Como llenar el formato y planear bien de manera objetiva: Herramientas sicadi9001_2015: Instructivo de trabajo, Ciclo P H V A Página 1 de 4 Fecha: 25 julio 2017 Código IDI-10.2-02 Revisión: 00 Lugar: Equipo: aa/mm/dd sicadi9001_2015 DIRECCION DE INGRESOS Como llenar el formato y planear bien de manera objetiva: 1 Configurar el equipo de trabajo perfecto, 2 Puede ser 1 persona o hasta todos los que trabajan en ese lugar (Recaudación, coordinación u otro), 3 Acopio de información, formatos, datos, pruebas, todo lo que ayude, 4 Leer con cuidado cada fila del formato, anexar que corresponde exactamente y 5 Anotar todo lo que se requiere. Información importante: 1 En cada paso de Planear, Hacer, Verificar, Actuar: 2 Con cuidado hacer lo que requiere cada uno de los 4 pasos, 3 En Planear anotar bien el resultado de la planeación con todo lo necesario: formatos, documentos, evidencia, un USB, etcétera, 4 En Hacer recibir todo lo que se debe hacer, puede ser el procedimiento completo de un proceso para seguirlo y hacer el trabajo necesario, 5 Verificar exhaustivamente que lo hecho, es eficaz y es lo que fue planeado, 6 Actuar con eficacia, si está bien es mejor, si no ir a planear otra vez. 7 Todo es trabajo necesario, pero es mejor así porque se consume menos tiempo, no hay que corregir luego y satisface plenamente. Y es nuestro trabajo eficaz. 8 Escribir todo claro y necesario pueden ser 2 ó 9 páginas de un trabajo eficaz y 9 Se debe tener toda la evidencia, anexada al ciclo de la mejora lograda. Acciones para que sea efectiva la mejora en este ciclo: Fecha: Acción hecha por y en este día: (abierta - cerrada)  

Para mejorar continuamente usa el ciclo PHVA Herramientas sicadi9001_2015: Instructivo de trabajo, ciclo P H V A Página 2 de 4 Fecha: 25 julio 2017 Código IDI-10.2-02 Revisión: 00 Lugar: Equipo: aa/mm/dd sicadi9001_2015 DIRECCION DE INGRESOS Mejora continua: Se emplea el enfoque a procesos y sus interacciones, que incorpora el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). El ciclo PHVA permite asegurarse de que sus procesos cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen y se actúe en consecuencia. El ciclo PHVA no es nuevo, lo creó Walter Shewhart, a mediados de los años treinta del siglo pasado, ya que para él era necesario mejorar los procesos que, como ingeniero de Bell Telephone’s, trabajaba para mejorar la fiabilidad de sus sistemas de transmisión. El pensamiento basado en riesgos permite que los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de la calidad se desvíen de los resultados planificados, minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de las oportunidades a medida que surjan. El cumplimiento permanente de los requisitos y la consideración constante de las necesidades y expectativas futuras, representa un desafío en un entorno cada vez más dinámico y complejo. Para lograr los objetivos, se deben adoptar diversas formas de mejora además de la corrección y la mejora continua, tales como el cambio abrupto, la innovación y la reorganización. Se debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad. Se deben considerar los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades que deben considerarse como parte de la mejora continua. Para mejorar continuamente usa el ciclo PHVA Mejora continua: 1 Es la actividad diaria cuyo propósito va más allá de la improvisación. Es la oportunidad de diseñar la calidad que necesitamos, es un proceso que cuando se hace correctamente, humaniza el lugar de trabajo, elimina el trabajo pesado mental y físico, muestra a la gente como hacer bien y rápido sus tareas, muestra como aprender a ver y a eliminar desperdicios. Se requiere para entender su significado de la participación directa de todos nosotros, muchas y muchas veces, las que sea necesario, en lo individual o en grupos de trabajo. 2 El equipo de trabajo debe tener el control del proceso, con la actividad que requiere de mejora para ser eficaz cada día. 3 Acopio de información, formatos, datos, pruebas. 4 Leer con cuidado cada fila del formato para anexar que corresponde exactamente. 5 Anotar todo lo que se requiere.

Para mejorar continuamente usa el ciclo PHVA Herramientas sicadi9001_2015: Instructivo de trabajo, ciclo P H V A Página 3 de 4 Fecha: 25 julio 2017 Código IDI-10.2-02 Revisión: 00 Lugar: Equipo: aa/mm/dd sicadi9001_2015 DIRECCION DE INGRESOS Una descripción más detallada del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). Planificar Se establece el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utiliza el proceso, necesarias para obtener el resultado previsto. Basar las acciones en el resultado previsto, con exactitud y cumplimiento de especificaciones a lograr un elemento por mejorar. Detallar las especificaciones del resultado previsto. Cuando sea posible conviene realizar pruebas de preproducción y probar los posibles efectos. Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso. Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los requisitos especificados. Establecer los objetivos y procesos necesarios de acuerdo con los requerimientos del cliente y las políticas disponibles actualizadas. Algunas Herramientas de planificación, pueden servir para dos cosas: 1- Facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas. 2- Ayudar a diseñar procesos, productos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro. Algunos ejemplos: AMFE es Análisis Modal de Fallos y Efectos Diagrama de Gantt, es Planificación y seguimiento de actividades y proyectos. Método de diseño intuitivo Poka-yoke, para el diseño a prueba de errores. QFD, Despliegue de la función calidad, es la Introducción al análisis de necesidades y expectativas. Lluvia de ideas con la participación de todas las partes interesadas. Hacer Se realizan lo planeado para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala. Para mejorar continuamente usa el ciclo PHVA

Verificar Actuar sicadi9001_2015 DIRECCION DE INGRESOS Herramientas sicadi9001_2015: Instructivo de trabajo, ciclo P H V A Página 4 de 4 Fecha: 25 julio 2017 Código IDI-10.2-02 Revisión: 00 Lugar: Equipo: aa/mm/dd sicadi9001_2015 DIRECCION DE INGRESOS Mejora continua: Una descripción más detallada del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). Verificar Pasado un periodo previsto, los datos de control son recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados, para saber si se han cumplido y logrado la mejora esperada. Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones. Herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual, o iniciar un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente y algunos ejemplos son: 1– Diagrama de Pareto, la famosa curva 80-20% para organizar datos y centrar los esfuerzos en lo más importante. 2– Diagrama de correlación, es un representación gráfica que muestra la relación de una variable con respecto a otra. 3– Diagrama de Ishikawa, es un estudio para localizar las causas de los problemas. 4– Cuadro de mando o modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la dirección de los procesos. 5– Listas de verificación, o listas de Control, o check list. Actuar A partir de los resultados conseguidos en la fase anterior se procede a poner en marcha la decisión tomada. También suelen aparecer recomendaciones y observaciones que sirven para volver al paso inicial de Planificar y así el círculo nunca dejará de fluir. Herramientas de mejora continua Están pensadas para buscar puntos débiles a procesos, productos y servicios actuales y nuevos. Sirven para señalar cuáles son las áreas de mejora más prioritarias o que más beneficios pueden aportar a nuestro trabajo, de forma que podamos ahorrar tiempo y realizar cambios, primero en las áreas más críticas.