Aprendizaje a ritmo propio

Presentación del tema: "Aprendizaje a ritmo propio"— Transcripción de la presentación:

1 Aprendizaje a ritmo propio
Planear y conducir reuniones eficaces Neighborhood Watch Aprendizaje a ritmo propio Bienvenido al plan de estudios a ritmo propio de Neighborhood Watch: Planear y conducir reuniones eficaces. Antes de empezar este curso, tómese el tiempo para descargar e imprimir el libro del participante. A lo largo de este curso se le pedirá detenerse y responder algunas preguntas o completar varias actividades. Ponga sus respuestas en su libro del participante. Siéntase libre para revisar cualquier porción de esta capacitación que necesite repetir. No hay restricciones en este curso sobre el número de veces que puede repetir una sección de la capacitación. También se puede tomar todo el tiempo que necesite para terminar el curso. El libro del participante puede sustituir sus notas o bien puede tomar sus propias notas. Cuando haya terminado este curso, podrá usar su libro del participante como referencia rápida, si lo necesita.

2 Objetivos del curso Los participantes aprenderán cómo planear una reunión eficaz Los participantes aprenderán cómo conducir una reunión de éxito Este curso está diseñado para enseñarle la importancia de planear una reunión. Aprenderá cómo prepararse cuidadosamente para una reunión. Ya sea un grupo grande o un grupo pequeño, los puntos básicos son los mismos. Este curso también proporcionará sugerencias útiles sobre cómo conducir una reunión. Aprenderá habilidades y obtendrá conocimientos que le serán de utilidad cuando trabaje con sus grupos Neighborhood Watch, Capitanes de cuadra y miembros de su comunidad. Al terminar este curso, usted podrá planear y conducir una reunión eficiente y exitosa.

3 ¿Por qué nos reunimos? Conocer nuevas personas Formar relaciones
Educar y compartir información con los asistentes Comentar las ideas y tomar decisiones importantes para el grupo Las reuniones importantes tienen un propósito que solamente puede lograrse cuando las personas se reúnen frente a frente. Al encontrarse en persona con los interesados, usted puede establecer, construir y mantener relaciones personales con aquéllos con quien trabaja. Al tener una reunión, usted podrá educar y compartir con los asistentes información valiosa para ellos. Usted podrá “leer” a su audiencia a fin de centrarse en las cosas que son importantes para todo el grupo. Las reuniones permiten que los presentes comenten sus ideas y lleven a cabo discusiones de grupo. Al reunirse personalmente y discutir juntos, se pueden generar nuevas ideas y el grupo se centrará en problemas e información de importancia para todos. Abra la página 4 de su libro del participante e indique cuatro razones para tener una reunión.

4 Alternativas Correo electrónico Teléfono
Llamadas telefónicas en conferencia Conversaciones en línea Volantes Si puede lograr el mismo propósito sin reunirse personalmente, considere alternativas más provechosas como correo electrónico, teléfono o tal vez una charla en línea. Si únicamente va a brindar información a otras personas y considera que la información no es tan importante como para convocar a una reunión, se puede enviar o distribuir entre los miembros un volante o algún otro tipo de publicación. Respete el tiempo de cada miembro del grupo. Pregúntese lo siguiente: Si tiene un grupo de 10 personas que cada uno gana un promedio de $10 por hora, puede considerar que el costo de la reunión es de $100 por hora. ¿Su reunión vale eso? Si la información que se proporcionará en persona durante una reunión es importante y valiosa, entonces reúnanse. Si es importante establecer camaradería, contactos y relaciones en persona, entonces reúnanse.

5 Etapas de una reunión Antes de la reunión Durante la reunión
Después de la reunión A fin de prepararse adecuadamente para una reunión, comentaremos las tres etapas de la reunión: antes, durante y después de la reunión.

