Reuniones Efectivas Revisión: 12 Enero 2014

El Proceso para Manejar Reuniones Efectivas es Simple y Fácil de Seguir Planear Hacer Revisar Ejecución de la Reunión Preparación de la Reunión Seguimiento Asegúrese que las reglas de la reunión estén claras Hacer seguimiento de las tareas asignadas. Asegure la participación de todos los asistentes Termine con los Pasos a Seguir, los ítems de acción, asignando responsables y las fechas de cumplimiento. Evalúe la reunión Establezca los Objetivos y la Agenda. Determine los Asistentes Apropiados. Defina quiénes deben participar y las respectivas responsabilidades. Preparación de los Participantes Claves. Organización de la Logística. Publicación del Acta Los asistentes comunican los resultados de la reunión a sus grupos de interés. Ejecutar los Pasos a Seguir. Cada uno trabaja en las tareas asignadas que le corresponden.

Las buenas reuniones son eventos bien planeados y manejados Las buenas reuniones son eventos bien planeados y manejados.... No se dan “porque sí.” Planeación Pida a los asistentes los ítems que deben discutirse en la próxima reunión y envíe con anticipación la agenda a todos los asistentes.... De esta manera todos sabrán qué se va a hacer... Envíe a todos los asistentes el acta de la reunión anterior con suficiente antelación. Las actas deben incluir los ítems de acción de tal manera que los responsables sepan para cuándo deben tenerlos listos. Pida a los asistentes confirmar su asistencia o enviar su reemplazo/excusa en caso de que no puedan asistir. Logística: Reserve un salón que sea cómodo y de tamaño adecuado. Incluya refrescos / bebidas para reuniones largas / talleres Organice recursos (proyector, papelógrafo, marcadores, tablero,etc). To Do

Reglas de Juego para una Reunión Efectiva Llegue puntual, cumpla con el horario. Deje su ego en casa. Teléfonos apagados No chat y email No distraiga la atención. Evite entrar y salir del salón Sea constructivo, no destructivo Sea breve (resuma todo lo que pueda) Sea abierto, honesto y dé apoyo Solo habla uno a la vez No use jerga / tecnicismos. Evite confundir.

Durante la reunión quizás sea necesario poner fin o aplazar una discusión.... Cuando se requiera más información. Cuando se requiera información de personas que no están presentes. Cuando se requiere más “tiempo para analizar” el tema. Cuando no queda suficiente tiempo para cubrir todos los ítems programados en la agenda Cuando un grupo más pequeño puede resolver el tema por fuera de la reunión. El facilitador toma la decisión de posponer una discusión sólo si los asistentes a la reunión están de acuerdo. Pasos a Seguir Aquí es donde el proceso “Pasos a Seguir” puede garantizar que se dé tanto la discusión posterior como la solución de un problema.

Sabes que realizaste una reunión efectiva cuando. . . Asistieron las personas correctas, estaban preparadas y participaron todas en la reunión. Se compartió y procesó la información de manera apropiada. Se cumplieron los objetivos y las expectativas. Se establecieron planes y se asignaron responsables. Se contó con suficiente tiempo para discutir todos los ítems de la agenda La reunión comenzó y terminó a tiempo Se sale con la sensación de que se alcanzaron logros!!!

Para calcular... Sólo sume los puntajes ... Y grafique . . . Y hay una manera simple de medir el desempeño de tu reunión y darle seguimiento ¿La reunión comenzó y finalizó a tiempo (con todos)? Sí = 1 No = 0 ¿Todos los invitados asistieron o se excusaron con anticipación? ¿El Acta y la agenda anterior fueron entregadas con anticipación? ¿Todos los asistentes presentaron su informe de avance? ¿Los ítems de acción fueron cumplidos en el tiempo asignado? ¿Todos los asistentes participaron en la reunión? ¿Realizamos “una sola reunión” sin interrupciones? ¿Tuvimos un Líder Facilitador bueno y fuerte? ¿Se agotaron todos los ítems de la agenda? ¿Se asignaron nuevos ítems de acción? Para calcular... Sólo sume los puntajes ... Y grafique

Finalmente, recordemos que Para de Hablar y Empieza a Actuar !!! Lo más importante es la IMPLEMENTACIÓN Las reuniones … Charlas ambientales … El Cineforo … Descripción de un proyecto … Plan de trabajo … etc ..... todos son pasos hacia la IMPLEMENTACIÓN de un cambio ambiental positivo. La verdadera IMPLEMENTACIÓN Es PLANTAR el Arbol Para de Hablar y Empieza a Actuar !!!

Creando un Mejor Ambiente en Cartagena!!! GRACIAS