CENESAM CENTRO DE ESPECIALIZACIÓN AMBIENTAL SAC AUDITORÍA AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO AUDITORÍA AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EXPOSITOR: ING. GINO VERGARA MEDINA M.Sc. EXPOSITOR: ING. GINO VERGARA MEDINA M.Sc. REG CIP Nº REG CIP Nº TRUJILLO, ENERO DEL 2019 TRUJILLO, ENERO DEL 2019

RECOMENDACIONES

Objetivos:  Brindar los conocimientos necesarios para la realización de auditorías en Seguridad y Salud Ocupacional.  Mejorar las habilidades para la identificación de hallazgos y potenciales no conformidades.  Brindar los conocimientos necesarios para la redacción de los informes de auditoría.

REQUISITOS NORMATIVOS - ISO 19011: 2018 :Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión - ISO 14001:2015: Sistema de Gestión Ambiental -ISO 45001:2018 :Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo -Ley : Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo” – D.S TR y modificatorias -D.S TR y modificatorias : Reglamento LSST -RM TR: Formatos referenciales del SGSST

Norma ISO 19011:2018 -Proporciona directrices para: La gestión de los programas de auditoría La planificación y realización de una auditoría del sistema de gestión en una organización La competencia y evaluación de las personas implicadas en la auditoría : responsables del programa y componentes del equipo auditor

DEFINICIONES - Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. - Criterios de auditoría: Conjunto de requisitos usados como referencia con respecto a los cuales se compara la evidencia objetiva. - Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o la verdad de algo - Pruebas de auditoría: Registros, declaraciones de hechos u otra información que sean relevantes para los criterios de auditoría y relevantes.

DEFINICIONES - Resultados de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada contra los criterios de la auditoría - Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. - Auditado: Organización en su totalidad o partes de ella siendo auditada - Auditor: Persona que realiza una auditoría. - Equipo de auditoría: Uno o más personas que realizan una auditoría - Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo de auditoría - Observador: individuo que acompaña al equipo auditor pero no actúa como auditor

DEFINICIONES - Programa de auditoría: arreglos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un marco de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico. - Alcance de la auditoría: alcance y límites de una auditoría. - Plan de auditoría: Descripción de las actividades y los arreglos para una auditoría. - Riesgo: Efecto de incertidumbre en los objetivos. - Competencia: capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos. - Conformidad: Cumplimiento de un requisito. - No conformidad: Incumplimiento de un requisito. - Requisito: necesidad o expectativa que se establece, generalmente implícita u obligatoria - Sistema de gestión: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan de una organización para establecer políticas, objetivos y procesos para lograrlos

PRINCIPIOS a) Integridad; la base del profesionalismo b) Presentación justa: la obligación de informar veraz y exactamente c) Debido cuidado profesional: la aplicación de la diligencia y el juicio de la auditoría d) Confidencialidad: seguridad de la información e) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría f) Enfoque basado en la evidencia; método racional para llegar a conclusiones de auditoría fiables y reproducibles g)Enfoque basado en el riesgo: un enfoque que considera riesgos y oportunidades

TIPOS DE AUDITORÍA

GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

-¿ Qué hacer? Establecer los objetivos del programa de auditoría Determinar y evaluar riesgos y oportunidades del PA Responsable del programa - ¿ Quién lo hace? La AD nombra un responsable del programa -¿Cómo hacerlo? Establecer la extensión del programa de auditoría Determinar problemas externos e internos, riesgos y oportunidades Seleccionar los métodos de auditoría y el equipo auditor Identificar los procesos claves y proporcionar los recursos necesarios Monitoreo y mejora del PA

GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA TAMBIÉN: Administrar y mantener los registros del PA, por ejemplo -Registros relacionados al PA: calendarios de auditoría, objetivos y alcance, riesgos y oportunidades, etc. -Registros relacionados con cada auditoría: planes e informes de auditoría, evidencias y hallazgos, informes NC y AC -Registros relacionados al equipo auditor: evaluación y competencia del EA, criterios de selección

REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

INICIANDO LA AUDITORÍA -Contactarse con el auditado: Personas de contacto Canales de comunicación Fechas y duración Composición del equipo auditor -Viabilidad de la auditoría, teniendo en cuenta si: Existe información suficiente y adecuada para planificar y llevar a cabo la auditoría El auditado coopera adecuadamente El tiempo y los recursos son adecuados

PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Revisión de la documentación en la preparación: Revisión inicial de la documentación pertinente al sistema (seguridad, medio ambiente) y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoría El estudio previo permite conocer mejor a la empresa y planificar la auditoría en forma mas precisa y realista

PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Planificación de la auditoría: El auditor líder es responsable de planificar la auditoría, estableciendo fechas con el auditado, las unidades a evaluar, disponibilidad de los auditados, horarios, etc. Deberá documentar los datos y pondrá en conocimiento del cliente y del auditado para su aceptación

PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -¿ Qué información puede contener el plan de auditoría? Objetivos, alcance y criterios de auditoría Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor Identificación de los documentos de referencia Fecha, hora, lugar de actividades de la auditoría Asignación de recursos necesarios El idioma de la auditoría La identificación del representante del auditado El calendario de reuniones que se van a celebrar con la dirección del auditado Los requisitos de confidencialidad La lista de distribución del informe de auditoría y la fecha prevista de emisión

PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Asignación de trabajo al equipo de auditoría El líder del equipo auditor asigna a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades, considerando la necesidad de independencia y competencia Equipo auditor Líder del equipo auditor Auditores Expertos técnicos Auditores en formación (trainer)

PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Preparación de información documentada El equipo auditor prepara los documentos de trabajo necesarios como referencia y registros de auditoría. Listas de verificación, para:  Establecer una secuencia ordenada en el proceso de auditoría  Recopilar ordenadamente la información  Evitar improvisaciones sobre temas críticos  Recoger las respuestas que servirán de aclaración a la hora de tomar decisiones  Son útiles como guión para auditores trainer, no es obligatorio su uso Planes de muestreo Formularios para registrar información

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Fórmula de la auditoría: EVIDENCIA VS CRITERIO -Reunión de apertura Equipo auditor con el representante del auditado, si es posible también los responsables de las funciones o procesos en la organización Tiene como propósito: confirmar el plan de auditoría, presentar el equipo auditor, definir quejas/hallazgos (NC,OM, etc.) Esta reunión inicial crea un clima de confianza que ayuda al cumplimiento de los objetivos de la auditoría

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Comunicación Entre los miembros del equipo auditor, para intercambiar información, datos, reasignar tareas en caso sea necesario Entre el auditor líder y el auditado, para que informe periódicamente los avances de la auditoría y se resuelva las dudas que pudiera generarse Las evidencias obtenidas durante la auditoría que supongan un riesgo para el auditado deberán comunicarse sin demora al interesado

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Revisión de documentación Se revisa la documentación para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría El auditor comprueba si la información contenida en los documentos es: Completa Correcta Coherente Actualizada

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Revisión y verificación de información

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA -Reunión de clausura Prevista en la planificación La preside el AL, se presenta los hallazgos y conclusiones de la auditoría de forma sencilla para que sea entendido y aceptado por el auditado Cualquier divergencia entre el equipo auditor y el auditado se deberá resolver adecuadamente -¿Quiénes pueden asistir a la reunión de clausura? El equipo auditor Representantes de la AD de la empresa auditada Responsables de funciones o procesos El cliente

PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA -Contenido del informe final: Los objetivos y alcance de la auditoría Identificación del cliente de la auditoría, del equipo auditor y de los participantes del auditado Las fechas y ubicación de la auditoría Los criterios de auditoría Los hallazgos y conclusiones

PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA -Preparación del informe El auditor líder es responsable de la preparación y del contenido del informe de auditoría El informe debe proporcionar un registro de auditoría Completo Preciso Conciso Claro Se puede elaborar antes de la reunión de cierre

COMPLETAR LA AUDITORÍA -La auditoría finaliza cuando: Las actividades descritas en el plan se han realizado -Los documentos de la auditoría deben conservarse o destruirse de acuerdo a lo establecido entre el cliente, auditor y auditado según los procedimientos y requisitos aplicables -El equipo auditor no revelará la información obtenida durante la auditoría ni el contenido de los documentos o el informe de auditoría, salvo que sea requerido por ley

REALIZACIÓN DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA -El resultado de la auditoría puede indicar la necesidad de aplicar AC u OM, que son decididas y llevadas a cabo por el auditado en un plazo acordado -Esta verificación puede ser parte de una próxima auditoría -La AD toma conocimiento para la mejora continua

TALLER: IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES A continuación se presenta la descripción de incidentes observados por un auditor durante la realización de una auditoría externa a una empresa Los incidentes contienen descripciones de situaciones en donde puede requerir redactar un reporte de no conformidad. Se debe leer la descripción de los incidentes detallada y analizar en grupo con el fin de tomar las siguientes decisiones: a. Si se considera que existe suficiente evidencia objetiva de NC, debe llenarse el reporte y clasificarlo como mayor o menor b. Si no se considera que existe suficiente evidencia objetiva de NC, entonces debe anotar las razones en el espacio proporcionado al final del informe, también se debe indicar que es lo que debería hacer (investigar) el auditor

TALLER: IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES Los casos se presentan a continuación: 1. En el área de mantenimiento de la empresa, el auditor revisó la lista de objetivos de seguridad. El auditor preguntó si se tenía documentado el resultado de la planeación realizada para cumplir con esos objetivos. El jefe de área indicó que no se había documentado ningún plan, ya que pensaba que eso podría frenar la creatividad del personal

TALLER: IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES 2. Durante su visita a la empresa, el auditor observó que el saneamiento se realiza con el detergente Acidet EQ-2064 a una concentración de 50 g/L, cuando la recomendación del proveedor es 5g/L. Cuando se preguntó al responsable de saneamiento, este indicó que el detergente destinado es medido con una taza casera y que esa ha sido la costumbre, el auditor observa que algunos trabajadores que realizan el saneamiento sus manos se encuentran muy dañadas, al preguntarles por qué ellos indicaron que es por el detergente y que ya se ha reportado antes

TALLER: IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES 3. Durante su visita a la empresa, el auditor observó que el saneamiento se realiza con el detergente Acidet EQ-2064 a una concentración de 50 g/L, cuando la recomendación del proveedor es 5g/L. Cuando se preguntó al responsable de saneamiento, este indicó que el detergente destinado es medido con una taza casera y que esa ha sido la costumbre, el auditor observa que algunos trabajadores que realizan el saneamiento sus manos se encuentran muy dañadas, al preguntarles por qué ellos indicaron que es por el detergente y que ya se ha reportado antes

TALLER: IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES 4. En la entrevista al abogado responsable de gestionar el cumplimiento de RL aplicables a una empresa, se mostraron el listado de requerimientos legales y los registros de su cumplimiento, al preguntarse la frecuencia en que estos eran actualizados sólo se responde que se hace una vez al año y que se encontraba descrito el procedimiento de requerimientos legales PE- 054, rev. 03, se le pregunta acerca de la capacitación recibida, para lo cual indica que solo se ha tomado cursos de introducción a ISO 45001:2018, más tarde al auditar al departamento de recursos humanos se verifica que el perfil de puesto requiere para esta persona conocimientos específicos en leyes aplicables a la empresa en materia de seguridad

GRACIAS