6 Antes de la reunión: Logística
Programación Seleccione una fecha y una hora que sean convenientes para la mayor parte de las personas que se invitarán a participar en la reunión Seleccione una ubicación que sea conveniente y accesible para todos los invitados Considere establecer una fecha y hora de reunión programadas con regularidad Para preparar una reunión exitosa es importante considerar la logística de la misma. Primero hablemos sobre programar su reunión. Deberá seleccionar una fecha y una hora que sean convenientes para la mayor parte de las personas que invitará a participar en ella. No podrá adaptarse a todas las personas... pero trate de que resulte atractivo para la mayoría. También debe seleccionar una ubicación que sea conveniente para la mayoría del grupo. Si conduce una reunión de un grupo de vigilancia vecinal tal vez deba efectuar la reunión en dicho barrio. No obstante, si está programando una reunión de toda la comunidad para sus capitanes de cuadra, sería mejor una ubicación más centralizada. Las escuelas del barrio y las iglesias a menudo proporcionan espacio para reuniones de grupos como vigilancia vecinal. Debe asegurarse que la ubicación tenga las instalaciones requeridas y deseadas: espacio, sillas, acceso público, tocadores, control de clima, equipos para reuniones y técnicos como micrófonos y soporte audio visual (si se requiere), tal vez inclusive una cocineta. Por supuesto todo esto depende del tamaño de su grupo. Piense en orientar al grupo para seleccionar y fijar una fecha y hora para una reunión programada con regularidad. Se podrían reunir una vez a la semana o una vez al mes o en un intervalo que mejor se ajuste a las necesidades y la disponibilidad del grupo.

7 Antes de la reunión: Orden del día
Todas las órdenes del día deben tomar en cuenta estos puntos: Fecha y ubicación de la reunión Hora de inicio y de terminación de la reunión Encabezados de los temas. Incluya detalles como quién presenta el tema y el tiempo que le ha sido asignado Entregue un ejemplar de la orden del día a cada una de las personas que asistan a la reunión A fin de realizar una reunión eficaz, se deberá preparar una orden del día y adherirse a ella. Usted puede crear una orden del día usando varios programas de cómputo que ofrecen plantillas. También hay recursos disponibles en línea. Y también hay una plantilla que podrá descargar de su conjunto de herramientas de Neighborhood Watch. Todas las órdenes del día deben tomar en cuenta los siguiente puntos: Fecha y ubicación de la reunión Hora de inicio y de terminación de la reunión Temas y presentadores Póngase en contacto con individuos que se espera que den una presentación, discurso o reporte e indíqueles un estimado de tiempo permitido. Si tienen necesidades especiales como un micrófono o un proyector, compruebe que se cubran esas necesidades. También debe proporcionar una copia de la Orden del día a los asistentes a la reunión ya sea antes de la reunión o al principio de la misma, dependiendo de cuándo resulte más apropiado.

8 Antes de la reunión: Invitaciones
Elabore una lista de los miembros del grupo y de los invitados. Escriba correctamente sus nombres Su dirección completa Su número telefónico Su dirección de correo electrónico Cómo invitarlos: Correo o correo electrónico Teléfono Publique volantes Utilice invitaciones en línea El siguiente paso es notificar o invitar a las personas para que asistan a la reunión. Tenga cuidado de no omitir accidentalmente a alguna persona. Podría lastimar sus sentimientos y eso puede impactar las comunicaciones y la toma de decisiones. Deberá elaborar una lista de los miembros del grupo y los invitados. Mantenga constantemente actualizada esta lista. La lista deberá incluir: nombre escrito correctamente; dirección completa; número telefónico; y dirección de correo electrónico. Una buena forma de obtener y mantener esta lista sería una hoja de firmas para cada reunión. Debe seleccionar la forma más apropiada de invitar a los miembros de su grupo o los miembros potenciales de su grupo en base a la efectividad del método y los recursos que tenga usted disponibles. Tenga en cuenta el correo, el correo electrónico o el teléfono. Puede entregar volantes por todo el barrio o utilizar invitaciones en línea como Evite.com.

9 Antes de la reunión: Invitaciones
En la invitación incluya: La fecha, la hora y el lugar de la reunión Una razón para asistir RSVP Cuando redacte su invitación, deberá incluir: La fecha, la hora y el lugar de la reunión. Asegúrese que toda la información y los papeles de trabajo acerca de la reunión tengan la misma información. Incluya una orden del día o el asunto principal, lo que sea más apropiado. De a las personas una razón para asistir. Tal vez querrá una confirmación de asistencia por parte de cada persona que invite. Pídales que lo contacten avisándole si van a asistir o no para poder preparar el sitio de la reunión con suficientes sillas, material, refrigerios, etc. Diríjase a las páginas 4 y 5 de su libro del participante y responda las preguntas de la sección “Antes de la reunión”.

