Servei de Desenvolupament Organitzatiu www.upc.edu II Jornades per a l’Administració Electrònica a la UPC Els processos i l’e-Administració Servei de Desenvolupament Organitzatiu 19 -5- 2011 Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Índex www.upc.edu Objectiu Models de referència Q Modernització Administració Pública La gestió orientada a processos Model d’anàlisi i millora dels processos de la UPC Exemple: Certificats i faig constar acadèmics Conclusió Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Objectiu www.upc.edu Presentar el model actual d’anàlisi i descripció dels processos de la UPC i la seva modulació, d’acord amb els requisits per a la implantació de l’ administració electrònica. Servei de Desenvolupament Organitzatiu

ADMINISTRACIÓ PÚBLICA Perquè parlem de processos? www.upc.edu Q MODERNITZACIÓ ADMINISTRACIÓ PÚBLICA e-administració ISO EFQM PROCESSOS Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Models de referència (1) www.upc.edu ISO 9001 Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Models de referència (2) www.upc.edu Model EFQM (European Foundation for Quality Management) Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Modernització de l’Administració Pública (1) www.upc.edu La voluntat de modernització de l’Administració Pública es posa de manifest entre d’altres actuacions, amb l’aprovació l’any 1992 de la : Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común : Exposición de motivos “El procedimiento administrativo es un instrumento adecuado para dinamizar el avance de la modernización del estado y, por lo tanto, las reglas esenciales del Procedimiento son una pieza fundamental del proceso de modernización de nuestra sociedad y su Administración” Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Incorporación de medios técnicos Modernització de l’Administració Pública (2) www.upc.edu Art. 45 Incorporación de medios técnicos Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad ... Los ciudadanos podrán relacionarse con ellas para ejercer sus derechos a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos o telemáticos ... Los documentos emitidos por medios electrónicos, informáticos o telemáticos gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes. Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Modernització de l’Administració Pública (3) www.upc.edu Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Art. 35 Derechos de los ciudadanos A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. A no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. TRANSPARÈNCIA INTEROPERATIVITAT Servei de Desenvolupament Organitzatiu

la gestión electrónica Modernització de l’Administració Pública (4) www.upc.edu Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Art. 34 Criterios para la gestión electrónica La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio. ANÀLISI I REDISSENY PROCESSOS Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu La gestió orientada a processos (1) www.upc.edu ENTRADES Demandes Usuaris SORTIDES Satisfacció demandes PROCÈS Un procés és un conjunt d’activitats mútuament relacionades o que interactuen, les quals transformen elements d’entrada en resultats. ISO 9001:2008 Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu La gestió orientada a processos (2) www.upc.edu GERÈNCIA UUBB’S SGA UNITAT PRISMA SRII SE Satisfacció demandes Demandes usuaris D S D S D S D S D S TRANSVERSALITAT Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu La gestió orientada a processos (3) www.upc.edu Transcendir la lògica de l’organigrama i reflexionar sobre el flux de treball per millorar-lo: observant la seva transversalitat a través de les unitats organitzatives o de les persones dins d’una mateixa unitat. eliminant espais en blanc i/o duplicitats. amb la participació de les persones que el coneixen. Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Millora contínua/ reenginyaria Model d’anàlisi i millora de processos UPC (1) www.upc.edu Què i cóm ho fem? Principi inspirador: Model PDCA i cicle de millora contínua Definició del procés des del punt de vista funcional. Visió client. El resultat és la fitxa del procés i el diagrama funcional (guia per al disseny i documentació de processos) Anàlisi / definició Innovació Programació Validació Explotació Millora contínua/ reenginyaria Seguiment, actualització, millora contínua i reenginyeria del procés, a partir de l’experiència Revisió fitxa I diagramació aportant-hi la visió d’estàndars, el punt de vista transversal i integrador amb altres processos, tot garantint la innovació i amb la incorporació de tots els requisits legals i documentals (guia per al disseny i documentació de processos) Posar el programa en explotació Programació del procés i integració amb els SI de la Universitat Validació del procés per a la seva administració electrònica Servei de Desenvolupament Organitzatiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Model d’anàlisi i millora de processos UPC (2) www.upc.edu Qui ho fa? : Equip multidisciplinar Procés PRODUCTOR OAE SDO AJ ODA UPCNET Aporta el coneixement del procés Coordina els projectes i la seva implementació Tecnologia Metodologia, innovació i certificació (guia per al disseny i documentació de processos). Criteris i especificacions per a la gestió documental Aspectes legals i normatius Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (1) www.upc.edu Un dels projectes de l’Administració electrònica de la UPC per a l’any 2011 és incorporar les eines de l’administració electrònica al procés de Certificats acadèmics i faig constar sol·licitats pels estudiants. Anàlisi / definició Innovació Programació Validació Explotació Millora contínua/ reenginyaria Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (2) www.upc.edu Equip de treball Certificats acadèmics Unitat PRISMA, SGA, ETSEIB, ETSAB SDO A J ODA OAE UPCNET Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (3) www.upc.edu Anàlisi del procés Normativa i marc legal Format documents Requeriments de signatura CERTIFICATS I FAIG CONSTAR ACADÈMICS SORTIDA Entrega certificat ENTRADA Sol·licitud certificat PRISMA Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (4) www.upc.edu Catàleg de certificats i faig constar Indicadors Revisió i millora dels documents Requeriments de signatura Diagramació Selecció de 3 tipus de faig constar a e-administrar 2011 Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (5) www.upc.edu Diagrama del procés (escenari actual) : Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (6) www.upc.edu Diagrama del procés (activitats a eliminar) : Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (7) www.upc.edu Diagrama : escenari e-administració Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Exemple: Certificats i faig constar acadèmics (8) www.upc.edu Millores i avantatges : Per a l’estudiant : Tràmit no presencial Immediatesa (faig constar amb segell d’òrgan) Reducció de temps per disposar del document (certificats amb signatura electrònica) Per a la Universitat : Reducció de temps de treball (PAS i PDI) Eliminació de paper Reducció de necessitat d’espai d’arxiu Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Conclusió (1) www.upc.edu Gestió orientada a processos : UNA NECESSITAT Eficàcia i eficiència Servei de Desenvolupament Organitzatiu

Servei de Desenvolupament Organitzatiu Conclusió (2) www.upc.edu e-Administració : UNA OPORTUNITAT Eficàcia i eficiència Comoditat Satisfacció Estalvi (temps, paper, espai, recursos) Servei de Desenvolupament Organitzatiu

MOLTES GRÀCIES PER LA VOSTRA ATENCIÓ www.upc.edu MOLTES GRÀCIES PER LA VOSTRA ATENCIÓ Servei de Desenvolupament Organitzatiu