GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

LINEAMIENTOS GENERALES Muchas ganas de aprender Procure NO utilizar el teléfono celular durante el taller No distraer al resto de participantes Cualquier pregunta, al final de la exposición

AGENDA Registro de los participantes (5 min.) Gestión del cambio (20 min.) Introducción a la guía (5min.) Lineamientos de la guía (10 min) Marco conceptual (15 min) Actividad de refuerzo (35 min) Receso (10 min) Metodología del auto levantamiento (115min) Preguntas y Retroalimentación (10min) Evaluación (15min)

BENEFICIOS La Gestión por Procesos es fundamental para la mejora continua permite obtener los siguientes beneficios: Mejora la organización de sus actividades. medición de indicadores. Permite demostrar la mejora en sus resultados, con base a la Elaborar de una manera rápida y efectiva sus productos.

Brinda un mejor posicionamiento dentro de la Institución. Mejora la relación profesional con sus clientes internos/externos. Optimiza el uso de los recursos de la institución. Enfoca la cultura organizacional hacia la calidad.

INTRODUCCIÓN A LA GUÍA La Dirección Nacional de Gestión de Procesos al tener como una de sus atribuciones “Brindar asesoría en gestión de procesos Institucionales”, elabora la presente guía con el fin de proveer a los funcionarios del Ministerio de Salud Pública una herramienta de fácil conocimiento y entendimiento sobre los pasos necesarios para realizar el auto levantamiento de los procesos de manera eficiente.

LINEAMIENTOS DE LA GUÍA Uso de lineamientos y formatos establecidos Revisión técnica para identificar uso correcto de la metodología. Difusión, implementación y actualización en GPR. Asesoramiento durante la implementación del proceso Verificar la implementación de los procesos.

MARCO CONCEPTUAL MACROPROCESO PROCESO ACTIVIDAD TAREA Gestión Administrativa MACROPROCESO PROCESO ACTIVIDAD TAREA Enviar requerimiento Generar la nota de pedido Solicitar autorizaciones Transmitir en ECUAPASS Liquidar la importación, etc…. Mantenimiento preventivo y correctivo Adecuación de espacios físicos Importaciones Gestión de transportes Tomar una nota de pedido Llenar la nota de pedido Firmar la nota de pedido

MARCO CONCEPTUAL COMPETENCIAS Responsabilidades descritas en la Constitución, la Ley Orgánica de Salud Pública, Plan Nacional del Buen Vivir y Decretos Presidenciales. ATRIBUCIONES Responsabilidades descritas en el Estatuto Legal vigente. DISPARADOR Evento o condición que causa el inicio o activación del proceso. INDICADORES Instrumentos de medición que permiten evaluar el desempeño de los procesos PROVEEDOR DEL PROCESO Aquel que proporciona alguna entrada (insumo) al proceso Interno/Externo CLIENTE DEL PROCESO Receptor del producto o servicio generado en el proceso Interno/Externo

METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO Paso 1: Alineación Paso 2: Definición del proceso Paso 3: Identificación de elementos del proceso Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso Paso 5: Aprobación Paso 6: Socialización e implementación

Servicio de emisión de registro sanitario de medicamentos Paso 1: Alineación Identificar la relación existente entre: Competencia Atribución Servicio Proceso Ejemplo: COMPETENCIA ATRIBUCIÓN SERVICIO PROCESOS Acceso y disponibilidad de medicamentos y productos de consumo humano de calidad y seguros Formular la política de vigilancia y control sanitario de instituciones, organismos y establecimientos que realizan actividades de producción, importación, exportación, distribución, almacenamiento, transporte, comercialización, dispensación y expendio de alimentos procesados, medicamentos y otros productos para uso y consumo humano. Servicio de emisión de registro sanitario de medicamentos Inscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos Modificación en el Registro Sanitario de Medicamentos Reinscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos.

Paso 2: Definición del proceso Los procesos se deben identificar de manera que la secuencia cumpla con la siguiente lógica: Recepción Ejemplo: INICIO Análisis EJECUCIÓN Certificación FIN Adicionalmente se deberá establecer lo siguiente: 1. Nombre del proceso 2. Dueño o propietario del proceso 3. El objetivo y/o finalidad del proceso 4. Propuestas de mejoras (actualizaciones, cambios, redefiniciones, etc.) de los procesos en caso de existir.

(Productos o Servicios) Paso 3: Identificación de elementos del proceso En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos del proceso CONTROLES Procedimientos Objetivos Normas Requisitos PROVEEDORES CLIENTES ENTRADAS (Insumos) SALIDAS (Productos o Servicios) PROCESO RECURSOS Humanos Tecnológicos Financieros Materiales

Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso 4.1 Ficha de caracterización 4.2 Diagrama de Flujo 4.3 Procedimiento 4.4 Definiciones 4.5 Aprobación de la documentación 4.6 Control de Cambios 4.7 Anexos

4.1 Ficha de Caracterización Ejemplo

4.2 Diagrama de flujo Ejemplo Los símbolos de la herramienta utilizados para el levantamiento de procesos son: Ejemplo

4.3 Procedimiento Ejemplo Deberá ser llenada con letra Arial No. 10 en el siguiente formato Ejemplo

4.5 Aprobación de la documentación 4.4 Definiciones Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del mismo. Ejemplo: - MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud - TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud 4.5 Aprobación de la documentación La aprobación es competencia de la autoridad que haya sido designada para realizarla e irá al final de la ficha de caracterización.

4.6 Control de Cambios 4.7 Anexos Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las diferentes versiones del documento, para lo cual se utilizará el presente formato. 4.7 Anexos Formatos establecidos en la ejecución del proceso

DIR. NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Paso 5 y 6: Aprobación / Socialización e implementación Levantamiento de Procesos UNIDAD REQUIRENTE DIR. NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS

MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Articular metas y objetivos Planificación según capacidad del equipo Definir factores de riesgo Capacitación efectiva y eficiente: Que/Quién/Cuando/Donde/Como

MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Conformación de recursos (Equipos de trabajo y herramientas) Determinar programa de implementación Retribuir el esfuerzo y la iniciativa Medir la implementación mediante registros de resultados. Pos implementación, Identificar mejora continua