10 La reunión Dé la bienvenida a las personas Tiempo social informal
Contemple preparar tarjetas de identificación Empiece y termine a tiempo Señale las normas básicas Si es necesario tome minutas Al iniciar su reunión, salude a las personas. Sea cálido y afectuoso, asegurándose de saludar a todas las personas. Piense en dedicar un tiempo social informal antes o después de la reunión para las personas que quieran charlar con alguien fuera de la parte más formal de la reunión. Este es un buen tiempo para presentar a las personas nuevas ante los demás. Contemple preparar tarjetas de identificación. Los distintivos con el nombre ayudarán al momento de presentar a las personas y también ayudarán al facilitador a fomentar la participación al llamar a cada persona por su nombre. Si asisten muchas personas que no se conozcan entre sí, considere efectuar alguna dinámica rompehielos. Asegúrese de empezar y terminar a tiempo. Las personas esperan que así sea y esto les muestra respeto por su tiempo. La asistencia puede ir disminuyendo si la reunión se prolonga demasiado después de la hora de terminación. Señale las normas básicas. Por ejemplo: No interrumpir mientras otras personas están hablando No hacer ataques personales Respetar a todas las personas y sus opiniones Se espera que haya desacuerdos, pero las decisiones las toma la mayoría Tal vez se requiera tomar minutas de la reunión. La persona que toma las minutas debe tener una copia de la orden del día con grandes bloques de espacio en blanco disponibles para que tome notas. Sea conciso en el resumen. Vuelva a revisar la ortografía y los detalles.

11 El facilitador Permanezca enfocado Fomente la discusión cortés
Permanezca dentro del horario Haga un resumen de las decisiones tomadas y de los asuntos que requieran votación Proporcione los detalles de la siguiente reunión Su trabajo como facilitador de la reunión es muy importante. Usted es responsable de lograr que la reunión sea productiva y eficiente. Deberá asegurar que la reunión cumpla su propósito enfocándose en la tarea a la mano. Fomente la discusión cortés para permitir que todas las personas tengan una oportunidad de participar. Esto requiere dirigir y reencauzar a los individuos para que permanezcan enfocados, tomen su turno, se mantengan corteses y permitan que otras personas hablen. Ponga en equilibrio esto con la necesidad de mantenerse dentro del horario, sabiendo cuándo empezar y cuándo terminar las discusiones. Deberá hacer un resumen claro de las decisiones tomadas y de los asuntos que requieran votación. A medida que la reunión se aproxime a su cierre, fije la fecha, la hora y el lugar de la siguiente reunión. Si se reúnen con regularidad, use este tiempo para recordar a su grupo acerca de la siguiente reunión; si ya conoce el tema y el propósito de la siguiente reunión, sería un buen momento para generar cierta expectativa sobre dicha reunión.

12 Manejar los desacuerdos
Requieren respeto Brinde tiempo a cada persona para que hable sin dominar la discusión Escuche lo que no se dice Trate de encontrar y resolver las fuentes de confusión, malos entendidos, propósitos ocultos y emociones Las reuniones son para compartir ideas y tomar decisiones. No es poco común que se presenten desacuerdos. Como facilitador, deberá dirigir la discusión para que no se salga de control. Deberá solicitar a todas las personas presentes que respeten el tiempo y las opiniones de los demás. Brinde tiempo a cada persona para que hable sin dominar la discusión. Acuérdese de escuchar lo que no se dice. Muchas veces los miembros más callados del grupo se irán sin participar aún cuando tengan una gran idea. Trate de encontrar y resolver las fuentes de confusión, conflicto, propósitos ocultos y emociones. Diríjase a la página 6 de su libro del participante y responda las preguntas de la sección “La reunión”.

13 Después de la reunión Obtenga retroalimentación
Distribuya las minutas/notas Después de la reunión, revise cómo se desarrolló la junta y cómo puede mejorar. Las reuniones efectivas no decepcionan a los asistentes. Las reuniones que son eficientes valoran el tiempo de los asistentes. Tan pronto como sea posible después de la reunión, distribuya las minutas (o póngalas a disposición) incluyendo los detalles sobre los asuntos para tomar acción y las asignaciones, las personas responsables y los cronogramas. Diríjase a la página 6 de su libro del participante y responda las preguntas de la sección “Después de la reunión”.

14 Conclusión Planear reuniones Conducir reuniones
Esta es la conclusión del curso. Hemos cubierto los pasos que debe tomar al momento de prepararse para una reunión. También se le ofrecieron varias sugerencias sobre cómo conducir una reunión eficaz a fin de evitar conflictos y fomentar la participación y la creatividad.