COMITÈ INFORMATIU Barcelona, 13 de Abril de 2011

CONTINGUT DEL DOCUMENT CALENDARI GLOBAL DEL PROJECTE TANCAMENT SICUB I PERÍODE DE TRANSICIÓ FORMACIÓ POSADA EN MARXA 2 2

1. CALENDARI GLOBAL DEL PROJECTE   Tancament SICUB (descentralitzat) 3 3

TANCAMENT SICUB I PERÍODE DE TRANSICIÓ Calendari 20 de Maig: Tancament SICUB usuaris generals. 27 de Maig: Tancament SICUB usuaris àrea de Finances  Tancament TOTAL del SICUB 30 Maig – 10 Juny: Migració d’operacions al nou sistema. A partir del 14 de Juny: Inici del nou sistema de forma gradual (finances, resta usuaris)   4 4

TANCAMENT SICUB I PERÍODE DE TRANSICIÓ Accions prèvies al tancament   Es farà una comunicació oficial del tancament de SICUB a tots els usuaris: instruccions a seguir i protocols habilitats durant el període en què no es disposarà de sistema informàtic (compres, pagaments urgents, ...)... GENERAL: Tots el documents pressupostaris (R, A, AD. ADO, ADOK, MC, ...), així com les seves variacions i anul·lacions hauran d’estar aprovats (ràfegues passades) i en cas contrari es donaran de baixa d’ofici (no poden quedar operacions per aprovar). Per tal de facilitar la migració al nou sistema SAP es fan les següents recomanacions: Gravar un ADO per cada factura En cas de gravar documents referenciats a una RC, només gravar AD, ADO o ADOK. No gravar A (Autoritzacions) L’IVA de les factures que van a càrrec d’un projecte de recerca haurà de coincidir amb l’import gravat en l’aplicació específica habilitada al respecte (687.09). Es recomana realitzar el pagament de les notes de càrrec. Les que quedin pendents (no associades a cap MC) es reconvertiran a SAP (exercici 2011) Moneda estrangera, es gravarà de la forma habitual: AD+OK. Data màxima de gravació 10 de maig, per tal de poder tramitar el pagament al SICUB. S’haurà d'anul·lar el crèdit disponible de les AD,s de becaris a SICUB i fer unes noves A,s un cop estigui disponible el sistema SAP. Es recomana anul·lar el crèdit disponible de les A,s i AD,s de recerca i tornar a fer-les un cop estigui disponible el sistema SAP (per tal de no perdre informació en el tipus de despesa). INGRESSOS: No es migrarà cap factura generada en SICUB i per tant caldrà continuar consultant-les en el sistema antic. La seva numeració en SAP continuarà la numeració del SICUB. Totes les factures elaborades en SICUB estaran associades a un dret CL en el moment de migrar (responsabilitat U. Pressupostos). 5 5

TANCAMENT SICUB I PERÍODE DE TRANSICIÓ Accions prèvies al tancament (continuació) PATRIMONI: Totes les propostes d'inventari han d'estar aprovades (alta, baixa i modificacions) Si la factura inclou la compra d'un bé inventariable, es recomana fer l'alta de la fitxa d'inventari durant la gravació del document ADO. En tot cas CAL donar-lo d’alta abans del dia 20 de maig. ENDOSSAMENT/FUNCIONAMENT: Es recomana que totes les bestretes estiguin justificades i gravades en SICUB. Liquidació total del funcionament, ingressant el metàl·lic a tresoreria. No pot quedar saldo disponible als comptes corrents de funcionament. Endossament/ Factoring funciona de diferent manera a SAP, per tant s’ha d’avisar a tresoreria (via e-mail) perquè faci el pagament encara que el venciment sigui posterior al 20 de maig.   6 6

