLAN LAS PROGRAMACIONES DEL DOCENTE. Se rompe con el paradigma de que el MINED-DNE y la UACI son ineficientes. Se genera una NUEVA CULTURA DE SERVICIO EFECTIVA CON LOS DOCENTES, PROVEEDORES, DONENTES Y BANCOS.

¿Qué aprendizajes y qué retos nos ofrece el proyecto como GMM? La GMM del MINED aprende y maneja los temas de la UACI, la aplicación de las normativas y leyes. Se garantiza y se construyen espacios de coordinación con las diferentes instancias del MINED-DNE: UACI, UFI, TESORERIA, LOGíSTICA – BODEGA, DIRECCIONES DEPARTAMENTALES y C.E.. Ejecutamos los procesos planificados en cada año fiscal del Plan de Educación 2004 – Ejecutamos los procesos CLAVES DE LOS PROYECTOS Y PROGRAMAS PRESIDENCIALES (COMPRENDO, COMPITE, REDES, MEGATEC, otros). Elevamos los niveles de entendimiento y cumplimiento de las condiciones con los COOPERANTES y BANCOS (BIRF, BID, LUXEMBURGO, USAID, FORGAES, otros).

Jefatura de Apoyo Administrativo - UAA GRACIAS