TANCAMENT SICUB I PERÍODE DE TRANSICIÓ Urgències durant el període de transició La comanda WEB continuarà activa durant el període de migració del SICUB per la gestió de compres-> un cop rebuda la factura (i estigui disponible el sistema SAP) s'haurà de fer el document ADO corresponent. Si en el moment d’arrencada del sistema encara no hem rebut la factura es comptabilitzarà un document AD (annexant el pdf de la comanda web). Nota: només es podran realitzar comandes per aquells proveïdors que estiguin donats d'alta al sistema en el moment de tancament del SICUB. Nota 2: No es migraran comandes. Cada usuari guardarà les factures que es rebin durant el període de migració i un cop estigui disponible el sistema es comptabilitzarà la O corresponent (en cas que hi hagi un document AD previ que s’haurà migrat), en cas que no existeixi un AD previ es comptabilitzarà l'ADO (tots aquests documents hauran de tenir la seva aprovació corresponent). S’habilitarà un fons de funcionament basat en el nou sistema de Bestretes de Caixa Fixa, per tal de poder fer pagaments d’extrema urgència, que no puguin esperar al tràmit normal en SAP, durant el període que estigui aturat el sistema informàtic. Un cop disponible el sistema, s'haurà de gravar la despesa. Per tal de poder fer pagaments d’extrema urgència (i quan no es pugui efectuar per funcionament) s'enviarà un e-mail a Tresoreria (amb còpia al director de finances) explicant el motiu. La ordre de pagament només pot ser enviada pels Administradors/Caps de Servei. Les ordres de transferència es portaran directament al banc (portaran la signatura del Gerent i el Rector) En cas de que s’hagin d’iniciar contractes no menors es farà un certificat d’existència de crèdit per part del responsable de crèdit de la unitat promotora. Els documents pressupostaris corresponents es formalitzaran al sistema quan entri en funcionament.   7 7

Total hores: 45 (Afers Generals 51) FORMACIÓ 1.- FORMACIÓ A FORMADORS: VALORACIÓ: Del recull de les enquestes de satisfacció amb els formadors es detecta un alt grau de satisfacció en les sessions orientades a processos i exercicis. Durant aquesta setmana s’està portant a terme les sessions de seguiment, amb l’objectiu de: Consensuar els objectius bàsics de cada una de les sessions (què ha de saber l’usuari un cop finalitzi la sessió) Portar a terme la planificació de les sessions (treballant en parelles). 2.- FORMACIÓ A PAS: Abans de fer les sessions de formació es portarà a terme unes sessions de Gestió Pressupostària Conceptual (a càrrec de la Oficina de Control Intern)  Es faran 4-5 sessions (Segona setmana Maig) La formació a usuaris descentralitzats es portarà a terme: Maig – Juny 2011 (durant l’aturada del sistema). L’objectiu d’aquestes sessions es veure els processos bàsics de la Universitat de Barcelona (explicació dels processos + pràctica). S’explicaran els casos més usuals. Unitat 1- Introducció a SAP  3 hores (1 sessió) Unitat 2 - Estructura pressupostària i modificacions de crèdit  6 hores (2 sessions) Unitat 3 - Compra amb comanda  18 hores (6 sessions) Unitat 4- Despeses avançades del personal UB (funcionament/endossament) : 4.1 Despeses avançades del personal UB (Afers Generals/U. Centralitzats) 12 hores (4 sessions) 4.2 Despeses avançades del personal UB (U. Descentralitzats)  9 hores (3 sessions) Unitat 5 - Despesa sense comanda  9 hores (3 sessions) Unitat 6 - Facturació a clients: 6.1 Facturació a clients (Afers Generals/U. centralitzats)  6 hores (2 sessions) 6.2 Facturació a clients (U. descentralitzats)  3 hores (1 sessió) Total hores: 45 (Afers Generals 51) 8 8

FORMACIÓ Calendari Formació PAS (en revisió) 9 9

Grups de Formació previstos TOTAL GRUPS DE FORMACIÓ = 30 (15 grups en paral·lel). 10 10

FORMACIÓ 3.- FORMACIÓ A PDI: 11 Es preveu dur a terme una sessió per ensenyar com funciona la eina (aprovació dels documents pressupostaris...) i conceptes bàsics de Gestió Pressupostària (aquesta part a càrrec de la Oficina de Control Intern). Una sessió per Campus (Juny /Juliol 2011) Assistència recomanada, però opcional  es disposarà de manuals 11 11

SUPORT POSADA EN MARXA General  Unitat de Suport Econòmic-Financer: Canalitzar i gestionar totes les consultes, dubtes i incidències Atenció 24/7 a través del Punt d’Atenció a l’Usuari de l’Àrea de Tecnologies Campus: Tutors: Durant el 2011 Atenció personalitzada i més propera a l’usuari Resolució de dubtes més habituals Aules de suport als centres: 1 o 2 dies per setmana amb un horari concret (p.e. 9:30 a 13 hores) Juliol – setembre 2011 Possibilitat de realitzar consultes i treballar directament amb els ordinadors. Gestionades per tutors 12 12